August 2024 – Versionshinweise

Hier finden Sie die neuesten Verbesserungen an Spotnanas Travel-as-a-Service-Plattform. Die Funktionen sind nach Themenbereichen wie Inhalte, Self-Service und mehr gegliedert.

Inhalte

Bahn: Neue europäische Bahnangebote

Ab sofort steht auf der Spotnana-Plattform auch das Bahnangebot von Iryo, dem zweitgrößten Bahnunternehmen Spaniens, zur Verfügung. Damit ergänzen wir das bereits bestehende Renfe-Angebot (spanische Staatsbahn). Reisende können sowohl Standard- als auch Erste-Klasse-Tickets buchen und ihre Reservierungen bei Bedarf stornieren. 

Reiseerlebnis

Flug: Geteilte Zahlung für Zusatzleistungen

Mit der neuen Funktion für geteilte Zahlungen können die Kosten einer Buchung und verschiedener Zusatzleistungen auf zwei verschiedene Zahlungsmittel aufgeteilt werden. So können Reisende zum Beispiel Sitzplatz-Upgrades, zusätzliches Gepäck oder Southwest’s EarlyBird Check-In bequem mit ihrer eigenen Kreditkarte bezahlen, während das Ticket selbst weiterhin über die Firmenzahlung läuft. Ein Beispiel: Ein Flug wird über die Firmenkreditkarte gebucht, das Upgrade auf einen Wunschsitz zahlt der Reisende direkt mit seiner privaten Karte. 

Unternehmensadministratoren legen zunächst fest, welche Zusatzleistungen über die Firmenzahlung abgerechnet werden dürfen. Das funktioniert wie folgt: 

1. Wählen Sie Richtlinien im Programm Menü aus (die Standard- Richtlinienseite wird angezeigt). 

2. Wählen Sie die Standardrichtlinie unter Mitarbeiter oder Nicht-Mitarbeiter (links).

3. Öffnen Sie den Bereich Flug und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Zusatzleistungen . 

4. Nutzen Sie anschließend das Menü, um die erlaubten Zusatzleistungen auszuwählen. 

Für alle Zusatzleistungen, die nicht durch die Richtlinie abgedeckt sind, werden Reisende beim Hinzufügen zur Buchung aufgefordert, ein persönliches Zahlungsmittel auszuwählen. Weitere Informationen finden Sie unter Zusatzleistungen mit privater Karte bezahlen (Flug) und Details zur geteilten Zahlung in der Reiseübersicht (Flug).

Flug: Verbesserungen bei der Sitzplatzauswahl

Wir haben die Sitzplatzauswahl optimiert, um Reisenden mehr Transparenz zu bieten:

• Sitzplatzauswahl vor Ticketausstellung: Wenn eine Fluggesellschaft die Sitzplatzauswahl vor Ausstellung des Tickets nicht erlaubt, zeigen wir jetzt einen Hinweis an, dass die Auswahl erst nach Ticketausstellung möglich ist. Sobald das Ticket vorliegt, können Reisende ihre Sitzplätze über die Reisen Seite reservieren.

• Basic Economy/Sparpreise: Bei bestimmten Tarifarten (z. B. Basic Economy oder Sparpreis) ist keine Sitzplatzauswahl möglich. Die Plattform macht jetzt deutlich kenntlich, wenn diese Einschränkung tarifbedingt ist.

Buchungs-ID für alle Buchungen

Um mehr Übersichtlichkeit und Einheitlichkeit zu schaffen, wird die Buchungs-ID ab sofort in allen Spotnana-E-Mails, Reiseübersichten und Rechnungen gut sichtbar angezeigt. Die Buchungs-ID hilft dabei, Rückfragen mit Reisebüros oder Anbietern schneller zu klären. Zusätzlich bleibt die Reise-ID auf der jeweiligen Reiseebene erhalten. 

