August 2024 – Versionsnoter

Nedenfor finder du de seneste forbedringer af Spotnanas Travel-as-a-Service-platform. Funktionerne er inddelt efter kategori (Indhold, Selvbetjening mv.).

Indhold

Jernbane: Nyt europæisk togindhold

Vi har nu tilføjet indhold fra Iryo, Spaniens næststørste togselskab, på Spotnana-platformen. Dette kommer oveni indholdet fra Renfe (det nationale, statsejede jernbaneselskab i Spanien), som vi allerede understøtter. Rejsende kan booke både standard- og førsteklassesbilletter, og det er også muligt at afbestille reservationen. 

Rejseoplevelse

Fly: Opdeling af betaling for tilkøb

Med Spotnanas nye funktion til opdeling af betaling kan udgiften til en booking og diverse tilkøb fordeles på to forskellige betalingsformer. Det betyder, at rejsende kan betale for tilkøb som sædeopgraderinger, ekstra bagage og Southwest’s EarlyBird Check-In med deres eget kreditkort, mens selve flybilletten stadig betales af virksomheden. For eksempel kan en medarbejder booke en flybillet via Spotnana med virksomhedens betalingskort og derefter bruge sit eget kort til at betale for et foretrukket sæde. 

Først vælger virksomhedens administratorer, hvilke tilkøb der må betales med virksomhedens betalingsmetoder. Det gøres på følgende måde: 

1. Vælg Politikker i Program menuen (siden Standard politik vises). 

2. Vælg Standardpolitik under Medarbejder eller Ikke-medarbejder (i venstre side).

3. Udvid afsnittet Fly og rul ned til afsnittet Tilkøb . 

4. Brug derefter menuen til at vælge, hvilke tilkøb der er godkendt. 

For tilkøb, der ikke er omfattet af politikken, vil rejsende blive bedt om at vælge en personlig betalingsform, når de tilføjer disse til deres booking. Læs mere under Betal for tilkøb med dit personlige kort (Fly) og Se detaljer om delt betaling i rejseplanen (Fly).

Fly: Forbedringer til sædevalg

Vi har indført følgende forbedringer for at gøre det tydeligere for rejsende, hvordan sædevalg fungerer:

• Sædevalg før billetudstedelse: Hvis det ikke er muligt at vælge sæde, før billetten er udstedt hos et bestemt flyselskab, vises nu en besked, der forklarer, at sædevalg først er muligt efter billetudstedelse. Når billetten er udstedt, kan rejsende reservere sæde fra deres Rejser side.

• Basic Economy/Saver-billetter: Visse billettyper (fx Basic Economy eller Saver) tillader ikke sædevalg. Platformen viser nu klart, når denne begrænsning skyldes billettypen.

Booking-ID vises på alle bookinger

For at skabe bedre overblik og ensartethed på platformen, vil rejsende nu kunne se et Booking-ID tydeligt vist på alle Spotnana-mails, rejser og fakturaer. Når Booking-ID er tilgængeligt for rejsende, bliver det lettere at kommunikere med rejsebureau eller leverandører. Dette er ud over det Rejse-ID som vises på det enkelte rejseforløb. 

Rejseadministration

Grupperejser: Flybooking for flere personer (ét PNR pr. passager)

Spotnana gør det nu muligt for virksomhedens administratorer og rejsebestillere at booke flyrejser for flere personer på én gang, i stedet for at booke for hver enkelt deltager separat. Der kan bookes flyrejser for op til seks personer ad gangen. Her er nogle yderligere detaljer om gruppebookinger:

• Alle deltagere i gruppen skal være ansatte med en profil i Spotnana (altså ikke gæster). 

• Den primære rejsende på bookingen afgør, hvilke rejsepolitikker og betalingsmetoder der gælder. Om bookingen kræver godkendelse, afhænger af den primære rejsendes politikker. 

• Når du søger efter fly, vises priserne pr. passager. Når du vælger og udvider en bestemt flymulighed, vises den samlede pris for alle deltagere.

• Når bookingen er gennemført, får hver deltager i gruppen tilføjet rejsen til deres Rejser side. Disse kan ændres individuelt.

• Den administrator eller bestiller, der har foretaget gruppebookingen, får tilføjet rejsen til deres Grupperejser side. Denne rejse samler alle bookinger for de deltagere, der er tilknyttet turen. 

• Hver passager i gruppen får et unikt PNR, som kan bruges til at følge ændringer i deres booking.

