Augustus 2024 - Release-opmerkingen

Hier vindt u de nieuwste verbeteringen aan het Travel-as-a-Service Platform van Spotnana. De functies zijn gegroepeerd per categorie, zoals Content en Selfservice.

Content

Spoor: Nieuw Europees spoorwegaanbod

Het aanbod van Iryo, de op één na grootste spoorwegmaatschappij van Spanje, is nu beschikbaar op het Spotnana-platform. Dit komt bovenop de bestaande ondersteuning van Renfe (de nationale spoorwegmaatschappij van Spanje). Reizigers kunnen zowel standaard- als eersteklastickets boeken en hebben ook de mogelijkheid om hun reservering te annuleren. 

Reiservaring

Vliegtuig: Gesplitste betaling voor extra’s

Met de nieuwe functie voor gesplitste betalingen van Spotnana kunnen de kosten van een boeking en aanvullende diensten verdeeld worden over twee betaalmethoden. Zo kan een reiziger bijvoorbeeld extra’s zoals stoelupgrades, extra bagage of Southwest’s EarlyBird Check-In met een eigen creditcard betalen, terwijl het vliegticket zelf via de zakelijke betaalmethode van het bedrijf wordt afgerekend. U kunt dus een vlucht boeken via Spotnana met de betaalmethode van uw werkgever, en vervolgens uw eigen kaart gebruiken om bijvoorbeeld een voorkeursstoel te kiezen. 

Beheerders bepalen eerst welke extra’s met de zakelijke betaalmethode betaald mogen worden. Dit stelt u als volgt in: 

1. Kies Beleid in het Programma menu (de standaard beleidspagina wordt getoond). 

2. Kies het Standaardbeleid onder Werknemer of Niet-werknemer (links in het menu).

3. Open het onderdeel Vlucht en scrol naar de sectie Extra’s . 

4. Kies hier via het menu de toegestane extra’s. 

Voor extra’s die niet onder het beleid vallen, wordt de reiziger gevraagd om een persoonlijke betaalmethode te kiezen wanneer deze aan de boeking worden toegevoegd. Voor meer informatie, zie Betaal extra’s met uw persoonlijke kaart (Vlucht) en Bekijk details van gesplitste betaling in reisschema (Vlucht).

Vliegtuig: Verbeteringen bij stoelkeuze

We hebben de volgende verbeteringen doorgevoerd om de communicatie rondom stoelkeuze duidelijker te maken voor reizigers:

• Stoelkeuze vóór ticketuitgifte: Wanneer het bij een luchtvaartmaatschappij niet mogelijk is om stoelen te kiezen voordat het ticket is uitgegeven, tonen we nu een melding waarin staat dat stoelkeuze pas mogelijk is na ticketuitgifte. Zodra het ticket is uitgegeven, kan de reiziger stoelen reserveren via de Reizen pagina.

• Basic Economy/Saver-tarieven: Bij bepaalde tariefsoorten (zoals Basic Economy of Saver Fare) is stoelkeuze niet toegestaan. Het platform geeft nu duidelijk aan wanneer deze beperking door het tarieftype komt.

Boekings-ID zichtbaar bij alle boekingen

Om meer duidelijkheid en consistentie te bieden, wordt de Boekings-ID nu duidelijk weergegeven in alle e-mails, reizen en facturen van Spotnana. Door de Boekings-ID bij de hand te hebben, kunnen reizigers sneller geholpen worden bij contact met een reisagent of leverancier. Dit komt bovenop de Reis-ID die op reissniveau getoond wordt. 

Reisbeheer

Groepsreizen: Meerdere passagiers in één luchtvaartboeking (één PNR per passagier)

Spotnana maakt het nu mogelijk voor beheerders en reisplanners om in één keer voor meerdere reizigers een vlucht te boeken, in plaats van voor iedere reiziger afzonderlijk. U kunt tot maximaal zes reizigers tegelijk boeken. Belangrijke aandachtspunten bij groepsboekingen:

• Alle reizigers in de groep moeten werknemers zijn met een profiel in Spotnana (geen gasten). 