Reisemanagement

Gruppenreisen: Flugbuchung für mehrere Personen (je ein PNR pro Person)

Spotnana ermöglicht es Unternehmensadministratoren und Reiseplanern jetzt, Flüge für mehrere Reisende gleichzeitig zu buchen – bisher musste jede Buchung einzeln vorgenommen werden. Bis zu sechs Personen können in einem Vorgang gebucht werden. Wichtige Hinweise für Gruppenbuchungen:

• Alle Reisenden der Gruppe müssen als Mitarbeiter mit Profil bei Spotnana hinterlegt sein (keine Gäste). 

• Der Hauptreisende bestimmt, welche Reiserichtlinien und Zahlungsmittel verfügbar sind. Ob eine Genehmigung nötig ist, richtet sich nach den Richtlinien des Hauptreisenden. 

• Bei der Flugsuche werden die Preise zunächst pro Person angezeigt. Nach Auswahl und Aufklappen einer Flugoption wird der Gesamtpreis für alle Reisenden dargestellt.

• Nach Abschluss der Buchung wird für jede Person der Gruppe eine eigene Reise auf der Reisen Seite hinterlegt. Diese Reisen können unabhängig voneinander bearbeitet werden.

• Die Person, die die Gruppenbuchung vorgenommen hat, findet die Gruppenreise auf der Gruppenreisen Seite. Dort sind alle Buchungen der Gruppe zusammengefasst. 

• Jeder Reisende erhält eine eigene PNR, über die Änderungen an der jeweiligen Buchung nachvollzogen werden können.

Weitere Informationen finden Sie unter Flugbuchungen für mehrere Reisende. 

CO2-Kosten konfigurieren

Unternehmensadministratoren können nun einen festen Betrag für die durch Reisen verursachten Emissionen festlegen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Wählen Sie Unternehmen im Programm Menü aus. Die Allgemein Seite wird angezeigt. Suchen Sie den Bereich Unternehmensinformationen , dort können Sie den CO2-Kostenbetraghinterlegen. Dieser Wert legt fest, wie die Kosten für CO2-Emissionen aus Reisebuchungen berechnet werden. Der berechnete Betrag wird den Reisenden beim Checkout angezeigt.

Neues E-Mail-Benachrichtigungssystem für Genehmigungen

Um die Anzahl der E-Mails an Reisende und Genehmiger zu reduzieren, haben wir die Kriterien für den Versand überarbeitet. Außerdem gibt es neue E-Mail-Vorlagen, die den Inhalt je nach Situation anpassen. Dadurch werden folgende Maximalwerte für Genehmigungs-E-Mails eingehalten:

• Maximal 1 E-Mail bei passiver Genehmigung

• Maximal 2 E-Mails bei weicher Genehmigung

• Maximal 3 E-Mails bei strenger Genehmigung

Außerdem wird in E-Mails an Genehmiger jetzt der bevorzugte Name des Reisenden angezeigt, nicht mehr der offizielle Name aus dem Reisepass.

Verbesserungen bei Seitenbenachrichtigungen

Mit Seitenbenachrichtigungen können Administratoren gezielt Nachrichten an Mitarbeitende im Spotnana-Online-Buchungstool, in der App und in Reise-E-Mails anzeigen. Folgende Neuerungen gibt es:

• Beim Eingeben des Nachrichtentexteskönnen Sie jetzt Schriftfarbe und Hintergrundfarbe auswählen. 

• Wenn Sie einen Link (z. B. für weiterführende Informationen) einfügen, öffnet sich dieser nun in einem neuen Tab, sobald Reisende darauf klicken.  

Mehr Informationen zu Seitenbenachrichtigungen finden Sie unter Seitenbenachrichtigungen konfigurieren.

SFTP-Self-Service-Einrichtung und E-Mail-Benachrichtigungen

Kunden können ihre Personaldaten auf verschiedene Weise in unsere Plattform hochladen. Das Secure File Transfer Protocol (SFTP) ist eine davon und wird häufig für HR-Feeds genutzt. Damit können Kunden den Import ihrer HR-Daten eigenständig planen und verwalten. Mit diesem Release ist die SFTP-Integration nun als Self-Service verfügbar – Sie müssen Spotnana nicht mehr kontaktieren. Für bestehende SFTP-Integrationen können Sie jetzt E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, wenn Uploads erfolgreich sind oder Fehler auftreten.