Du kan læse mere under Flybookinger for flere rejsende. 

Opsætning af CO2-omkostning

Virksomhedens administratorer kan nu fastsætte en pris for de CO2-udledninger, der skyldes rejseaktivitet. For at konfigurere dette vælges Virksomhed i Program menuen. Generelt siden vises. Find afsnittet Virk. info hvor du kan indtaste CO2-omkostning. Denne værdi angiver, hvordan omkostningen for CO2-udledning fra rejsebookinger beregnes. Det beregnede beløb vises derefter for rejsende ved betaling.

Nyt e-mail-godkendelsesflow

For at mindske antallet af e-mails, som rejsende og godkendere modtager fra Spotnana, har vi indført nye kriterier for, hvornår e-mails sendes og til hvem. Derudover har vi tilføjet nye e-mail-skabeloner, som giver mere relevant information i hver situation. Som følge af disse ændringer er antallet af godkendelsesrelaterede e-mails nu begrænset til:

• Maksimalt 1 e-mail for passive godkendelser

• Maksimalt 2 e-mails for bløde godkendelser

• Maksimalt 3 e-mails for hårde godkendelser

Desuden vil e-mails til godkendere nu vise rejsendes foretrukne navn i stedet for det officielle navn fra passet.

Forbedringer til beskeder på platformen

Beskedfunktionen gør det muligt for virksomhedens administratorer at vise beskeder effektivt til medarbejdere i Spotnanas online bookingværktøj, mobilapp og rejsendes e-mails. Følgende forbedringer er indført:

• Når du indtaster Beskedtekst, kan du nu vælge både skriftfarve og baggrundsfarve. 

• Hvis du har tilføjet et link (fx så rejsende kan læse mere), åbnes linket nu i en ny fane, når rejsende klikker på det.  

Du kan læse mere om beskeder på platformen under Konfigurer beskeder på platformen.

SFTP-selvbetjening og e-mailnotifikationer

Kunder kan overføre HR-data til vores platform på flere måder. Secure File Transfer Protocol (SFTP) er en af de mest brugte løsninger til at sende data fra HR-systemer. Denne metode gør det muligt for kunder selv at konfigurere og planlægge opdateringer af HR-data direkte i platformen. Med denne opdatering kan kunder nu selv opsætte deres SFTP-integration (uden at kontakte Spotnana). For kunder med eksisterende SFTP-integration er det nu også muligt at få e-mailnotifikationer, når en upload lykkes eller fejler.

For at konfigurere din SFTP-integration skal du vælge Virksomhed i Program menuen. Vælg derefter Integrationer i Konfiguration afsnittet i venstremenuen. Integrationer siden vises. For at opsætte SFTP-integration skal du klikke på Administrer. Du kan læse mere under SFTP-opsætningsvejledning.

SFTP-selvbetjening er ikke tilgængelig for kunder, der bruger PGP-kryptering eller flere SSH-nøgler. 

Forbedringer til rapportfiltre og tilgængelighed

Spotnanas Analyseværktøj gør det muligt for virksomhedens administratorer at gennemgå vigtige nøgletal, bruge avancerede filtre, styre sortering og downloade data til videre analyse. Vi har forbedret følgende på Virk. rapporter siden (under Analyse menuen) for at gøre det nemmere at filtrere og sikre tilgængelighed:

• Foruddefinerede datofilter: Når du filtrerer rapporter, kan du nu vælge standardiserede datointervaller. Hvis du fx vil se data for de seneste 6 måneder, kan du blot vælge Seneste 6 måneder i menuen. 

• Multi-valg: Afhængigt af virksomhedens opsætning og rettigheder kan du nu se samlede data fra flere enheder (organisationer eller juridiske enheder) i én rapport. 

• Tilgængelighed: For at sikre, at Virk. rapporter siden fungerer på tværs af browsere og skærmstørrelser, er layout og størrelse på topfiltrene justeret. Vores sidemenu tilpasser sig nu også automatisk skærmstørrelsen. 

Du kan læse mere om analyseværktøjet og de tilgængelige rapporter under Analyserapporter.

Arrangementer

Forbedringer til Spotnana Events

Spotnana Events gør det nemt at håndtere rejser for grupper, der skal til samme destination, så både medarbejdere og gæster kan booke og administrere rejser til møder og arrangementer. 

