Sierpień 2024 – Informacje o wydaniu

Poniżej znajdziesz najnowsze ulepszenia w platformie Spotnana Travel-as-a-Service. Funkcje zostały pogrupowane według kategorii (Treści, Samoobsługa itp.).

Treści

Kolej: Nowe połączenia kolejowe w Europie

Na platformie Spotnana dostępne są już połączenia kolejowe Iryo – drugiego co do wielkości przewoźnika w Hiszpanii. To rozszerzenie dotychczasowej oferty, która obejmowała już bilety Renfe (hiszpańskie koleje państwowe). Podróżni mogą rezerwować bilety w klasie standardowej lub pierwszej, a także anulować swoje rezerwacje. 

Doświadczenie podróżne

Loty: Podział płatności za usługi dodatkowe

Nowa funkcja podziału płatności w Spotnana umożliwia rozdzielenie kosztów rezerwacji oraz usług dodatkowych na dwie różne metody płatności. Dzięki temu podróżny może opłacić np. dopłatę za lepsze miejsce, dodatkowy bagaż czy usługę EarlyBird Check-In Southwest swoją prywatną kartą, podczas gdy główny bilet lotniczy pokrywany jest przez firmę. Przykładowo, pracownik może zarezerwować lot na koszt firmy, a za wybrane udogodnienia zapłacić już własną kartą. 

Administratorzy firm najpierw określają, które usługi dodatkowe mogą być opłacane firmową metodą płatności. W tym celu należy: 

1. Wybrać Zasady z menu Program (wyświetli się domyślna strona zasad). 

2. Następnie wybrać Domyślne zasady w sekcji Pracownik lub Osoba spoza firmy (po lewej stronie).

3. Rozwinąć sekcję Loty i przewinąć do sekcji Dodatki . 

4. Następnie z menu wybrać zatwierdzone dodatki. 

W przypadku usług dodatkowych, które nie są objęte polityką, podróżny zostanie poproszony o wybranie własnej metody płatności podczas dodawania ich do rezerwacji. Więcej informacji znajdziesz w artykułach: Opłacanie dodatków własną kartą (Loty) i Wyświetlanie szczegółów podziału płatności w planie podróży (Loty).

Loty: Ulepszenia wyboru miejsc

Wprowadziliśmy następujące usprawnienia dotyczące wyboru miejsc, aby zapewnić podróżnym jeszcze lepszą informację:

• Wybór miejsca przed wystawieniem biletu: Jeśli dana linia lotnicza nie umożliwia wyboru miejsca przed wystawieniem biletu, wyświetlimy odpowiedni komunikat z wyjaśnieniem, że wybór miejsca będzie możliwy dopiero po wystawieniu biletu. Po wystawieniu biletu podróżny może zarezerwować miejsce na stronie Podróże .

• Taryfy Basic Economy/Saver: Niektóre rodzaje taryf (np. Basic Economy lub Saver) nie pozwalają na wybór miejsca. Platforma wyraźnie poinformuje, jeśli ograniczenie wynika z wybranej taryfy.

Identyfikator rezerwacji widoczny przy każdej rezerwacji

Aby zapewnić przejrzystość i spójność na całej platformie, podróżni zobaczą teraz Identyfikator rezerwacji (Booking ID) wyraźnie widoczny we wszystkich e-mailach, planach podróży i fakturach Spotnana. Posiadanie Identyfikatora rezerwacji ułatwi kontakt z agentami lub dostawcami usług turystycznych. Dodatkowo, nadal widoczny będzie także Identyfikator podróży (Trip ID) wyświetlany na poziomie konkretnej podróży. 

Zarządzanie podróżami

Podróże grupowe: Rezerwacja lotów dla wielu osób (jeden PNR na pasażera)

Spotnana umożliwia teraz administratorom firm oraz organizatorom podróży rezerwowanie lotów dla kilku osób jednocześnie – nie trzeba już dokonywać osobnych rezerwacji dla każdego uczestnika grupy. W jednej rezerwacji można uwzględnić do sześciu podróżnych. Oto najważniejsze informacje dotyczące rezerwacji grupowych:

• Wszyscy podróżni z grupy muszą być pracownikami firmy posiadającymi profil w Spotnana (nie mogą to być goście). 

