Konfiguracja bezpośredniej integracji z Outlookiem dla rezerwacji podróży

Dzięki Spotnana możesz ustawić system tak, aby każda rezerwacja dokonana na platformie automatycznie pojawiała się jako wpis w kalendarzu Outlook. Dzięki temu podróżujący mają zawsze pod ręką aktualne, nadchodzące i archiwalne rezerwacje bez konieczności ręcznego importowania plików ICS do kalendarza. 

Jeśli nie włączysz tej opcji, Spotnana nadal będzie dołączać pliki ICS do wszystkich wiadomości z planem podróży. Podróżujący mogą wtedy samodzielnie zaimportować te pliki, aby zsynchronizować rezerwacje z kalendarzem. W przypadku zmian w rezerwacji generowany będzie nowy plik ICS, który trzeba ponownie zaimportować.

Włącz automatyczną synchronizację z kalendarzem Outlook

Aby włączyć automatyczną synchronizację rezerwacji Spotnana z Outlookiem dla wszystkich pracowników w Twojej organizacji, wykonaj poniższe kroki:

1. Poproś administratora Microsoft Entra (z działu IT), aby zatwierdził aplikację Spotnana Outlook Integration . Aby mógł to zrobić, musisz przekazać mu link do integracji z kalendarzem Outlook . W tym celu: 

   • Zaloguj się do Narzędzia do Rezerwacji Online (OBT).  

   • Wybierz Firma z menu Program . 

   • Następnie wybierz Integracje z menu Konfiguracja po lewej stronie. Wyświetli się strona Integracje . 

   • Przejdź do zakładki Kalendarz . 

   • Kliknij Zarządzaj w wierszu integracji z kalendarzem Outlook . Wyświetli się okno integracji z kalendarzem Outlook . 

   • Skopiuj adres URL wyświetlony w polu Użyj poniższego linku, aby zatwierdzić dostęp i przekaż go swojemu administratorowi Microsoft Entra. 
     
     Uwaga: Ten adres URL umożliwi administratorowi Microsoft Entra zatwierdzenie aplikacji Spotnana Outlook Integration . Poinformuj administratora, aby zaznaczył opcję Zgoda w imieniu organizacji . 

2. Następnie administrator Microsoft Entra korzysta z przekazanego linku, aby zatwierdzić aplikację Spotnana Outlook Integration . Powinien również zaznaczyć opcję Zgoda w imieniu organizacji i kliknąć Akceptuj. 

3. Gdy administrator Microsoft Entra potwierdzi wykonanie tego kroku, należy: 

   • Przejść ponownie do tej samej strony w OBT, co w kroku 1.

   • Gdy pojawi się okno integracji z kalendarzem Outlook , wybierz opcję Połącz kalendarz Outlook. 
     
     W ten sposób potwierdzasz, że aplikacja Spotnana Outlook Integration została zatwierdzona przez administratora Microsoft Entra i łączysz system Spotnana ze swoim indywidualnym kalendarzem Outlook. 

4. Następnie w tym samym oknie integracji z kalendarzem Outlook włącz opcję Synchronizacja kalendarza .
   
   Spowoduje to uruchomienie synchronizacji kalendarza dla wszystkich podróżujących w Twojej organizacji. 

5. Po wykonaniu wszystkich powyższych kroków, opcja Połącz kalendarz Outlook pojawi się na stronie głównej Spotnana dla wszystkich pracowników. Poproś podróżujących, aby włączyli tę funkcję. 
   
   Każdy użytkownik zostanie automatycznie zalogowany do swojego konta Microsoft Outlook i otrzyma indywidualny token umożliwiający aktualizację kalendarza. Po wykonaniu tej czynności przez wszystkich użytkowników konfiguracja będzie zakończona.
   Uwaga: Jeśli podróżujący przypadkowo zamknie to powiadomienie, nadal może aktywować funkcję, przechodząc do swojego profilu w OBT Profil (Mój profil w menu pod ikoną z imieniem i nazwiskiem) i wybierając Twoje połączone aplikacje z menu po lewej stronie. Następnie należy wybrać Połącz kalendarz Outlook z kafelka Outlook . 

Jeśli podróżujący nie zaloguje się do OBT przez 90 dni, token kalendarza Microsoft Outlook wygaśnie. Jest to ustawienie bezpieczeństwa Microsoft i Spotnana nie ma na to wpływu. W takiej sytuacji podróżujący może ponownie autoryzować token, klikając Połącz kalendarz Outlook na stronie głównej OBT. Jeśli token nie zostanie odnowiony, Spotnana wróci do dołączania plików ICS do wiadomości z planem podróży.