Um Ihre SFTP-Integration zu konfigurieren, wählen Sie Unternehmen im Programm Menü aus. Wählen Sie anschließend Integrationen im Bereich Konfiguration in der Seitenleiste. Die Integrationen Seite wird angezeigt. Um Ihre SFTP-Integration einzurichten, klicken Sie auf Verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter SFTP-Einrichtungsanleitung.

SFTP-Self-Service steht nicht für Kunden zur Verfügung, die PGP-Verschlüsselung oder mehrere SSH-Schlüssel verwenden. 

Filter und Barrierefreiheit im Reporting verbessert

Spotnanas Analytics ermöglicht es Administratoren, wichtige Kennzahlen zu analysieren, leistungsstarke Filter zu setzen, Sortierungen zu steuern und Daten für eigene Auswertungen herunterzuladen. Folgende Verbesserungen wurden auf der Seite Unternehmensberichte (im Analytics Menü) umgesetzt, um Filterung und Zugänglichkeit zu erleichtern:

• Vordefinierte Datumsfilter: Sie können jetzt vordefinierte Zeiträume auswählen, um Berichte zu filtern. Wenn Sie zum Beispiel die letzten 6 Monate betrachten möchten, wählen Sie einfach Letzte 6 Monate im Menü aus. 

• Mehrfachauswahl: Je nach Konfiguration und Berechtigungen können Sie nun aggregierte Daten mehrerer Einheiten (Organisationen oder juristische Personen) in einem Bericht anzeigen lassen. 

• Barrierefreiheit: Damit die Seite Unternehmensberichte auf verschiedenen Browsern und Geräten optimal nutzbar ist, wurden Layout und Größe der wichtigsten Filter angepasst. Auch die Seitenleiste passt sich jetzt flexibel an verschiedene Bildschirmgrößen an. 

Weitere Informationen zu Analytics und Berichten finden Sie unter Analyseberichte.

Veranstaltungen

Verbesserungen bei Spotnana Events

Spotnana Events vereinfacht das Reisemanagement für Gruppen, die gemeinsam zu einer Veranstaltung reisen – Mitarbeitende und Gäste können so ihre An- und Abreise für Meetings und Events selbstständig buchen und verwalten. 

Diese Neuerungen verbessern das Management von Eventreisen:

• Sammel-Upload für Gästereisende - Um mehrere Gäste einfacher einzuladen, können Eventkoordinatoren jetzt eine CSV-Datei mit allen E-Mail-Adressen hochladen. Für Gäste (Nicht-Mitarbeitende) sind zusätzlich Vor- und Nachname erforderlich.

• Überarbeitete Teilnehmerliste - Die Teilnehmerliste zeigt jetzt den Einladungsstatus, Buchungsstatus und die Reisedaten an. Der Koordinator kann außerdem festlegen, wie viele Einträge pro Seite angezeigt werden (10/25/50). Die genaue Uhrzeit des Versands einer Einladung wird angezeigt, wenn Sie mit der Maus über den Status fahren.

• Eingeschränkte Entfernung gebuchter Teilnehmer - Hat ein Teilnehmer bereits eine Buchung für das Event vorgenommen, kann der Koordinator die Person erst entfernen, wenn alle zugehörigen Buchungen storniert wurden. Das System zeigt dazu eine entsprechende Nachricht an, dass zunächst die Buchung storniert werden muss.

• Neue Filter auf der Eventseite - Sie können Veranstaltungen jetzt nach Name durchsuchen, Veranstaltungen filtern sowie nach Datum oder Status (Entwurf/veröffentlicht) eingrenzen. 

Diese Verbesserungen gibt es für Teilnehmende bei Events:

• Suchparameter werden gespeichert - Das System merkt sich die eingegebenen Daten bei der Reisebuchung für ein Event. So müssen Reisende bei Vergleichen von Daten oder Flughäfen nicht immer alles neu eingeben.

• Vorausgefüllte Daten - Die Reisedaten werden automatisch übernommen, wenn bereits andere Buchungen für das Event bestehen. So stimmen die Daten bei allen Buchungsarten überein und wiederholte Eingaben werden vermieden.