Følgende forbedringer er indført for at gøre administrationen af arrangementer endnu lettere:

• Bulk-upload af gæster - For at gøre det nemmere at invitere flere gæster til et arrangement, kan arrangøren nu uploade en CSV-fil med e-mailadresser på alle deltagere. For gæster (ikke-medarbejdere) skal både fornavn, efternavn og e-mail angives.

• Opdateret deltagerliste - Deltagerlisten viser nu både invitationsstatus, bookingstatus og rejsedatoer. Arrangøren kan selv vælge, hvor mange deltagere der vises pr. side (10/25/50). Desuden kan man se præcis, hvornår invitationen blev sendt, ved at holde musen over invitationsstatus.

• Begrænset fjernelse af bookede deltagere - Hvis en deltager allerede har booket rejse til arrangementet, kan arrangøren ikke fjerne deltageren, før alle tilknyttede bookinger er annulleret. Systemet viser en besked til arrangøren om, at bookingen først skal annulleres, før deltageren kan fjernes fra arrangementet.

• Nye filtre på arrangementssiden - Du kan nu søge efter arrangementer via navn på Arrangementer siden, samt filtrere efter dato eller status (kladde eller offentliggjort). 

Følgende forbedringer er lavet til rejsendes oplevelse i Events:

• Søgeparametre huskes - Systemet husker de oplysninger, rejsende har indtastet, når de booker rejse til arrangementet. Dermed slipper de for at indtaste det samme igen, hvis de sammenligner forskellige datoer eller lufthavne.

• Forudfyldte datoer - Rejsedatoer udfyldes automatisk ud fra andre bookinger, rejsende allerede har lavet til arrangementet. Det sikrer, at datoerne passer på tværs af alle bookinger, og minimerer gentagne valg.

• Forbedret bookingkalender - Arrangementsdatoer er tydeligt markeret i kalenderen, så det er lettere for rejsende at vælge de mest passende rejsedatoer.

• Format på arrangements-e-mails - Billeder og ikoner i e-mails til inviterede vil nu altid være synlige og udløber ikke længere. Det giver et ensartet udseende, når rejsende åbner gamle e-mails.

• E-maillink til gæster - Når en gæst inviteres til et arrangement, fører linket i e-mailen dem direkte til en side, hvor de straks kan booke rejsen (i stedet for Spotnanas forside).

Følgende forbedringer er lavet til agenters oplevelse i Events:

• Manuelle bookinger og shell PNR - Det er nu muligt at tilføje manuelle bookinger, der er lavet uden for online bookingværktøjet, ved brug af shell PNR for alle bookingtyper, som arrangementet understøtter.

• Søgbare arrangementer - Arrangementer uden PNR kan nu søges frem af både agenter og virksomhedens administratorer, så det er let at finde rejser for deltagere, hvor der endnu ikke er foretaget booking.

Betalinger

Identifikation af ejer af betalingsmetode

Vi har lavet følgende forbedringer for tydeligere at vise, om en betalingsform er et personligt kort, firmakort eller centralt kort:

• Når rejsende tilføjer et nyt betalingskort, skal de nu angive, om det er personligt eller tilhører virksomheden.

• Alle kort, som virksomhedens administratorer tilføjer til fælles brug, bliver nu automatisk markeret som "centrale". Dette gælder også centrale kreditkort, virtuelle kort, UATP-rejsekort og United Airlines PassPlus.  

• Kortets ejerstatus vises nu i rejsendes profil, ved betaling og via Trips API. 

Disse ændringer gælder kun for nye kort. Eksisterende kort og betalingsmetoder får ikke denne markering og kan heller ikke opdateres med den. 

Denne funktion er ikke slået til for alle kunder som standard. Kontakt din kundesupport, hvis du ønsker funktionen aktiveret.

Forbedringer til direkte fakturering af billeje

Følgende forbedringer er lavet til opsætning af direkte fakturering for betaling af billeje:

• Virksomhedens administratorer kan nu opsætte direkte fakturering i afsnittet Betaling . Dette var tidligere placeret i afsnittet Leverandør (under Leverandørprogrammer). 

• Administratorer kan nu sætte begrænsninger for, hvem der må bruge betalingsmetoden, baseret på brugerrolle ("Alle" eller "Kun administratorer og agenter") og rejsendetype ("Alle rejsende", "Ansat", "Virksomhedsgæst", "Personlig gæst"). Det er også muligt at vælge, hvilke lande, juridiske enheder, afdelinger eller omkostningssteder, der må benytte metoden.