• De hoofdreiziger bepaalt welke reisregels en betaalmethoden van toepassing zijn. Of goedkeuring vereist is, hangt af van het beleid van de hoofdreiziger. 

• Bij het zoeken naar vluchten ziet u eerst de prijs per persoon. Zodra u een vlucht selecteert en uitklapt, wordt de totale prijs voor alle reizigers getoond.

• Na het boeken wordt bij elke reiziger in de groep een reis toegevoegd aan hun eigen Reizen pagina. Deze reizen kunnen afzonderlijk worden aangepast.

• De beheerder of planner die de groepsboeking heeft gemaakt, krijgt een groepsreis te zien op de Groepsreizen pagina. Deze reis bevat alle boekingen van de betreffende reizigers. 

• Iedere passagier krijgt een eigen PNR waarmee wijzigingen in hun boeking gevolgd kunnen worden.

Voor meer informatie, zie Meerdere reizigers boeken (vlucht). 

Instellen van CO2-kosten

Beheerders kunnen nu een vaste prijs instellen voor de uitstoot die door reizen wordt veroorzaakt. Om dit te doen, kiest u Bedrijf in het Programma menu. De Algemeen pagina wordt geopend. Zoek het onderdeel Bedrijfsinformatie waar u de CO2-kostenkunt invoeren. Deze waarde bepaalt hoe de kosten van CO2-uitstoot door reisboekingen worden berekend. Het berekende bedrag wordt getoond aan de reiziger bij het afrekenen.

Nieuw e-mailframework voor goedkeuringen

Om het aantal e-mails aan reizigers en goedkeurders te beperken, heeft Spotnana nieuwe criteria ingevoerd die bepalen wanneer en aan wie e-mails worden gestuurd. Daarnaast zijn er nieuwe sjablonen toegevoegd, zodat de inhoud van de e-mails beter aansluit op de situatie. Hierdoor worden nu minder goedkeuringsmails verstuurd, namelijk:

• Maximaal 1 e-mail bij passieve goedkeuringen

• Maximaal 2 e-mails bij zachte goedkeuringen

• Maximaal 3 e-mails bij strikte goedkeuringen

Bovendien wordt in e-mails aan goedkeurders nu de voorkeursnaam van de reiziger getoond in plaats van de officiële naam uit het paspoort.

Verbeteringen in siteberichten

Met siteberichten kunnen beheerders eenvoudig berichten tonen aan medewerkers binnen de desktopversie van Spotnana, de mobiele app en in e-mails aan reizigers. De volgende verbeteringen zijn doorgevoerd:

• Bij het invoeren van de Berichttekstkunt u nu ook de letterkleur en achtergrondkleur kiezen. 

• Als u een URL-link toevoegt (bijvoorbeeld om reizigers meer informatie te geven), opent deze nu in een nieuw tabblad wanneer erop geklikt wordt.  

Meer informatie over siteberichten vindt u onder Siteberichten instellen.

SFTP selfservice instellen en e-mailnotificaties

Klanten kunnen hun HR-gegevens op verschillende manieren uploaden naar ons platform. Eén van deze methoden is via Secure File Transfer Protocol (SFTP), dat vaak wordt gebruikt om gegevens vanuit een HR-systeem te versturen. Met deze methode kunnen klanten het updaten van hun HR-feed zelf inplannen en beheren. Vanaf deze release kunnen klanten hun SFTP-koppeling zelfstandig instellen, zonder tussenkomst van Spotnana. Klanten met een bestaande SFTP-koppeling kunnen nu e-mailnotificaties ontvangen bij een geslaagde upload of bij fouten.

Om uw SFTP-koppeling in te stellen, kiest u Bedrijf in het Programma menu. Kies vervolgens Koppelingen in het Configuratie onderdeel in het zijmenu. De Koppelingen pagina wordt geopend. Om uw SFTP-koppeling in te stellen, klikt u op Beheren. Meer informatie vindt u onder SFTP-instructies.