• Verbesserte Buchungsübersicht - Veranstaltungsdaten werden im Kalender deutlich hervorgehoben, damit Reisende die passenden Reisedaten leichter auswählen können.

• Format der Event-E-Mails - Bilder und/oder Icons in den Event-Einladungen bleiben jetzt dauerhaft erhalten und laufen nicht mehr ab. So bleibt das E-Mail-Layout auch beim späteren Öffnen unverändert.

• E-Mail-Link für Gäste - Gäste, die zu einer Veranstaltung eingeladen werden, gelangen über den Link in der E-Mail direkt zur Buchungsseite für die Reise – nicht mehr auf die Spotnana-Startseite.

Diese Verbesserungen betreffen Agenten bei Events:

• Manuelle Buchungen und Shell-PNR - Eventreisen unterstützen jetzt auch manuelle Buchungen außerhalb des OBT mit Shell-PNRs für alle Buchungsarten des Events.

• Suchbare Eventreisen - Eventreisen ohne PNR sind jetzt für Agenten und Administratoren auffindbar, sodass Reisen auch dann schnell gefunden werden, wenn noch keine Buchung vorliegt.

Zahlungen

Erkennung des Karteninhabers bei Zahlungsmethoden

Wir haben folgende Verbesserungen vorgenommen, um klarer zu kennzeichnen, ob es sich bei einer Karte um eine persönliche, eine Firmen- oder eine zentrale Karte handelt:

• Beim Hinzufügen einer neuen Karte werden Reisende nun gefragt, ob es sich um eine persönliche oder eine Firmenkarte handelt.

• Alle Karten, die von Administratoren für zentrale (geteilte) Nutzung hinterlegt werden, sind standardmäßig als „zentral“ gekennzeichnet – dazu zählen zentrale Kreditkarten, virtuelle Karten, UATP-Karten und United Airlines PassPlus.  

• Die Kennzeichnung des Karteninhabers ist im Profil des Reisenden, beim Checkout und in der Trips-API sichtbar. 

Diese Änderungen gelten nur für neu hinzugefügte Karten. Bereits vorhandene Karten und Zahlungsmittel erhalten keine neue Kennzeichnung und können nicht nachträglich markiert werden. 

Diese Funktion ist nicht automatisch für alle Kunden aktiviert. Wenden Sie sich an Ihren Kundensupport, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten.

Direktabrechnung für Mietwagen verbessert

Die Direktabrechnung für Mietwagenzahlungen wurde wie folgt erweitert:

• Unternehmensadministratoren können die Direktabrechnung jetzt im Bereich Zahlungen einstellen. Dies war bisher im Bereich Anbieter (unter Anbieterprogramme) möglich. 

• Administratoren können nun einschränken, wer die Zahlungsmethode nutzen darf – je nach Benutzerrolle („Alle“ ODER „Nur Admins und Agenten“) und Reisetyp („Alle Reisenden“, „Mitarbeiter“, „Firmen-Gast“, „Privat-Gast“). Auch Länder, juristische Personen, Abteilungen oder Kostenstellen können eingeschränkt werden.

• Firmenrabattcodes können jetzt auf TMC-, Unternehmens- oder juristischer Ebene hinterlegt werden (und sind nicht mehr direkt an die Direktabrechnungsnummer gebunden). Die Direktabrechnung funktioniert weiterhin auch ohne Rabattcode.

Um die Direktabrechnung einzurichten, wählen Sie Unternehmen im Programm Menü aus. Wählen Sie dann Zahlungsmethoden im Bereich Zahlungen in der Seitenleiste. 

Diese Funktion ist nicht automatisch für alle Kunden aktiviert. Wenden Sie sich an Ihren Kundensupport, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten.

Virtuelle Zahlung für Mietwagen

Unternehmensadministratoren können jetzt virtuelle Zahlungsmethoden für Mietwagenbuchungen hinterlegen. 

Beim Hinzufügen einer virtuellen Zahlungsmethode können Administratoren:

• Einschränkungen festlegen, wer die Karte nutzen darf – z. B.:

  • Benutzerrolle („Alle“ ODER „Nur Admins und Agenten“)

  • Reisetyp („Alle Reisenden“, „Mitarbeiter“, „Firmen-Gast“, „Privat-Gast“) oder 

  • juristische Person.

