Augusti 2024 – Versionsnyheter

Här hittar du de senaste förbättringarna i Spotnanas Travel-as-a-Service-plattform. Funktionerna är indelade efter kategori (Innehåll, Självbetjäning m.m.).

Innehåll

Järnväg: Nytt europeiskt tåginnehåll

Iryo, Spaniens näst största tågoperatör, finns nu tillgänglig på Spotnana-plattformen. Detta är ett komplement till Renfe (Spaniens nationella tågbolag) som redan stöds. Resenärer kan boka både standard- och förstaklassbiljetter samt avboka sina reservationer vid behov. 

Reseupplevelse

Flyg: Dela upp betalning för tilläggstjänster

Med Spotnanas nya funktion för delad betalning kan kostnaden för en bokning och tillhörande tilläggstjänster delas upp mellan två olika betalningssätt. Det innebär att resenären själv kan betala för tillägg som sittplatsuppgradering, extra bagage eller Southwest EarlyBird Check-In med sitt eget kort, samtidigt som själva flygbiljetten betalas via företagets betalningsmetod. Exempelvis kan en resa bokas med företagets kort, medan resenären själv betalar för en önskad sittplats med sitt privata kort. 

Företagsadministratörer väljer först vilka tillägg som får betalas med företagets betalningsmedel. Det görs så här: 

1. Välj Policyer i Program menyn (sidan för Standardpolicy visas). 

2. Välj Standardpolicy under Anställd eller Icke-anställd (till vänster).

3. Vidga avsnittet Flyg och bläddra ner till avsnittet Tillägg . 

4. Använd sedan menyn för att välja vilka tillägg som är godkända. 

Finns det tillägg som inte täcks av policyn, får resenären välja ett privat betalningssätt när dessa läggs till i bokningen. Mer information finns under Betala tillägg med privat kort (Flyg) och Visa detaljer om delad betalning i resplanen (Flyg).

Flyg: Förbättringar vid val av sittplats

Nedan är de senaste förbättringarna för val av sittplats, som ger resenären tydligare information:

• Sittplatsval före biljettering: Om en viss flygbolag inte tillåter val av sittplats innan biljetten är utfärdad, visas nu ett meddelande om att sittplats kan väljas först efter biljettering. När biljetten är utfärdad kan resenären boka plats via Resor sidan.

• Basic Economy/Saver-priser: Vissa biljettyper, som Basic Economy eller Saver, tillåter inte val av sittplats. Plattformen visar nu tydligt när detta beror på biljettypen.

Boknings-ID visas för alla bokningar

För att skapa tydlighet och enhetlighet i plattformen visas nu ett Boknings-ID tydligt i alla e-postmeddelanden, resor och fakturor från Spotnana. Med ett Boknings-ID tillgängligt blir det enklare att kommunicera med agenter eller leverantörer. Detta är utöver det Rese-ID som visas på resenivå. 

Reseadministration

Gruppresor: Flygbokning för flera resenärer (en PNR per resenär)

Nu kan företagsadministratörer och resebokare boka flyg för flera resenärer samtidigt, istället för att boka varje resa separat. Det går att boka för upp till sex personer åt gången. Några detaljer kring gruppbokningar:

• Alla resenärer i gruppen måste vara anställda med en profil i Spotnana (inte gäster). 

• Den som anges som huvudresenär styr vilka resepolicyer och betalningsmetoder som gäller. Om bokningen kräver godkännande avgörs också av huvudresenärens policyer. 

• När du söker flyg visas priset per person. När du väljer och öppnar ett alternativ ser du totalkostnaden för hela gruppen.

• När bokningen är klar får varje resenär sin resa tillagd på Resor sidan. Dessa kan ändras separat.

• Den administratör eller bokare som gjort gruppbokningen får en gruppresa tillagd på sin Gruppresor sida. Där samlas alla bokningar för resenärerna som ingår i gruppen. 

• Varje person i gruppen får ett eget PNR-nummer som används för att spåra eventuella ändringar.