• Firmaets rabatkoder kan nu tilføjes på TMC-, virksomheds- eller juridisk enhed-niveau (og er ikke længere direkte knyttet til faktureringsnummeret). Faktureringsnumre fungerer stadig uden en rabatkode.

For at opsætte direkte fakturering skal du vælge Virksomhed i Program menuen. Vælg derefter Betalingsmetoder i Betaling afsnittet i venstremenuen. 

Denne funktion er ikke slået til for alle kunder som standard. Kontakt din kundesupport, hvis du ønsker funktionen aktiveret.

Virtuel betaling for billeje

Virksomhedens administratorer kan nu opsætte virtuelle betalingsmetoder til booking af billeje. 

Når en virtuel betalingsmetode tilføjes, kan administratoren:

• Sætte begrænsninger for, hvem der må bruge kortet, baseret på:

  • Brugerrolle ("Alle" eller "Kun administratorer og agenter")

  • Rejsendetype ("Alle rejsende", "Ansat", "Virksomhedsgæst", "Personlig gæst") eller 

  • Juridisk enhed.

• Gøre det obligatorisk at bruge det virtuelle kort for bestemte bookingtyper (fx bil eller hotel).

• Vælge hvilke biludlejningsselskaber, kortet kan bruges hos. 

• Angive om betalingen kun dækker grundprisen, skatter og gebyrer, eller om virtuelle betalingsmetoder også må bruges til tilkøb direkte hos biludlejningsselskabet.

Administratorer kan også tilføje firmarabatkoder for hvert biludlejningsselskab på TMC-, virksomheds- eller juridisk enhed-niveau. Desuden kan rabatkoder for virtuelle betalinger opsættes separat for hvert selskab.

Derudover er der nu kommet et nyt filter, når rejsende søger efter billeje: Vis kun virtuel betaling. Med dette filter vises kun biludlejningsmuligheder, hvor virtuel betaling accepteres. 

Hvis rejsende skal vise kortnummeret til biludlejningsselskabet ved afhentning, vil nummeret fremgå af rejsendes Rejser side (i bekræftelsen) 24 timer før afhentning. 

Denne funktion er ikke slået til for alle kunder som standard. Kontakt din kundesupport, hvis du ønsker funktionen aktiveret.

TMC-infrastruktur

Leverandør PCC-konfiguration

Et pseudo city code (PCC) er en vigtig del af enhver TMC’s infrastruktur. Det fungerer som et login, der giver adgang til leverandørindhold på tværs af lande, valutaer og salgssteder. For at gøre opsætningen af PCC’er hurtigere, har vi gjort det muligt for TMC-administratorer selv at tilføje nye PCC’er på Spotnana-platformen. Når en PCC er oprettet, adgangsoplysninger er udleveret, og leverandøren har givet adgang, kan PCC’en tilføjes på Spotnana-platformen. Det betyder, at TMC-administratorer nu kan tilføje Sabre, NDC, Farelogix NDC, Travelfusion og Trainline-adgang direkte via en ny formular. Formularen tilpasses til den enkelte leverandørs krav. 

Denne formular er kun tilgængelig for TMC-administratorer. For at åbne den skal du vælge TMC-indstillinger i Program menuen. Vælg derefter Leverandører i venstremenuen. Leverandører siden vises. For at tilføje en ny PCC vælges den ønskede leverandør i rullemenuen, og derefter klikkes på Tilføj. 

Tabellen Leverandører er også opdateret med følgende felter:

• PCC-kode: De 4 bogstaver i PCC-koden

• Mærkat: Valgfri mærkat, som TMC-administratoren vælger

• IATA-nummer: IATA-nummeret på det bureau, der ejer PCC’en

• Valuta: Den valuta, PCC’en er registreret i

• Land: Landet, hvor PCC’en er registreret

• Bureauets navn: Navnet på det bureau, der ejer PCC’en

• Gælder for: Markering af hvilke rejsetyper, PCC’en understøtter

Agentoplevelse

Jernbane: Afslut

Når en reservation er foretaget uden for Spotnanas Online Booking Tool via manuel formular eller shell PNR, kan agenten klikke på Afslut . Når du klikker på denne knap, foretages der en politikvurdering af reservationen. Agenten bliver også bedt om at udfylde relevante brugerdefinerede felter og/eller angive årsager til eventuelle afvigelser fra politik. Derudover sendes der en bekræftelsesmail til rejsende. Afslut knappen har allerede været tilgængelig for fly-, hotel- og bilbookinger, men kan nu også bruges til manuelle togbookinger.