SFTP selfservice is niet beschikbaar voor klanten die PGP-encryptie of meerdere SSH-sleutels gebruiken. 

Verbeteringen in rapportagefilters en toegankelijkheid

Spotnana’s Analytics geeft beheerders inzicht in belangrijke cijfers, krachtige filtermogelijkheden, sorteeropties en de mogelijkheid om gegevens te downloaden voor verdere analyse. We hebben de volgende verbeteringen aangebracht op de Bedrijfsrapporten pagina (onder het Analytics menu), zodat filteren en toegankelijkheid eenvoudiger zijn:

• Vooraf ingestelde datumbereikfilters: U kunt nu standaard datumbereiken kiezen bij het filteren van rapporten. Wilt u bijvoorbeeld de gegevens van de afgelopen 6 maanden bekijken, dan kiest u eenvoudigweg Afgelopen 6 maanden in het menu. 

• Meerdere selecties: Afhankelijk van de instellingen en rechten in uw organisatie kunt u nu gegevens van meerdere entiteiten (organisaties of rechtspersonen) in één rapport samenvoegen. 

• Toegankelijkheid: Om ervoor te zorgen dat de Bedrijfsrapporten pagina goed werkt op verschillende browsers en schermformaten, zijn de filters bovenaan aangepast qua indeling en grootte. Ook is de zijbalk nu responsief gemaakt. 

Meer informatie over analytics en beschikbare rapporten vindt u onder Analytische rapporten.

Evenementen

Verbeteringen aan Spotnana Evenementen

Spotnana Evenementen maakt het eenvoudig om reizen te organiseren voor groepen die naar dezelfde bestemming reizen, zodat medewerkers en gasten zelf hun reis voor vergaderingen en evenementen kunnen boeken en beheren. 

De volgende verbeteringen zijn aangebracht aan het beheer van evenementreizen:

• Bulk-upload van gastreizigers - Om het uitnodigen van meerdere gasten eenvoudiger te maken, is het nu mogelijk om in één keer een CSV-bestand met e-mailadressen van alle genodigden te uploaden. Voor gasten (niet-werknemers) zijn naast het e-mailadres ook voor- en achternaam verplicht.

• Vernieuwde lijst van genodigde reizigers - De lijst met genodigden toont nu de uitnodigingsstatus, boekingsstatus en reisdata. De organisator kan ook instellen hoeveel deelnemers per pagina worden getoond (10/25/50). Daarnaast is het exacte tijdstip waarop de uitnodiging is verstuurd zichtbaar door met de muis over de uitnodigingsstatus te bewegen.

• Beperkt verwijderen van geboekte reizigers - Als een deelnemer al een reis heeft geboekt voor het evenement, kan de organisator deze persoon pas verwijderen nadat alle bijbehorende boekingen zijn geannuleerd. Het systeem toont een melding met uitleg dat de boeking eerst geannuleerd moet worden voordat de deelnemer kan worden verwijderd.

• Nieuwe filters op de Evenementenpagina - U kunt nu zoeken op naam van het evenement op de Evenementen pagina, en filteren op datum of status (concept of gepubliceerd). 

De volgende verbeteringen zijn aangebracht aan de ervaring van reizigers bij Evenementen:

• Zoekinstellingen worden onthouden - Het systeem onthoudt welke zoekparameters de reiziger heeft ingevoerd bij het boeken van een reis voor het evenement. Hierdoor hoeft deze informatie niet opnieuw te worden ingevuld bij het vergelijken van verschillende data of luchthavens.

• Vooraf ingevulde data - Reisdata worden automatisch ingevuld op basis van andere boekingen die de reiziger al heeft gemaakt voor het evenement. Zo sluiten de data goed op elkaar aan en hoeft u minder vaak dezelfde keuzes te maken.