• Die virtuelle Karte für bestimmte Buchungstypen (z. B. Mietwagen oder Hotels) verpflichtend machen.

• Festlegen, bei welchen Mietwagenfirmen die Karte genutzt werden darf. 

• Bestimmen, ob die Zahlung nur den Grundpreis, Steuern und Gebühren abdeckt. Optional können auch Zusatzleistungen direkt beim Mietwagenanbieter über die virtuelle Karte bezahlt werden.

Auch für jede Mietwagenfirma lassen sich Firmenrabattcodes auf TMC-, Unternehmens- oder juristischer Ebene hinterlegen. Für virtuelle Zahlung und andere Zahlungsmethoden können diese separat konfiguriert werden.

Zusätzlich gibt es bei der Mietwagensuche jetzt den Filter Nur virtuelle Zahlung anzeigen. Damit werden nur Mietwagen angezeigt, die virtuelle Zahlungen akzeptieren. 

Muss der Reisende die Kartennummer beim Abholen des Mietwagens vorlegen, wird diese 24 Stunden vor Abholung in der Buchungsbestätigung auf der Reisen Seite angezeigt. 

Diese Funktion ist nicht automatisch für alle Kunden aktiviert. Wenden Sie sich an Ihren Kundensupport, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten.

TMC-Infrastruktur

Konfiguration von Anbieter-PCCs

Ein Pseudo City Code (PCC) ist ein zentrales Element der TMC-Infrastruktur. Er stellt eine Login-Instanz dar, mit der ein TMC auf Anbieterinhalte in verschiedenen Regionen, Währungen und Vertriebskanälen zugreifen kann. Um die Einrichtung von PCCs zu beschleunigen, können TMC-Administratoren diese jetzt eigenständig auf der Spotnana-Plattform hinzufügen. Sobald ein PCC erstellt, Zugangsdaten bereitgestellt und der Zugriff durch den Anbieter freigeschaltet wurde, kann der PCC in Spotnana hinterlegt werden. So können TMC-Administratoren Sabre-, NDC-, Farelogix-NDC-, Travelfusion- und Trainline-Zugangsdaten über ein neues, an den jeweiligen Anbieter angepasstes Formular eintragen. 

Dieses Formular steht nur TMC-Administratoren zur Verfügung. Um es aufzurufen, wählen Sie TMC-Einstellungen im Programm Menü. Dann wählen Sie Anbieter in der Seitenleiste. Die Anbieter Seite wird angezeigt. Um einen neuen PCC hinzuzufügen, wählen Sie den gewünschten Anbieter aus dem Dropdown-Menü und klicken Sie auf Hinzufügen. 

Die Anbieter Tabelle auf der Seite wurde um folgende Felder ergänzt:

• PCC-Code: Der 4-stellige Code des PCC

• Bezeichnung: Individuell wählbare Bezeichnung durch den TMC-Administrator

• IATA-Nummer: Die registrierte IATA-Nummer der Agentur, der der PCC gehört

• Währung: Die Währung, in der der PCC geführt wird

• Land: Das Land, in dem der PCC registriert ist

• Agenturname: Name der Agentur, der der PCC gehört

• Gültig für: Angabe, für welche Reisearten der PCC genutzt werden kann

Agentenerlebnis

Bahn: Abschließen

Wird eine Reservierung außerhalb des Spotnana-Online-Buchungstools per manuellem Formular oder Shell-PNR gebucht, kann der Agent auf die Schaltfläche Abschließen klicken. Dadurch wird eine Richtlinienprüfung der Buchung ausgelöst. Der Agent wird außerdem aufgefordert, relevante Zusatzfelder und/oder Begründungen für Richtlinienabweichungen einzugeben. Zusätzlich erhält der Reisende eine Bestätigungs-E-Mail. Die Abschließen Funktion war bereits für Flug-, Hotel- und Mietwagenbuchungen verfügbar und steht jetzt auch für Bahn-Buchungen per manuellem Formular zur Verfügung.