Gebruikersprofielen uploaden

In deze instructie leest u hoe u de profielen van uw reizigers via een CSV-bestand in Spotnana kunt uploaden. 

• U dient ervoor te zorgen dat u eerst de juridische entiteiten hebt aangemaakt of geüpload voordat u de profielen van uw reizigers toevoegt. Dit is noodzakelijk omdat elke gebruiker/reiziger gekoppeld moet zijn aan een juridische entiteit.
• Wilt u uw gebruikers (reizigers) koppelen aan kantoorlocaties? Zorg er dan voor dat u eerst de kantoorlocaties hebt aangemaakt of geüpload voordat u de gebruikersprofielen toevoegt.

Deze handeling kan alleen uitgevoerd worden door een beheerder.

1. Meld u aan bij de Spotnana Online Boekingsomgeving.
2. Kies Gebruikers in het Programma menu. De Reizigers pagina wordt nu weergegeven.
3. Klik op CSV-bestand uploaden. Het Gebruikersgegevens uploaden venster verschijnt.  
4. Download het sjabloon via de sjabloon link. Volg daarna de onderstaande instructies.

Instructies voor het uploaden van gebruikersgegevens

Voor een overzicht van de velden in het CSV-bestand, raadpleeg het onderdeel HR-bestandsformaat in SFTP - Instructies voor HR-koppelingen.

• Elk aangemaakt gebruikersprofiel moet gekoppeld zijn aan een bestaande juridische entiteit in de Online Boekingsomgeving (OBT). Kantoorlocaties zijn optioneel. Als u in het CSV-bestand een koppeling met een kantoor opgeeft, moet deze kantoorlocatie al in de OBT staan. De namen van juridische entiteiten en kantoren in uw bestand moeten exact overeenkomen met de benamingen in de OBT.
• Als er nog geen gebruikers in de OBT staan voor uw organisatie, is het sjabloon leeg en kunt u direct rijen toevoegen. 
• Staan er al gebruikers in de OBT voor uw organisatie? Dan bevat het sjabloon deze gegevens en kunt u rijen toevoegen, aanpassen of verwijderen waar nodig.
  • Wilt u een gebruiker verwijderen? Zoek dan de betreffende rij op en zet het veld ACTION op DELETE. Na het uploaden wordt deze gebruiker uit de OBT verwijderd.
  • Wilt u een gebruiker aanpassen? Zoek de juiste rij op, breng de gewenste wijzigingen aan en zet het veld ACTION op UPDATE. Na het uploaden wordt de gebruiker bijgewerkt in de OBT.
  • Wilt u een gebruiker toevoegen? Voeg dan een nieuwe rij toe en zet het veld ACTION op CREATE. Na het uploaden wordt de gebruiker toegevoegd aan de OBT. Het personeelsnummer of e-mailadres moet uniek zijn (mag niet overeenkomen met een bestaande gebruiker).
• Pas de kopregel (de bovenste rij met kolomnamen) niet aan en verwijder deze ook niet.
• Wijzig de volgorde van de kolommen niet.
• Voeg geen extra kolommen toe.
• Zorg ervoor dat u voor elke verplichte kolom (aangegeven met een sterretje *) een waarde invult in elke rij. 
• Gebruik alleen letters en cijfers in uw waarden. Voor e-mailadressen mag u ook het “@”-teken gebruiken (myname234@companyname.com).
• Geef het CSV-bestand dat u uploadt een andere naam dan ‘template.csv’ en voeg de datum van upload toe. Zo kunt u later makkelijker terugvinden wanneer het bestand is geüpload, bijvoorbeeld bij het oplossen van problemen.
• Verwijder eventuele spaties aan het einde van uw waarden. Er mogen geen lege spaties achter uw gegevens staan.
• Gebruikt u organisatie-specifieke gebruikersvelden? Zorg er dan voor dat uw CSV-bestand de juiste kolommen en waarden bevat voor elke gebruiker. 

Activiteitenoverzicht

In het Activiteitenoverzicht kunt u eerdere uploads van gebruikersgegevens bekijken. Hier ziet u een overzicht van alle uploads en kunt u sorteren op Succesvol, Mislukt, In behandeling, Gedeeltelijk mislukt. Zo opent u het Activiteitenoverzicht:

1. Kies Gebruikers in het Programma menu. 
2. Wanneer de Reizigers pagina verschijnt, klikt u op de knop Activiteitenoverzicht (links van de knop Downloaden ). Het Activiteitenoverzicht wordt nu geopend. 
3. Wilt u filteren op uploadstatus? Kies dan de gewenste status in het menu Status . 
4. Wilt u de details van een upload bekijken? Klik dan op het pijltje aan de rechterkant om deze uit te klappen.