Gebruikersprofielen uploaden

In deze instructie leest u hoe u de profielen van uw reizigers via een CSV-bestand in Spotnana kunt uploaden. 

• U bent verplicht om eerst uw juridische entiteiten te hebben aangemaakt of geüpload voordat u de profielen van uw reizigers toevoegt. Dit is nodig omdat elke gebruiker/reiziger aan een juridische entiteit gekoppeld moet zijn.
• Wilt u gebruikers (reizigers) koppelen aan kantoorlocaties? Zorg er dan voor dat u de kantoorlocaties heeft aangemaakt of geüpload voordat u de gebruikersprofielen toevoegt.

Deze handeling kan alleen worden uitgevoerd door leden van de Company Administrators of TMC Administrators groep.

1. Kies Programma in het hoofdmenu. TMC-beheerders kiezen daarna de optie Bedrijf. 
2. Klap het menu Personen aan de linkerkant uit.
3. Kies Gebruikers. De Gebruikers pagina wordt nu getoond. 
4. Kies CSV-upload in het menu Gebruiker toevoegen. Vervolgens verschijnt het CSV-bestand uploaden venster. 
5. Download het sjabloon via de sjabloon-link. Volg daarna de instructies op het scherm en raadpleeg de informatie hieronder.

Instructies voor het uploaden van gebruikersbestanden

Meer informatie over de velden in het CSV-bestand vindt u in het onderdeel HR-bestandsformaat van SFTP - Instructies voor HR-koppelingen.

• Ieder gebruikersprofiel dat u aanmaakt, moet gekoppeld zijn aan een rechtspersoon. Deze rechtspersonen moeten al aanwezig zijn in de Online Booking Tool (OBT) voordat u gebruikers uploadt. Het toevoegen van kantoren is optioneel. Als u echter in uw CSV-bestand een kantoor koppelt aan een gebruiker, moet dat kantoor al zijn aangemaakt in de OBT. De namen van rechtspersonen en kantoren in uw bestand moeten exact overeenkomen met de namen die al in de OBT staan.
• Als er nog geen gebruikers in de OBT staan voor uw organisatie, is het sjabloon leeg en kunt u direct beginnen met het toevoegen van rijen. 
• Als er al één of meer gebruikers voor uw organisatie in de OBT staan, dan bevat uw sjabloon deze gegevens. U kunt direct beginnen met het toevoegen, aanpassen of verwijderen van rijen, afhankelijk van wat nodig is.
  • Wilt u een gebruiker verwijderen? Zoek dan de betreffende rij op en stel het veld ACTION in op DELETE. Zodra u het bestand uploadt, wordt deze gebruiker uit de OBT verwijderd.
  • Wilt u gegevens van een gebruiker aanpassen? Zoek dan de juiste rij op, pas de gewenste gegevens aan en zet het veld ACTION op UPDATE. Na het uploaden van het bestand worden de wijzigingen in de OBT doorgevoerd.
  • Wilt u een nieuwe gebruiker toevoegen? Voeg dan een nieuwe rij toe en zet het veld ACTION op CREATE. Zodra u het bestand uploadt, wordt deze gebruiker aan de OBT toegevoegd. Let op: het personeelsnummer of e-mailadres moet uniek zijn en mag niet overeenkomen met een bestaande gebruiker.
• Pas de inhoud van de kolomkoppen (de bovenste rij die aangeeft waar elke kolom voor is) niet aan en verwijder deze ook niet.
• Verander de volgorde van de kolommen niet.
• Voeg geen extra kolommen toe.
• Zorg ervoor dat u voor elke rij alle verplichte kolommen invult. Verplichte kolommen zijn gemarkeerd met een sterretje (*). 
• Gebruik alleen letters en cijfers in uw waarden. Bij e-mailadressen mag u ook het “@”-teken gebruiken (myname234@companyname.com).
• Wijzig de standaardnaam (template.csv) van het CSV-bestand dat u uploadt, zodat de datum van uploaden erin staat. Zo kunt u later eenvoudiger eventuele problemen met de gegevens achterhalen.
• Verwijder eventuele spaties aan het einde van uw waarden. Er mogen geen spaties achter uw waarden staan.
• Als u gebruikmaakt van organisatie-specifieke gebruikersprofielvelden, zorg er dan voor dat uw CSV-bestand de juiste kolommen en waarden voor elke gebruiker bevat. 

Activiteitenoverzicht

In het Activiteitenoverzicht kunt u eerdere uploads van gegevens terugvinden. Hier ziet u een overzicht van alle uploads en kunt u sorteren op Geslaagd, Mislukt, In behandeling, Gedeeltelijk mislukt. Zo opent u het Activiteitenoverzicht:

1. Kies Programma in het hoofdmenu. TMC-beheerders kiezen daarna de optie  Bedrijf. 
2. Open het menu Personen aan de linkerkant. 
3. Kies Gebruikers. De Gebruikerspagina wordt nu getoond.
4. Wanneer de Gebruikers pagina zichtbaar is, klikt u rechtsboven op de knop Activiteitenoverzicht. Het paneel Activiteitenoverzicht wordt geopend. 
   • Wilt u filteren op de status van de upload, kies dan de gewenste waarde bij Status menu. 
   • Wilt u de details van een upload bekijken? Klik dan op het pijltje naar beneden aan de rechterkant om deze uit te klappen.