Configura l’integrazione diretta con Outlook per le prenotazioni di viaggio

Spotnana ti permette di impostare il sistema in modo che aggiunga automaticamente dei promemoria nel calendario Outlook per ogni prenotazione effettuata sulla piattaforma. In questo modo, i tuoi viaggiatori potranno vedere in modo semplice e immediato tutte le prenotazioni di viaggio future, attuali e passate direttamente nel loro calendario Outlook, senza dover importare manualmente file ICS. 

Se non attivi questa funzione, Spotnana continuerà comunque ad allegare i file ICS a tutte le email con l’itinerario. I viaggiatori potranno quindi importare questi file .ics per sincronizzare le prenotazioni con il proprio calendario. Tuttavia, ogni modifica alle prenotazioni genererà nuovi file ICS che dovranno essere importati nuovamente.

Attiva la sincronizzazione automatica con il calendario Outlook

Per attivare la sincronizzazione automatica delle prenotazioni Spotnana con Outlook per tutti i viaggiatori della tua azienda, segui questi passaggi:

1. Rivolgiti all’amministratore Microsoft Entra (nel reparto IT) per autorizzare l’ app Spotnana Outlook Integration . Per permettergli di procedere, dovrai condividere il collegamento per l’integrazione del calendario Outlook con l’amministratore. Per farlo: 

   • Accedi allo Strumento di Prenotazione Online (OBT).  

   • Seleziona Azienda dal menu Programma . 

   • Quindi seleziona Integrazioni dal menu Configurazione a sinistra. Verrà visualizzata la pagina Integrazioni . 

   • Seleziona la scheda Calendario . 

   • Fai clic su Gestisci nella riga integrazione calendario Outlook . Si aprirà la finestra di dialogo integrazione calendario Outlook . 

   • Copia l’URL visualizzato nel campo Utilizza il link qui sotto per approvare l’accesso (come mostrato sotto) e fornisci questo collegamento all’amministratore Microsoft Entra. 
     
     Nota: Questo URL permette all’amministratore Microsoft Entra di approvare l’ app Spotnana Outlook Integration . Ricorda di indicare all’amministratore di selezionare l’opzione Consenti per conto dell’organizzazione . 

2. A questo punto, l’amministratore Microsoft Entra utilizzerà il link che gli hai fornito per approvare l’ app Spotnana Outlook Integration . Deve assicurarsi di selezionare l’opzione Consenti per conto dell’organizzazione e cliccare su Accetta. 

3. Dopo che l’amministratore Microsoft Entra ti ha confermato di aver completato questo passaggio, dovrai: 

   • Tornare sulla stessa pagina dell’OBT utilizzata nel primo passaggio.

   • Quando compare la finestra di dialogo integrazione calendario Outlook , seleziona Collega calendario Outlook. 
     
     Questo passaggio serve a verificare che l’ app Spotnana Outlook Integration sia stata effettivamente approvata dal tuo amministratore Microsoft Entra e collega il sistema Spotnana al tuo calendario Outlook personale. 

4. Successivamente, sempre dalla stessa finestra di dialogo integrazione calendario Outlook , attiva l’opzione Sincronizzazione calendario .
   
   In questo modo, la sincronizzazione del calendario sarà attiva per tutti i viaggiatori della tua organizzazione. 

5. Una volta completati tutti questi passaggi, l’opzione Collega calendario Outlook comparirà nella pagina principale di Spotnana per tutti i viaggiatori della tua azienda. Ricorda di informare i tuoi viaggiatori di attivare questa opzione. 
   
   Questo farà sì che ogni utente venga autenticato automaticamente nel proprio account Microsoft Outlook e venga generato un token personale che autorizza l’aggiornamento del calendario. Quando tutti avranno completato questa operazione, la configurazione sarà conclusa.
   Nota: Se un viaggiatore chiude per errore questa richiesta, può comunque attivare la funzione accedendo alla pagina Profilo (La mia scheda personale nel menu sotto l’icona con il proprio nome) e selezionando App collegate dal menu a sinistra. Poi dovrà selezionare Collega calendario Outlook dalla scheda Outlook . 

Se un viaggiatore non accede all’OBT per 90 giorni, il token del calendario Microsoft Outlook scadrà. Si tratta di una misura di sicurezza Microsoft e non dipende da Spotnana. In questo caso, il viaggiatore potrà riattivare il token cliccando su Collega calendario Outlook nella pagina principale dell’OBT. Se il viaggiatore non rinnova il token Microsoft Outlook dopo la scadenza, Spotnana tornerà ad allegare i file ICS alle email di itinerario per le prenotazioni di viaggio.