Richten Sie die direkte Integration mit Outlook für Reisebuchungen ein

Mit Spotnana können Sie das System so konfigurieren, dass für alle Buchungen auf der Plattform automatisch Platzhalter in Ihrem Outlook-Kalender angelegt werden. So behalten Ihre Reisenden ihre bevorstehenden, aktuellen und vergangenen Reisen ganz bequem direkt im Outlook-Kalender im Blick – ganz ohne den manuellen Import einer ICS-Datei. 

Sollten Sie diese Funktion nicht aktivieren, fügt Spotnana weiterhin allen Reiseplan-E-Mails ICS-Dateien an. Ihre Reisenden können diese .ics-Dateien dann manuell importieren, um die Buchungen mit ihrem Kalender zu synchronisieren. Bei Änderungen an einer Reisebuchung wird allerdings eine neue ICS-Datei erstellt, die erneut importiert werden muss.

Automatische Synchronisierung mit dem Outlook-Kalender aktivieren

Um die automatische Synchronisierung von Spotnana-Buchungen mit Outlook für alle Reisenden in Ihrem Unternehmen zu ermöglichen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Bitten Sie Ihre Microsoft Entra-Administratorin bzw. Ihren Administrator (in Ihrer IT-Abteilung), die Spotnana Outlook Integration App zu autorisieren. Dafür müssen Sie der Administratorin bzw. dem Administrator den Outlook-Kalender-Integrations Link bereitstellen. So gehen Sie vor: 

   • Melden Sie sich im Online Booking Tool (OBT) an.  

   • Wählen Sie Unternehmen im Programm Menü aus. 

   • Gehen Sie anschließend zu Integrationen im Konfigurations Menü auf der linken Seite. Die Integrationen Seite wird angezeigt. 

   • Wählen Sie den Reiter Kalender aus. 

   • Klicken Sie auf Verwalten in der Zeile für die Outlook-Kalender-Integration . Das Outlook-Kalender-Integrations Dialogfeld wird angezeigt. 

   • Kopieren Sie die im Feld Mit folgendem Link Zugriff genehmigen angezeigte URL (siehe unten) und geben Sie diese an Ihre Microsoft Entra-Administratorin bzw. Ihren Administrator weiter. 
     
     Hinweis: Mit dieser URL kann Ihre Microsoft Entra-Administratorin bzw. Ihr Administrator die Spotnana Outlook Integration App genehmigen. Weisen Sie die Administratorin bzw. den Administrator darauf hin, die Option Zustimmung im Namen Ihrer Organisation auszuwählen. 

2. Die Microsoft Entra-Administratorin bzw. der Administrator nutzt dann den bereitgestellten Link, um die Spotnana Outlook Integration App zu genehmigen. Dabei sollte die Option Zustimmung im Namen Ihrer Organisation ausgewählt und anschließend auf Akzeptierengeklickt werden. 

3. Sobald Ihre Microsoft Entra-Administratorin bzw. Ihr Administrator bestätigt hat, dass dieser Schritt abgeschlossen ist, gehen Sie bitte wie folgt vor: 

   • Öffnen Sie erneut die im ersten Schritt genutzte Seite im OBT.

   • Wenn das Outlook-Kalender-Integrations Dialogfeld angezeigt wird, wählen Sie Outlook-Kalender verbinden. 
     
     Damit wird überprüft, ob die Spotnana Outlook Integration App von Ihrer Microsoft Entra-Administratorin bzw. Ihrem Administrator genehmigt wurde und das Spotnana-System mit Ihrem persönlichen Outlook-Kalender verbunden ist. 

4. Anschließend können Sie im selben Outlook-Kalender-Integrations Dialogfeld die Option Kalendersynchronisierung aktivieren.
   
   Dadurch wird die Kalendersynchronisierung für alle Reisenden Ihres Unternehmens freigeschaltet. 

5. Sobald alle Schritte abgeschlossen sind, erscheint die Option Outlook-Kalender verbinden auf der Spotnana-Startseite für alle Reisenden Ihres Unternehmens. Bitte weisen Sie Ihre Reisenden darauf hin, diese Option zu aktivieren. 
   
   Damit werden die Nutzer automatisch in ihrem Microsoft Outlook-Konto angemeldet und es wird ein nutzerspezifischer Token erstellt, der Kalenderaktualisierungen autorisiert. Sobald dies für alle Nutzer erledigt ist, ist die Einrichtung abgeschlossen.
   Hinweis: Sollte ein Reisender diese Aufforderung versehentlich schließen, kann die Funktion jederzeit über die OBT Profil Seite (Mein Profil im Menü unter dem Symbol mit dem eigenen Namen) nachträglich aktiviert werden, indem die Option Verbundene Apps im Menü auf der linken Seite ausgewählt wird. Dort kann dann Outlook-Kalender verbinden bei der Outlook Kachel ausgewählt werden. 

Wenn sich ein Reisender 90 Tage lang nicht im OBT anmeldet, läuft der Microsoft Outlook-Kalender-Token ab. Dies ist eine Sicherheitseinstellung von Microsoft und kann von Spotnana nicht beeinflusst werden. In diesem Fall kann der Reisende den Token durch einen Klick auf Outlook-Kalender verbinden auf der OBT-Startseite erneut autorisieren. Erfolgt keine Verlängerung des Tokens, sendet Spotnana für Reisebuchungen wieder ICS-Dateien als Anhang in den Reiseplan-E-Mails.