Läs mer under Flerpersoners flygbokningar. 

Konfigurera koldioxidkostnad

Företagsadministratörer kan nu ange en fast kostnad för utsläpp som resor orsakar. För att ställa in detta, välj Företag i Program menyn. Sidan Allmänt visas. Leta upp avsnittet Företagsinformation där du kan ange Koldioxidkostnad. Detta värde styr hur kostnaden för utsläpp från resor beräknas. Det beräknade beloppet visas sedan för resenären vid utcheckning.

Nytt ramverk för e-postgodkännanden

För att minska antalet e-postmeddelanden som resenärer och godkännare får från Spotnana har vi förbättrat kriterierna för när och till vem e-post skickas. Dessutom har vi lagt till nya mallar med anpassad information beroende på situation. Detta har lett till att antalet godkännande-relaterade e-post har minskat till:

• Max 1 e-post för passiva godkännanden

• Max 2 e-post för mjuka godkännanden

• Max 3 e-post för hårda godkännanden

Godkännare ser nu resenärens tilltalsnamn istället för det officiella namnet enligt passet.

Förbättringar i webbplatsmeddelanden

Webbplatsmeddelanden gör det möjligt för företagsadministratörer att snabbt visa information till anställda i Spotnanas desktopbokning, mobilapp och e-post. Följande förbättringar har gjorts:

• När du skriver in Meddelandetextkan du nu välja teckenfärg och bakgrundsfärg. 

• Lägger du till en länk (t.ex. för mer information) öppnas den nu i en ny flik när resenären klickar på den.  

Läs mer om webbplatsmeddelanden under Konfigurera webbplatsmeddelanden.

Självbetjäning för SFTP och e-postnotiser

Kunder kan ladda upp HR-data till vår plattform på flera sätt. Secure File Transfer Protocol (SFTP) är ett av de vanligaste sätten att skicka data från ett HR-flöde. Med denna metod kan kunder själva schemalägga och hantera uppdateringar av HR-data direkt i plattformen. Med denna version kan kunder själva konfigurera sin SFTP-integration utan att kontakta Spotnana. För de som redan har en SFTP-integration finns nu möjlighet att få e-postnotiser vid lyckade eller misslyckade uppladdningar.

För att konfigurera SFTP, välj Företag i Program menyn. Välj sedan Integrationer i Konfiguration i sidomenyn. Sidan Integrationer visas. För att konfigurera SFTP, klicka på Hantera. Läs mer under Instruktioner för SFTP-inställning.

Självbetjäning för SFTP är inte tillgängligt för kunder som använder PGP-kryptering eller flera SSH-nycklar. 

Förbättrade rapportfilter och tillgänglighet

Spotnanas Analysverktyg ger företagsadministratörer möjlighet att granska nyckeltal, använda kraftfulla filter, styra sortering och ladda ner data för vidare analys. Vi har förbättrat sidan Företagsrapporter (under Analysverktyg ) för enklare filtrering och bättre tillgänglighet:

• Fördefinierade datumintervall: Du kan nu välja färdiga datumintervall när du filtrerar rapporter. Till exempel, för att se de senaste 6 månaderna väljer du bara Senaste 6 månaderna i menyn. 

• Flera val: Beroende på organisationens inställningar och behörigheter kan du nu se samlad data från flera enheter (organisationer eller juridiska personer) i en och samma rapport. 

• Tillgänglighet: För att sidan Företagsrapporter ska fungera på olika webbläsare och skärmstorlekar har vi justerat layout och filterstorlek. Sidomenyn är nu också responsiv. 

Läs mer om analysverktyget och tillgängliga rapporter under Analysrapporter.

Evenemang

Förbättringar i Spotnana Evenemang

Spotnana Evenemang förenklar resehanteringen för grupper som reser till samma plats och gör det enkelt för både anställda och gäster att boka och hantera resor till möten och evenemang. 