• Verbeteringen aan het boekingsvenster - De data van het evenement zijn duidelijk gemarkeerd in de kalender, zodat reizigers makkelijker de juiste reisdata kunnen kiezen.

• Opmaak van evenement-e-mails - Afbeeldingen en/of pictogrammen in de uitnodigingsmail blijven nu altijd zichtbaar en verlopen niet meer. Zo blijft de lay-out van de e-mail consistent, ook wanneer reizigers deze later nogmaals bekijken.

• E-maillink voor gasten - Wanneer een gast wordt uitgenodigd voor een evenement, leidt de link in de uitnodiging direct naar de pagina waar de reis geboekt kan worden (en niet naar de algemene Spotnana-homepagina).

De volgende verbeteringen zijn aangebracht aan de agentervaring bij Evenementen:

• Handmatige boekingen en shell PNR - Voor evenementreizen kunnen nu handmatige boekingen buiten de OBT worden toegevoegd via shell PNR’s, voor alle boekingstypen die het evenement ondersteunt.

• Doorzoekbare evenementreizen - Evenementreizen zonder PNR zijn nu vindbaar voor agenten en beheerders, zodat reizen voor deelnemers makkelijk terug te vinden zijn, ook als er nog geen boeking is gemaakt.

Betalingen

Herkenning van eigenaar van betaalmethode

We hebben de volgende verbeteringen doorgevoerd zodat duidelijker is of een betaalmethode een persoonlijke kaart, zakelijke kaart of centrale kaart is:

• Wanneer reizigers een nieuwe betaalmethode toevoegen, wordt gevraagd of het om een persoonlijke of zakelijke kaart gaat.

• Alle kaarten die door beheerders worden toegevoegd voor centraal gebruik (gedeeld), worden nu standaard als “centraal” gemarkeerd. Dit geldt voor centrale creditcards, virtuele kaarten, UATP-kaarten en United Airlines PassPlus.  

• De aanduiding van het kaarttype is zichtbaar in het profiel van de reiziger, bij het afrekenen en via de Trips API. 

Deze wijzigingen gelden alleen voor nieuw toegevoegde kaarten. Bestaande kaarten en betaalmethoden krijgen geen label en kunnen ook niet worden gelabeld. 

Deze functie is niet standaard ingeschakeld voor alle klanten. Neem contact op met uw klantondersteuning als u deze functie wilt activeren.

Verbeteringen in directe facturatie voor autohuur

De volgende verbeteringen zijn doorgevoerd in het instellen van directe facturatie voor autoverhuur:

• Beheerders kunnen nu directe facturatie instellen in het onderdeel Betaling . Dit werd voorheen gedaan in het onderdeel Leverancier (onder Leveranciersprogramma’s). 

• Beheerders kunnen nu instellen wie van de betaalmethode gebruik mag maken op basis van gebruikersrol (“Iedereen” of “Alleen beheerders en agenten”) en reizigerstype (“Alle reizigers”, “Werknemer”, “Bedrijfsgast”, “Persoonlijke gast”). Ook kan worden bepaald voor welke landen, rechtspersonen, afdelingen of kostenplaatsen de betaalmethode beschikbaar is.

• Zakelijke kortingscodes kunnen nu worden toegevoegd op TMC-, bedrijfs- of rechtspersoon-niveau (en zijn niet langer direct gekoppeld aan het facturatienummer). Directe facturatienummers blijven gewoon werken zonder kortingscode.

Om directe facturatie in te stellen, kiest u Bedrijf in het Programma menu. Kies vervolgens Betaalmethoden in het Betaling onderdeel in het zijmenu. 

Deze functie is niet standaard ingeschakeld voor alle klanten. Neem contact op met uw klantondersteuning als u deze functie wilt activeren.

Virtuele betaling voor autohuur

Beheerders kunnen nu virtuele betaalmethoden instellen voor autoverhuur. 