• Główny podróżny decyduje o tym, jaka polityka podróży oraz metody płatności będą dostępne dla całej rezerwacji. Wymóg akceptacji rezerwacji zależy od polityki głównego podróżnego. 

• Podczas wyszukiwania lotów ceny wyświetlane są za jednego pasażera. Po wybraniu i rozwinięciu konkretnej opcji lotu pokazany zostanie łączny koszt dla wszystkich uczestników.

• Po dokonaniu rezerwacji każda osoba z grupy otrzyma swoją podróż na stronie Podróże , którą będzie mogła edytować niezależnie.

• Administrator lub organizator, który dokonał rezerwacji grupowej, zobaczy całą podróż grupową w zakładce Podróże grupowe . Znajdują się tam wszystkie rezerwacje powiązane z daną grupą. 

• Każdy pasażer w grupie otrzyma własny, unikalny numer PNR, który pozwala śledzić zmiany w jego rezerwacji.

Więcej szczegółów znajdziesz w artykule Rezerwacje lotów dla wielu podróżnych. 

Konfigurowanie kosztu emisji CO2

Administratorzy firm mogą teraz ustalić stały koszt emisji wynikającej z podróży służbowych. Aby to skonfigurować, wybierz Firma z menu Program . Wyświetli się strona Ogólne . W sekcji Dane firmy możesz wprowadzić wartość Koszt emisji CO2. Ta wartość określa, jak wyliczany jest koszt emisji generowanych przez rezerwacje podróży. Wyliczona kwota będzie widoczna dla podróżnych podczas finalizacji rezerwacji.

Nowy system powiadomień e-mailowych dotyczących akceptacji

Aby ograniczyć liczbę e-maili otrzymywanych przez podróżnych i akceptujących, wprowadziliśmy ulepszone kryteria decydujące o tym, kiedy i do kogo są wysyłane powiadomienia. Dodaliśmy także nowe szablony wiadomości, które lepiej dopasowują treść do konkretnej sytuacji. Dzięki tym zmianom liczba e-maili związanych z akceptacją została ograniczona do:

• Maksymalnie 1 e-mail dla tzw. pasywnych akceptacji

• Maksymalnie 2 e-maile dla „miękkich” akceptacji

• Maksymalnie 3 e-maile dla „twardych” akceptacji

Dodatkowo, e-maile wysyłane do osób akceptujących będą teraz zawierać preferowane imię podróżnego, a nie tylko to widniejące w paszporcie.

Ulepszenia komunikatów na stronie

Funkcja komunikatów na stronie pozwala administratorom firmy szybko przekazywać informacje pracownikom za pośrednictwem narzędzia rezerwacyjnego Spotnana na komputerze, w aplikacji mobilnej oraz w e-mailach do podróżnych. Wprowadzone zmiany obejmują:

• Podczas wpisywania Treści komunikatumożesz teraz wybrać kolor czcionki oraz tła. 

• Jeśli dodasz link (np. aby podróżny mógł dowiedzieć się więcej), po kliknięciu otworzy się on w nowej karcie przeglądarki.  

Więcej informacji o komunikatach na stronie znajdziesz w artykule Konfiguracja komunikatów na stronie.

Samoobsługowa konfiguracja SFTP i powiadomienia e-mail

Nasi klienci mogą przesyłać dane HR na platformę Spotnana różnymi metodami. Jedną z nich jest bezpieczny protokół przesyłania plików (SFTP), często wykorzystywany do automatycznego przesyłania danych z systemów kadrowych. Dzięki tej metodzie klienci mogą samodzielnie ustawiać harmonogram aktualizacji danych HR w naszym systemie. Od teraz możliwa jest samodzielna konfiguracja integracji SFTP – bez konieczności kontaktu ze Spotnana. Dodatkowo, klienci z aktywną integracją SFTP mogą otrzymywać powiadomienia e-mail o powodzeniu lub błędach podczas przesyłania plików.