Följande förbättringar har gjorts för att underlätta hanteringen av evenemangsresor:

• Massuppladdning av gästresenärer - För att enklare bjuda in flera gäster till ett evenemang kan koordinatorer nu ladda upp en CSV-fil med e-postadresser till alla deltagare. För gäster (icke-anställda) krävs även för- och efternamn utöver e-postadress.

• Omdesignad lista över inbjudna resenärer - Listan över inbjudna visar nu status för inbjudan, bokningsstatus och resdatum. Koordinatorn kan också välja hur många deltagare som visas per sida (10/25/50). Exakt tid för när inbjudan skickades visas om du håller muspekaren över statusen.

• Begränsad borttagning av bokade resenärer - Om en deltagare redan bokat resa till evenemanget kan koordinatorn inte ta bort personen förrän alla bokningar kopplade till evenemanget har avbokats. Systemet visar ett meddelande om att bokningen först måste avbokas innan deltagaren kan tas bort.

• Nya filter på evenemangssidan - Du kan nu söka efter evenemang med namn på Evenemang sidan, samt filtrera på datum eller status (utkast eller publicerad). 

Följande förbättringar gäller resenärens upplevelse vid evenemang:

• Sökparametrar sparas - Systemet minns vilka uppgifter resenären angav vid bokning av resa till evenemanget, så att de slipper fylla i samma information igen vid jämförelse av olika datum eller flygplatser.

• Förifyllda datum - Resedatum fylls automatiskt i baserat på andra bokningar resenären redan gjort till evenemanget. Det gör att datumen stämmer överens för alla bokningstyper och minskar antalet val.

• Förbättrat bokningsfönster - Evenemangsdatum är tydligt markerade i kalendern, vilket gör det enklare för resenären att välja rätt resdatum.

• Format för evenemangsmail - Bilder och ikoner i e-postutskick till inbjudna gäster är nu alltid synliga och försvinner inte. Det ger ett enhetligt utseende även när gamla mail öppnas igen.

• E-postlänk för gäst - När en gäst bjuds in till ett evenemang leder länken i inbjudan direkt till bokningssidan för resan, istället för till Spotnanas startsida.

Följande förbättringar gäller agentens arbete med evenemang:

• Manuella bokningar och shell PNR - Nu kan även manuella bokningar utanför OBT hanteras för evenemangsresor, med shell PNR för alla bokningstyper som stöds av evenemanget.

• Sökbara evenemangsresor - Evenemangsresor utan PNR kan nu sökas fram av agenter och administratörer, så att det är lätt att hitta resor även innan bokning är gjord.

Betalningar

Identifiering av ägare till betalningsmetod

Följande förbättringar gör det enklare att se om ett betalningssätt är privat, företagskort eller centralt kort:

• När resenärer lägger till ett nytt betalningssätt får de nu ange om det är ett privat eller företagskort.

• Alla kort som läggs till av administratörer för central användning markeras nu automatiskt som "centralt". Det gäller exempelvis centrala kreditkort, virtuella kort, UATP-kort och United Airlines PassPlus.  

• Indikatorn för kortets ägare syns nu i resenärens profil, vid utcheckning och i Trips API. 

Dessa ändringar gäller endast nya kort. Befintliga kort och betalningsmetoder får inte denna märkning och kan inte märkas i efterhand. 

Funktionen är inte aktiverad för alla kunder. Kontakta din kundsupport om du vill aktivera den.

Förbättrad direktfakturering för hyrbilar

Följande förbättringar har gjorts för hur direktfakturering konfigureras för hyrbilar:

• Företagsadministratörer kan nu ställa in direktfakturering i avsnittet Betalning . Det gjordes tidigare i avsnittet Leverantör (under Leverantörsprogram). 

• Administratörer kan nu även begränsa vilka som får använda betalningsmetoden baserat på roll ("Alla" eller "Endast administratörer och agenter") och resenärstyp ("Alla resenärer", "Anställd", "Företagsgäst", "Privat gäst"). Det går även att styra tillåtna länder, juridiska personer, avdelningar eller kostnadsställen.