Bij het toevoegen van een virtuele betaalmethode kan de beheerder:

• Instellen wie van de kaart gebruik mag maken op basis van:

  • Gebruikersrol (“Iedereen” of “Alleen beheerders en agenten”)

  • Reizigerstype (“Alle reizigers”, “Werknemer”, “Bedrijfsgast”, “Persoonlijke gast”) of 

  • Rechtspersoon.

• De virtuele kaart verplicht stellen voor bepaalde boekingstypen (bijvoorbeeld auto of hotel).

• Aangeven bij welke autoverhuurbedrijven de kaart gebruikt mag worden. 

• Aangeven of de betaling alleen de basishuur, belastingen en toeslagen dekt of dat ook extra diensten direct bij het autoverhuurbedrijf via de virtuele betaalmethode mogen worden afgerekend.

Beheerders kunnen ook per autoverhuurder zakelijke kortingscodes instellen op TMC-, bedrijfs- of rechtspersoon-niveau. Binnen elk autoverhuurbedrijf kunnen kortingscodes apart worden ingesteld voor virtuele betaling en andere betaalmethoden.

Bovendien is er bij het zoeken naar een huurauto een nieuw filter beschikbaar: Alleen virtuele betaling tonen. Met dit filter ziet de reiziger enkel autoverhuur die virtuele betalingen accepteert. 

Als de reiziger het kaartnummer bij het ophalen van de auto moet tonen, wordt dit nummer 24 uur voor het ophaalmoment zichtbaar in de bevestiging op de Reizen pagina. 

Deze functie is niet standaard ingeschakeld voor alle klanten. Neem contact op met uw klantondersteuning als u deze functie wilt activeren.

TMC-infrastructuur

Leverancier PCC-configuratie

Een pseudo city code (PCC) is een essentieel onderdeel van de infrastructuur van een TMC. Het is een soort inlogcode waarmee een TMC toegang krijgt tot het aanbod van leveranciers in verschillende landen, valuta’s en verkooppunten. Om het instellen van PCC’s te versnellen, kunnen TMC-beheerders nu zelf een nieuwe PCC toevoegen op het Spotnana-platform. Zodra een PCC is aangemaakt, de inloggegevens beschikbaar zijn en de leverancier toegang heeft verleend, kan de PCC worden toegevoegd. Zo kan een TMC-beheerder eenvoudig Sabre-, NDC-, Farelogix NDC-, Travelfusion- en Trainline-inloggegevens toevoegen via een formulier dat is afgestemd op de eisen van de leverancier. 

Dit formulier is alleen beschikbaar voor TMC-beheerders. Om het formulier te openen, kiest u TMC-instellingen in het Programma menu. Kies vervolgens Leveranciers in het zijmenu. De Leveranciers pagina wordt geopend. Om een nieuwe PCC toe te voegen, selecteert u de gewenste leverancier in het keuzemenu en klikt u op Toevoegen. 

De Leveranciers tabel op deze pagina bevat nu ook de volgende velden:

• PCC-code: De vierletterige code van de PCC

• Label: Elke door de TMC-beheerder gekozen benaming

• IATA-nummer: Het geregistreerde IATA-nummer van het bureau dat eigenaar is van de PCC

• Valuta: De valuta waarin de PCC is aangemaakt

• Land: Het land waarin de PCC is geregistreerd

• Bureaunaam: De naam van het bureau dat eigenaar is

• Van toepassing op: Aanduiding voor welke reismodi de PCC geschikt is

Agentervaring

Spoor: Afronden

Wanneer een reservering buiten de Spotnana Online Booking Tool is gemaakt via een handmatig formulier of shell PNR, kan de agent op de knop Afronden klikken. Hiermee wordt het beleid op de reservering toegepast. De agent wordt gevraagd om eventuele relevante velden in te vullen en/of redenen voor afwijkingen aan te geven. Daarnaast ontvangt de reiziger een bevestigingsmail. De Afronden knop was al beschikbaar voor vluchten, hotels en autoverhuur, maar werkt nu ook bij handmatige spoorboekingen.