Aby skonfigurować integrację SFTP, wybierz Firma z menu Program . Następnie wybierz Integracje w sekcji Konfiguracja w menu bocznym. Wyświetli się strona Integracje . Aby skonfigurować SFTP, kliknij Zarządzaj. Więcej szczegółów znajdziesz w artykule Instrukcja konfiguracji SFTP.

Samoobsługowa konfiguracja SFTP nie jest dostępna dla klientów korzystających z szyfrowania PGP lub wielu kluczy SSH. 

Filtry raportowania i ulepszenia dostępności

Narzędzie Analityka Spotnana umożliwia administratorom firm przeglądanie kluczowych wskaźników, stosowanie zaawansowanych filtrów, sortowanie danych oraz pobieranie raportów do dalszej analizy. Wprowadziliśmy następujące udogodnienia na stronie Raporty firmowe (w menu Analityka ), aby ułatwić filtrowanie i zwiększyć dostępność:

• Predefiniowane filtry zakresu dat: Możesz teraz wybierać spośród standardowych zakresów dat podczas filtrowania raportów. Na przykład, jeśli chcesz przeanalizować dane z ostatnich 6 miesięcy, wystarczy wybrać opcję Ostatnie 6 miesięcy z menu. 

• Wielokrotny wybór: W zależności od konfiguracji organizacji i uprawnień, możesz przeglądać dane zbiorcze z kilku jednostek (organizacji lub podmiotów prawnych) w jednym raporcie. 

• Dostępność: Aby strona Raporty firmowe była czytelna na różnych przeglądarkach i urządzeniach, dostosowaliśmy układ oraz rozmiar głównych filtrów. Dodatkowo, pasek boczny automatycznie dopasowuje się do rozdzielczości ekranu. 

Więcej informacji o analityce i dostępnych raportach znajdziesz w artykule Raporty analityczne.

Wydarzenia

Ulepszenia Spotnana Events

Spotnana Events ułatwia organizację podróży grupowych na to samo wydarzenie – zarówno pracownikom, jak i gościom, którzy mogą samodzielnie rezerwować i zarządzać swoimi podróżami na spotkania i eventy. 

Poniżej opisujemy najważniejsze zmiany w zarządzaniu podróżami na wydarzenia:

• Masowe dodawanie gości Aby łatwiej zaprosić wielu gości na wydarzenie, umożliwiliśmy masowe dodawanie uczestników poprzez przesłanie pliku CSV z adresami e-mail wszystkich zaproszonych. W przypadku gości (osób spoza firmy) wymagane będzie również podanie imienia i nazwiska.

• Nowy wygląd listy zaproszonych podróżnych Listy zaproszonych uczestników pokazują teraz status zaproszenia, status rezerwacji oraz daty podróży. Organizator wydarzenia może ustalić, ilu uczestników wyświetla się na jednej stronie (10/25/50). Dodatkowo, po najechaniu kursorem na status zaproszenia widoczna jest dokładna godzina wysłania zaproszenia.

• Ograniczenie usuwania uczestników z aktywną rezerwacją Jeśli uczestnik ma już zarezerwowaną podróż na dane wydarzenie, organizator nie będzie mógł go usunąć, dopóki wszystkie jego rezerwacje nie zostaną anulowane. System wyświetli komunikat informujący, że najpierw należy anulować rezerwację, aby usunąć uczestnika z wydarzenia.

• Nowe filtry na stronie wydarzeń Możesz teraz wyszukiwać wydarzenia po nazwie na stronie Wydarzenia , a także filtrować po dacie wydarzenia lub statusie (szkic/opublikowane). 

Poniższe ulepszenia dotyczą doświadczenia podróżnych:

• Zapamiętywanie parametrów wyszukiwania System zapamiętuje dane wprowadzone przez podróżnego podczas rezerwacji na wydarzenie, dzięki czemu nie trzeba ich ponownie wpisywać przy porównywaniu różnych dat lub lotnisk.

• Automatyczne uzupełnianie dat Daty podróży są automatycznie uzupełniane na podstawie wcześniejszych rezerwacji na to wydarzenie. Dzięki temu wszystkie typy rezerwacji mają spójne daty, a liczba powtarzających się wyborów jest ograniczona.

