Настройване на директна интеграция с Outlook за резервации на пътувания

Spotnana ви дава възможност да конфигурирате системата така, че автоматично да добавя напомняния за всички резервации, направени през платформата, директно във вашия календар в Outlook. Така пътуващите лесно ще виждат предстоящите, текущите и миналите си резервации направо в календара си в Outlook, без да е необходимо ръчно да импортират ICS (календарен) файл. 

Ако не активирате тази функция, Spotnana ще продължи да прикачва ICS файлове към всички имейли с маршрут. Пътуващите ще могат да импортират тези .ics файлове, за да синхронизират резервациите си с календара. При всяка промяна по резервацията ще се генерира нов ICS файл, който трябва да бъде повторно импортиран.

Активиране на автоматична синхронизация с календар в Outlook

За да включите автоматичната синхронизация на резервациите от Spotnana с Outlook за всички пътуващи във вашата организация, следвайте тези стъпки:

1. Помолете администратора на Microsoft Entra (от вашия ИТ отдел) да одобри Spotnana Outlook Integration приложението. За да може да го направи, трябва да споделите линка за интеграция с календара на Outlook с администратора. За целта: 

   • Влезте в Онлайн инструмента за резервации (OBT).  

   • Изберете Компания от менюто Програма . 

   • След това изберете Интеграции от менюто Конфигурация вляво. Ще се отвори страницата Интеграции . 

   • Изберете раздела Календар . 

   • Натиснете Управление в реда за интеграция с календара на Outlook . Ще се появи прозорецът за интеграция с календара на Outlook . 

   • Копирайте URL адреса, който се показва в полето Използвайте следния линк, за да одобрите достъпа (виждате по-долу) и го предоставете на администратора на Microsoft Entra. 
     
     Забележка: Този URL ще позволи на администратора на Microsoft Entra да одобри Spotnana Outlook Integration приложението. Уверете се, че сте инструктирали администратора да избере опцията Съгласие от името на вашата организация . 

2. След това администраторът на Microsoft Entra използва предоставения от вас линк, за да одобри Spotnana Outlook Integration приложението. Той трябва да избере опцията Съгласие от името на вашата организация и да натисне Приемам. 

3. След като администраторът на Microsoft Entra потвърди, че тази стъпка е изпълнена, трябва да: 

   • Отидете отново на същата страница в OBT, използвана в стъпка 1.

   • Когато се появи прозорецът за интеграция с календара на Outlook , изберете Свържете календар в Outlook. 
     
     Това потвърждава, че Spotnana Outlook Integration приложението е одобрено от администратора на Microsoft Entra и свързва системата Spotnana с вашия личен календар в Outlook. 

4. След това, от същия прозорец за интеграция с календара на Outlook , активирайте опцията Синхронизиране на календар .
   
   Така ще активирате синхронизацията на календара за всички пътуващи във вашата организация. 

5. След като изпълните всички тези стъпки, опцията Свържете календар в Outlook ще се появи на началната страница на Spotnana за всички служители във вашата фирма. Моля, уведомете пътуващите да активират тази опция. 
   
   Това автоматично ще влезе всеки потребител в неговия акаунт в Microsoft Outlook и ще създаде индивидуален токен, с който се разрешават актуализациите в календара. След като всички потребители изпълнят тази стъпка, настройката е завършена.
   Забележка: Ако някой пътуващ случайно затвори този прозорец, той може да активира функцията по-късно, като влезе в OBT Профил страницата (Моят профил от менюто под иконката с името си) и избере Свързани приложения от менюто вляво. След това трябва да избере Свържете календар в Outlook от плочката Outlook . 

Ако пътуващият не е влизал в OBT повече от 90 дни, токенът за календара на Microsoft Outlook ще изтече. Това е мярка за сигурност от страна на Microsoft и не може да се контролира от Spotnana. В такъв случай пътуващият може да активира токена отново, като натисне Свържете календар в Outlook на началната страница на OBT. Ако токенът не бъде подновен след изтичането му, Spotnana ще започне отново да прикачва ICS файлове към имейлите с маршрут за резервациите.