Directe integratie met Outlook instellen voor reisboekingen

Met Spotnana kunt u het systeem zo instellen dat er automatisch plaatsaanduidingen aan uw Outlook-agenda worden toegevoegd voor alle boekingen die u via het platform maakt. Zo krijgen reizigers automatisch een duidelijk overzicht van aankomende, lopende en eerdere reisboekingen in hun Outlook-agenda, zonder dat ze handmatig een ICS-bestand hoeven te importeren. 

Als u deze functie niet inschakelt, blijft Spotnana ICS-bestanden toevoegen aan alle reisoverzicht-e-mails. Reizigers kunnen deze .ics-bestanden dan zelf importeren om hun boekingen met de agenda te synchroniseren. Bij wijzigingen in de reisboeking wordt er telkens een nieuw ICS-bestand aangemaakt, dat opnieuw geïmporteerd moet worden.

Automatische synchronisatie met Outlook Agenda inschakelen

Wilt u dat alle reisboekingen via Spotnana automatisch worden gesynchroniseerd met Outlook voor alle medewerkers binnen uw organisatie? Volg dan de onderstaande stappen:

1. Vraag uw Microsoft Entra-beheerder (meestal iemand van de IT-afdeling) om goedkeuring te geven voor de Spotnana Outlook-integratie applicatie. Hiervoor moet u de Outlook-agendakoppeling link met de beheerder delen. Dit doet u als volgt: 

   • Meld u aan bij de Online Boekingstool (OBT).  

   • Kies Bedrijf in het Programma menu. 

   • Selecteer vervolgens Integraties in het Configuratie menu aan de linkerkant. De Integraties pagina wordt nu weergegeven. 

   • Kies het tabblad Agenda . 

   • Klik op Beheren in de rij Outlook-agendakoppeling . Het Outlook-agendakoppeling venster wordt nu geopend. 

   • Kopieer de URL die getoond wordt in het veld Gebruik onderstaande link om toegang goed te keuren (zie hieronder) en geef deze door aan uw Microsoft Entra-beheerder. 
     
     Let op: Met deze URL kan uw Microsoft Entra-beheerder de Spotnana Outlook-integratie applicatie goedkeuren. Geef duidelijk aan dat de beheerder de optie Toestemming namens uw organisatie moet selecteren. 

2. Uw Microsoft Entra-beheerder gebruikt vervolgens de link die u heeft doorgestuurd om de Spotnana Outlook-integratie applicatie goed te keuren. Zorg ervoor dat de beheerder de optie Toestemming namens uw organisatie selecteert en vervolgens op Accepterenklikt. 

3. Nadat uw Microsoft Entra-beheerder heeft bevestigd dat deze stap is afgerond, gaat u verder met het volgende: 

   • Ga opnieuw naar dezelfde pagina in de OBT als bij stap 1.

   • Wanneer het Outlook-agendakoppeling venster verschijnt, kiest u Outlook-agenda koppelen. 
     
     Hiermee controleert u of de Spotnana Outlook-integratie applicatie door uw Microsoft Entra-beheerder is goedgekeurd en wordt Spotnana gekoppeld aan uw persoonlijke Outlook-agenda. 

4. Daarna kunt u in hetzelfde Outlook-agendakoppeling venster de optie Agenda synchroniseren inschakelen.
   
   Hierdoor wordt de agenda-synchronisatie voor alle reizigers binnen uw organisatie geactiveerd. 

5. Zodra al deze stappen zijn afgerond, verschijnt de optie Outlook-agenda koppelen op de startpagina van Spotnana voor alle medewerkers binnen uw organisatie. Vraag uw reizigers om deze optie te activeren. 
   
   Hierdoor wordt iedere gebruiker automatisch ingelogd bij zijn of haar Microsoft Outlook-account en wordt er een persoonlijke token aangemaakt waarmee agenda-updates worden toegestaan. Zodra dit voor alle gebruikers is ingesteld, is de koppeling afgerond.
   Let op: Als een reiziger deze melding per ongeluk wegklikt, kan hij of zij de functie alsnog activeren via de OBT Profiel pagina (Mijn Profiel in het menu onder het pictogram met hun naam) en vervolgens Uw gekoppelde apps in het menu aan de linkerkant selecteren. Daarna kiest de reiziger Outlook-agenda koppelen bij de Outlook tegel. 

Als een reiziger 90 dagen niet is ingelogd in de OBT, verloopt de Microsoft Outlook-agenda-token. Dit is een beveiligingsinstelling van Microsoft en kan niet door Spotnana worden aangepast. In dat geval kan de reiziger de token opnieuw autoriseren door op Outlook-agenda koppelen te klikken op de OBT-startpagina. Als de reiziger de Microsoft Outlook-token niet vernieuwt nadat deze is verlopen, zal Spotnana weer ICS-bestanden toevoegen aan de reisoverzicht-e-mails voor boekingen.