• Ulepszenia okna rezerwacji Daty wydarzenia są wyraźnie oznaczone w kalendarzu, co ułatwia wybór najdogodniejszych terminów podróży.

• Format e-maili dotyczących wydarzeń Obrazy i/lub ikony w e-mailach zaproszeniowych na wydarzenie pozostają niezmienne i nie wygasają. Dzięki temu format e-maila jest spójny nawet podczas ponownego otwierania starszych wiadomości.

• Link e-mailowy dla gościa Gdy gość zostanie zaproszony na wydarzenie, link w e-mailu przenosi go bezpośrednio do strony rezerwacji podróży na dane wydarzenie (a nie na stronę główną Spotnana).

Poniższe ulepszenia dotyczą pracy agentów:

• Rezerwacje ręczne i shell PNR Podróże na wydarzenia obsługują teraz ręczne rezerwacje poza OBT, z wykorzystaniem shell PNR dla wszystkich typów rezerwacji dostępnych w ramach danego wydarzenia.

• Wyszukiwalne podróże na wydarzenia Podróże na wydarzenia bez PNR są teraz wyszukiwalne przez agentów i administratorów firm, co ułatwia odnalezienie podróży, gdy rezerwacja nie została jeszcze dokonana.

Płatności

Identyfikacja właściciela metody płatności

Wprowadziliśmy następujące zmiany, aby łatwiej rozpoznać, czy dana karta jest prywatna, firmowa czy centralna:

• Podczas dodawania nowej metody płatności podróżny zostanie poproszony o określenie, czy karta jest prywatna, czy firmowa.

• Wszystkie karty dodane przez administratorów firmy do użytku centralnego (wspólnego) będą domyślnie oznaczone jako „centralne”. Dotyczy to kart kredytowych centralnych, kart wirtualnych, kart UATP oraz United Airlines PassPlus.  

• Informacja o typie karty jest teraz widoczna w profilu podróżnego, podczas finalizacji rezerwacji oraz w API podróży. 

Zmiany te dotyczą tylko nowo dodawanych kart. Istniejące karty i metody płatności nie otrzymają tej etykiety ani nie będzie możliwości jej dodania. 

Funkcja nie jest domyślnie aktywna dla wszystkich klientów. Jeśli chcesz ją włączyć, skontaktuj się z obsługą klienta.

Ulepszenia rozliczeń bezpośrednich za wynajem samochodów

Wprowadziliśmy następujące zmiany w konfiguracji rozliczeń bezpośrednich za płatności za wynajem samochodu:

• Administratorzy firm mogą teraz konfigurować rozliczenia bezpośrednie w sekcji Płatności . Dotychczas funkcja ta była dostępna w sekcji Dostawcy (w ramach Programów dostawców ).Administratorzy mogą teraz ustalać, kto może korzystać z tej metody płatności w zależności od roli użytkownika („Wszyscy” lub „Tylko administratorzy i agenci”) oraz typu podróżnego („Wszyscy podróżni”, „Pracownik”, „Gość firmy”, „Gość prywatny”). Możliwe jest również określenie krajów, podmiotów prawnych, działów lub centrów kosztów uprawnionych do korzystania z tej metody. 

• Kody rabatowe dla firm można teraz dodawać na poziomie TMC, firmy lub podmiotu prawnego (nie są już przypisywane bezpośrednio do numeru rozliczenia bezpośredniego). Numery rozliczeń bezpośrednich nadal działają bez kodu rabatowego.

• Aby skonfigurować rozliczenia bezpośrednie, wybierz

Firma z menu Program . Następnie wybierz Metody płatności w sekcji Płatności w menu bocznym. Funkcja nie jest domyślnie aktywna dla wszystkich klientów. Jeśli chcesz ją włączyć, skontaktuj się z obsługą klienta. 

Płatności wirtualne za wynajem samochodów

Administratorzy firm mogą teraz skonfigurować wirtualne metody płatności do rezerwacji samochodów.

