Konfigurasi integrasi langsung dengan Outlook untuk pemesanan perjalanan

Spotnana memungkinkan Anda mengatur sistem agar secara otomatis menambahkan penanda ke kalender Outlook Anda setiap kali melakukan pemesanan di platform ini. Dengan demikian, para pelancong dapat dengan mudah melihat jadwal perjalanan yang akan datang, sedang berlangsung, maupun yang sudah lewat langsung di kalender Outlook mereka, tanpa perlu mengimpor file ICS (Kalender) secara manual. 

Jika fitur ini tidak diaktifkan, Spotnana tetap akan melampirkan file ICS pada setiap surel rencana perjalanan. Pelancong masih dapat mengimpor file .ics tersebut agar jadwal perjalanan masuk ke kalender mereka. Namun, setiap perubahan pada pemesanan perjalanan akan menghasilkan file ICS baru yang perlu diimpor ulang.

Aktifkan sinkronisasi otomatis dengan Kalender Outlook

Untuk mengaktifkan sinkronisasi otomatis pemesanan Spotnana dengan Outlook bagi seluruh pelancong di organisasi Anda, silakan ikuti langkah-langkah berikut:

1. Mintalah administrator Microsoft Entra (biasanya dari bagian TI) di perusahaan Anda untuk memberikan otorisasi pada Aplikasi Spotnana Outlook Integration . Agar mereka dapat melakukannya, Anda perlu membagikan tautan integrasi kalender Outlook kepada administrator. Berikut caranya: 

   • Masuk ke Online Booking Tool (OBT).  

   • Pilih Perusahaan dari menu Program . 

   • Kemudian pilih Integrasi dari menu Konfigurasi di sebelah kiri. Halaman Integrasi akan ditampilkan. 

   • Pilih tab Kalender . 

   • Klik Kelola pada baris integrasi kalender Outlook . Dialog integrasi kalender Outlook akan muncul. 

   • Salin URL yang tertera pada kolom Gunakan tautan berikut untuk menyetujui akses (seperti di bawah ini) dan berikan kepada administrator Microsoft Entra Anda. 
     
     Catatan: Tautan ini memungkinkan administrator Microsoft Entra Anda untuk menyetujui aplikasi Spotnana Outlook Integration . Pastikan Anda menginstruksikan administrator Microsoft Entra untuk memilih opsi Persetujuan atas nama organisasi Anda . 

2. Setelah itu, administrator Microsoft Entra Anda akan menggunakan tautan yang telah Anda berikan untuk menyetujui aplikasi Spotnana Outlook Integration . Pastikan mereka memilih opsi Persetujuan atas nama organisasi Anda dan klik Terima. 

3. Setelah administrator Microsoft Entra Anda mengonfirmasi bahwa langkah ini sudah selesai, Anda perlu: 

   • Kembali ke halaman yang sama di OBT seperti pada langkah 1.

   • Ketika dialog integrasi kalender Outlook ditampilkan, pilih Hubungkan kalender Outlook. 
     
     Langkah ini akan memverifikasi bahwa aplikasi Spotnana Outlook Integration telah disetujui oleh administrator Microsoft Entra Anda dan menghubungkan sistem Spotnana ke kalender Outlook pribadi Anda. 

4. Selanjutnya, dari dialog yang sama integrasi kalender Outlook , aktifkan opsi Sinkronisasi kalender .
   
   Opsi sinkronisasi kalender ini akan aktif untuk seluruh pelancong di organisasi Anda. 

5. Setelah semua langkah ini selesai, opsi Hubungkan kalender Outlook akan muncul di halaman utama Spotnana untuk semua pelancong di perusahaan Anda. Mohon arahkan para pelancong untuk mengaktifkan opsi ini. 
   
   Setelah itu, setiap pengguna akan secara otomatis masuk ke akun Microsoft Outlook mereka dan mendapatkan token khusus yang memberikan izin pembaruan kalender. Jika semua pengguna sudah menyelesaikan langkah ini, proses pengaturan selesai.
   Catatan: Jika pelancong secara tidak sengaja menutup pemberitahuan ini, mereka tetap dapat mengaktifkan fitur tersebut dengan membuka halaman Profil di OBT (Menu Profil Saya di menu di bawah ikon nama mereka) lalu memilih Aplikasi yang terhubung dari menu di sebelah kiri. Setelah itu, pilih Hubungkan kalender Outlook pada bagian Outlook . 

Jika pelancong tidak masuk ke OBT selama 90 hari, token kalender Microsoft Outlook akan kedaluwarsa. Ini merupakan pengaturan keamanan dari Microsoft dan tidak dapat diubah oleh Spotnana. Jika hal ini terjadi, pelancong dapat mengaktifkan ulang token dengan mengklik Hubungkan kalender Outlook di halaman utama OBT. Jika pelancong tidak memperbarui token Microsoft Outlook setelah masa berlaku habis, Spotnana akan kembali melampirkan file ICS pada email rencana perjalanan untuk pemesanan berikutnya.