ตั้งค่าการเชื่อมต่อโดยตรงกับ Outlook สำหรับการจองการเดินทาง

ท่านสามารถตั้งค่า Spotnana ให้ระบบเพิ่มรายการจองการเดินทางที่ท่านทำผ่านแพลตฟอร์มลงในปฏิทิน Outlook ของท่านโดยอัตโนมัติ ผู้เดินทางจะสามารถดูรายละเอียดการเดินทางที่กำลังจะมาถึง กำลังเดินทาง หรือเดินทางเสร็จแล้ว ได้โดยตรงในปฏิทิน Outlook โดยไม่ต้องนำเข้าไฟล์ ICS (ไฟล์ปฏิทิน) ด้วยตนเอง 

หากท่านไม่ได้เปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ Spotnana จะยังคงแนบไฟล์ ICS ไปกับอีเมลรายละเอียดการเดินทางทุกฉบับ ผู้เดินทางสามารถนำไฟล์ .ics เหล่านั้นไปเพิ่มในปฏิทินของตนเองได้ แต่หากมีการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดการเดินทาง ระบบจะสร้างไฟล์ ICS ใหม่ ซึ่งต้องนำเข้าอีกครั้ง

เปิดใช้งานการซิงค์ปฏิทิน Outlook อัตโนมัติ

หากต้องการเปิดใช้งานการซิงค์ข้อมูลการจองจาก Spotnana กับ Outlook สำหรับผู้เดินทางทุกท่านในองค์กร กรุณาทำตามขั้นตอนดังนี้

1. แจ้งผู้ดูแลระบบ Microsoft Entra (ฝ่าย IT ขององค์กร) ให้ดำเนินการอนุมัติ Spotnana Outlook Integration แอปพลิเคชัน โดยท่านต้องส่ง ลิงก์สำหรับเชื่อมต่อปฏิทิน Outlook ให้กับผู้ดูแลระบบ โดยมีวิธีดังนี้ 

   • เข้าสู่ระบบ Online Booking Tool (OBT)  

   • เลือกเมนู บริษัท (Company) จากเมนู โปรแกรม (Program) menu. 

   • จากนั้นเลือก การเชื่อมต่อ (Integrations) จากเมนู การตั้งค่า (Configuration) ทางด้านซ้าย ระบบจะแสดงหน้า การเชื่อมต่อ (Integrations) page will be displayed. 

   • เลือกแท็บ ปฏิทิน (Calendar) tab. 

   • คลิกที่ จัดการ (Manage) ในแถว Outlook calendar integration row. The ระบบจะแสดงหน้าต่าง Outlook calendar integration 

   • คัดลอก URL ที่แสดงในช่อง ใช้ลิงก์ด้านล่างเพื่ออนุมัติการเข้าถึง แล้วส่งให้กับผู้ดูแลระบบ Microsoft Entra ของท่าน 
     
     หมายเหตุ: URL นี้จะช่วยให้ผู้ดูแลระบบ Microsoft Entra ของท่านสามารถอนุมัติแอป Spotnana Outlook Integration กรุณาแจ้งให้ผู้ดูแลระบบเลือกตัวเลือก ให้ความยินยอมในนามขององค์กร (Consent on behalf of your organization) option. 

2. จากนั้นผู้ดูแลระบบ Microsoft Entra จะใช้ลิงก์ที่ท่านส่งให้เพื่ออนุมัติ Spotnana Outlook Integration โดยต้องเลือกตัวเลือก ให้ความยินยอมในนามขององค์กร (Consent on behalf of your organization) และคลิกที่ ยอมรับ (Accept). 

3. เมื่อผู้ดูแลระบบ Microsoft Entra ยืนยันว่าดำเนินการขั้นตอนนี้เรียบร้อยแล้ว ท่านจะต้อง 

   • กลับไปที่หน้าเดิมใน OBT ตามขั้นตอนแรก

   • เมื่อหน้าต่าง Outlook calendar integration แสดงขึ้นมา ให้เลือก เชื่อมต่อปฏิทิน Outlook (Connect Outlook calendar) 
     
     ขั้นตอนนี้จะเป็นการตรวจสอบว่าแอป Spotnana Outlook Integration ได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแลระบบ Microsoft Entra แล้ว และเชื่อมต่อระบบ Spotnana กับ ปฏิทิน Outlook ส่วนบุคคลของท่าน Outlook calendar. 

4. จากนั้น ในหน้าต่าง Outlook calendar integration ให้เปิดใช้งานตัวเลือก ซิงค์ปฏิทิน (Calendar sync) option.
   
   การตั้งค่านี้จะเปิดให้ผู้เดินทางทุกท่านในองค์กรสามารถซิงค์ปฏิทินได้ 

5. หลังจากดำเนินการครบทุกขั้นตอนแล้ว ตัวเลือก เชื่อมต่อปฏิทิน Outlook (Connect Outlook calendar) จะปรากฏที่หน้าแรกของ Spotnana สำหรับผู้เดินทางทุกท่านในบริษัท กรุณาแจ้งให้ผู้เดินทางเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ 
   
   ระบบจะเข้าสู่บัญชี Microsoft Outlook ของแต่ละผู้ใช้โดยอัตโนมัติ และสร้างโทเคนเฉพาะบุคคลเพื่ออนุมัติการอัปเดตปฏิทิน เมื่อทุกคนดำเนินการเสร็จสิ้น ถือว่าการตั้งค่าสำเร็จสมบูรณ์
   หมายเหตุ: หากผู้เดินทางปิดหน้าต่างแจ้งเตือนนี้โดยไม่ได้ตั้งใจ ยังสามารถเปิดใช้งานฟีเจอร์ได้เอง โดยเข้าไปที่หน้า โปรไฟล์ (Profile) (เมนูโปรไฟล์ของฉัน (My Profile) ในเมนูใต้ไอคอนชื่อของตนเอง) แล้วเลือก แอปที่เชื่อมต่อของคุณ (Your connected apps) จากเมนูทางด้านซ้าย จากนั้นเลือก เชื่อมต่อปฏิทิน Outlook (Connect Outlook calendar) จาก แถบ Outlook tile. 

หากผู้เดินทางไม่ได้เข้าสู่ระบบ OBT เกิน 90 วัน โทเคนปฏิทิน Microsoft Outlook จะหมดอายุ ซึ่งเป็นข้อกำหนดด้านความปลอดภัยของ Microsoft ไม่ใช่การตั้งค่าของ Spotnana หากเกิดกรณีนี้ ผู้เดินทางสามารถกด เชื่อมต่อปฏิทิน Outlook (Connect Outlook calendar) ที่หน้าแรกของ OBT เพื่ออนุมัติโทเคนใหม่ หากไม่ได้ดำเนินการ Spotnana จะกลับไปแนบไฟล์ ICS กับอีเมลรายละเอียดการเดินทางตามเดิม