Podczas dodawania wirtualnej metody płatności administratorzy mogą: 

Ustalić, kto może korzystać z karty, w zależności od:

• Roli użytkownika („Wszyscy” lub „Tylko administratorzy i agenci”)

  • Typu podróżnego („Wszyscy podróżni”, „Pracownik”, „Gość firmy”, „Gość prywatny”) lub

  • Podmiotu prawnego. 

  • Ustalić, czy karta wirtualna będzie obowiązkowa dla wybranego typu rezerwacji (np. samochód lub hotel).

• Wskazać firmę lub firmy wynajmujące samochody, w których karta może być używana.

• Zdecydować, czy płatność obejmuje wyłącznie podstawową cenę, podatki i opłaty, czy także dodatkowe usługi zakupione bezpośrednio u wypożyczalni. 

• Administratorzy mogą również ustalać kody rabatowe dla każdej firmy wynajmującej samochody na poziomie TMC, firmy lub podmiotu prawnego. Dodatkowo, w każdej firmie wynajmującej samochody kody rabatowe można skonfigurować osobno dla płatności wirtualnych (oraz innych metod płatności).

Podczas wyszukiwania samochodu podróżny może teraz skorzystać z nowego filtra:

Pokaż tylko płatności wirtualne . Po jego wybraniu wyświetlane są wyłącznie oferty umożliwiające płatność wirtualną.Jeśli podczas odbioru samochodu podróżny musi okazać numer karty, będzie on widoczny w szczegółach podróży na stronie 

Podróże na 24 godziny przed planowanym odbiorem auta. Funkcja nie jest domyślnie aktywna dla wszystkich klientów. Jeśli chcesz ją włączyć, skontaktuj się z obsługą klienta. 

TMC – infrastruktura

Konfiguracja PCC dostawców

Kod pseudo city (

PCC) to kluczowy element infrastruktury każdej firmy zarządzającej podróżami (TMC). Oznacza on „instancję” logowania, która umożliwia dostęp do oferty dostawców w różnych krajach, walutach i punktach sprzedaży. Aby przyspieszyć konfigurację PCC, umożliwiliśmy administratorom TMC samodzielne dodawanie nowych PCC na platformie Spotnana. Po utworzeniu PCC, uzyskaniu danych logowania i aktywacji przez dostawcę, administrator może dodać PCC do Spotnana. Dzięki temu można samodzielnie dodać dane do Sabre, NDC, Farelogix NDC, Travelfusion oraz Trainline, korzystając z dedykowanego formularza – dostosowanego do wymagań danego dostawcy.Formularz dostępny jest wyłącznie dla administratorów TMC. Aby go znaleźć, wybierz Ustawienia TMC 

z menu Program , a następnie Dostawcy w menu bocznym. Wyświetli się strona Dostawcy . Aby dodać nowy PCC, wybierz odpowiedniego dostawcę z listy rozwijanej i kliknij Dodaj . TabelaDostawcy 

na stronie została rozbudowana o następujące pola: Kod PCC: Czteroliterowy kod PCC

• Etykieta: Dowolna etykieta nadana przez administratora TMC

• Numer IATA: Zarejestrowany numer IATA agencji będącej właścicielem PCC

• Waluta: Waluta, w której rozliczany jest PCC

• Kraj: Kraj rejestracji PCC

• Nazwa agencji: Nazwa agencji będącej właścicielem

• PCC .

• Dotyczy: Wskazanie, jakie typy podróży obsługuje dany PCC

Praca agenta

Kolej: Finalizuj

Gdy rezerwacja została dokonana poza narzędziem rezerwacyjnym Spotnana (przez formularz ręczny lub shell PNR), agent może kliknąć przycisk Finalizuj . Spowoduje to uruchomienie weryfikacji zgodności rezerwacji z zasadami firmy. Agent zostanie też poproszony o uzupełnienie odpowiednich pól niestandardowych lub podanie powodu odstępstwa od polityki. Podróżny otrzyma potwierdzenie e-mailem. Funkcja Finalizuj była już dostępna dla rezerwacji lotów, hoteli i samochodów, a teraz działa także dla ręcznych rezerwacji kolejowych.