• Företagsrabattkoder kan nu läggas till på TMC-, företags- eller juridisk enhetsnivå (och är inte längre direkt kopplade till faktureringsnumret). Faktureringsnumret fungerar som vanligt även utan rabattkod.

Följ stegen nedan för att ställa in direktfakturering: välj Företag i Program menyn. Välj sedan Betalningsmetoder i Betalning i sidomenyn. 

Funktionen är inte aktiverad för alla kunder. Kontakta din kundsupport om du vill aktivera den.

Virtuell betalning för hyrbilar

Företagsadministratörer kan nu konfigurera virtuella betalningsmetoder för hyrbilsbokningar. 

När en virtuell betalningsmetod läggs till kan administratörer:

• Sätta begränsningar för vem som får använda kortet baserat på:

  • Roll ("Alla" eller "Endast administratörer och agenter")

  • Resenärstyp ("Alla resenärer", "Anställd", "Företagsgäst", "Privat gäst") eller 

  • Juridisk person.

• Göra det obligatoriskt att använda det virtuella kortet för vissa bokningstyper (t.ex. bil eller hotell).

• Välja vilka hyrbilsbolag kortet får användas hos. 

• Bestämma om betalningen endast ska täcka grundpris, skatt och avgifter, eller även tillåta att tilläggstjänster köpta direkt från hyrbilsbolaget ingår.

Administratörer kan även lägga till företagsrabattkoder för varje hyrbilsbolag på TMC-, företags- eller juridisk enhetsnivå. Inom varje hyrbilsbolag kan rabattkoder ställas in separat för virtuell betalning och andra betalningsmetoder.

När resenärer söker hyrbil finns nu ett nytt filter, Visa endast virtuell betalning. Med detta filter ser resenären bara hyrbilar som kan betalas med virtuell betalning. 

Måste resenären visa kortnumret för hyrbilsbolaget vid upphämtning, visas numret i resenärens Resor sida (i bekräftelsen) 24 timmar före upphämtning. 

Funktionen är inte aktiverad för alla kunder. Kontakta din kundsupport om du vill aktivera den.

TMC-infrastruktur

Konfiguration av leverantörs-PCC

Ett pseudo city code (PCC) är en viktig del av TMC:s infrastruktur. Det representerar en inloggningsinstans som ger TMC tillgång till leverantörsinnehåll i olika länder, valutor och försäljningskanaler. För att snabba upp processen kan TMC-administratörer nu själva lägga till nya PCC i Spotnana. När ett PCC har skapats, fått inloggningsuppgifter och leverantören har gett tillgång kan det läggas till i Spotnana. TMC-administratören kan då lägga in Sabre, NDC, Farelogix NDC, Travelfusion och Trainline-uppgifter via ett nytt formulär, anpassat efter leverantörens krav. 

Formuläret är endast tillgängligt för TMC-administratörer. För att hitta det, välj TMC-inställningar i Program menyn. Välj sedan Leverantörer i sidomenyn. Sidan Leverantörer visas. För att lägga till ett nytt PCC, välj leverantör i rullgardinsmenyn och klicka på Lägg till. 

Tabellen Leverantörer har även uppdaterats med följande fält:

• PCC-kod: Fyrsiffrig kod för PCC

• Etikett: Valfri etikett som TMC-administratören kan ange

• IATA-nummer: Registrerat IATA-nummer för byrån som äger PCC

• Valuta: Valutan som PCC är kopplat till

• Land: Landet där PCC är registrerat

• Byrånamn: Namnet på byrån som äger PCC

• Gäller för: Indikator för vilka resetyper PCC stöder

Agentupplevelse

Järnväg: Slutför

När en bokning görs utanför Spotnanas onlinebokning via manuell blankett eller shell PNR kan agenten klicka på knappen Slutför . Då görs en policyevaluering för bokningen. Agenten får även fylla i eventuella anpassade fält och/eller ange anledning till avvikelse från policy. Resenären får därefter ett bekräftelsemail. Funktionen Slutför har redan funnits för flyg, hotell och hyrbil, men gäller nu även för manuella tågbokningar.