設定與 Outlook 直接整合，方便管理差旅行程

Spotnana 可以讓你設定系統，讓你在平台上預訂行程時，自動把行程暫存加到你的 Outlook 行事曆。這樣旅客就能直接在 Outlook 行事曆裡，輕鬆查看即將到來、目前進行中，以及過去的所有差旅行程，不需要再手動匯入 ICS 檔案。 

如果你沒有啟用這個功能，Spotnana 還是會在每封行程確認信件中附上 ICS 檔案。旅客可以自行匯入這些 .ics 檔案，把行程同步到自己的行事曆。不過，如果行程有變動，系統會產生新的 ICS 檔案，旅客就需要重新匯入最新的檔案。

啟用與 Outlook 行事曆的自動同步功能

如果想讓公司內所有旅客的 Spotnana 行程都能自動同步到 Outlook，請依照以下步驟操作：

1. 請你們 IT 部門的 Microsoft Entra 管理員協助授權 Spotnana Outlook Integration 應用程式。你需要把 Outlook 行事曆整合 的連結提供給管理員。操作方式如下： 

   • 登入 線上訂票系統 (OBT)。  

   • 選擇 公司 ，然後在 方案 選單中找到。 

   • 接著選擇 整合管理 ，在左側的 設定 選單裡。這時會顯示 整合管理 頁面。 

   • 請點選 行事曆 分頁。 

   • 在 管理 這一欄找到 Outlook 行事曆整合 。 Outlook 行事曆整合 對話視窗會跳出。 

   • 將「 請用以下連結授權存取 」欄位中顯示的網址複製下來，提供給你們的 Microsoft Entra 管理員。 
     
     提醒： 這個網址可以讓 Microsoft Entra 管理員授權 Spotnana Outlook Integration 應用程式。請記得提醒管理員要勾選 「代表貴組織同意」 這個選項。 

2. 你的 Microsoft Entra 管理員會用你提供的連結，完成 Spotnana Outlook Integration 應用程式的授權。請務必提醒他們要勾選 「代表貴組織同意」 ，然後點選 接受。 

3. 當 Microsoft Entra 管理員確認這個步驟已經完成後，你還需要： 

   • 回到 OBT 裡剛才操作的同一頁面。

   • 當你看到 Outlook 行事曆整合 的對話視窗時，請點選 連接 Outlook 行事曆。 
     
     這個步驟會驗證 Spotnana Outlook Integration 應用程式已經獲得 Microsoft Entra 管理員授權，並且把 Spotnana 系統連接到你的 個人 Outlook 行事曆。 

4. 接下來，在同一個 Outlook 行事曆整合 對話視窗中，請開啟 行事曆同步 功能。
   
   這樣公司內所有旅客都能啟用行事曆自動同步。 

5. 完成以上每個步驟後， 連接 Outlook 行事曆 的選項就會出現在 Spotnana 首頁，讓所有同仁都可以自行啟用。請記得通知大家要開啟這個功能。 
   
   這樣每位使用者都會自動登入自己的 Microsoft Outlook 帳號，並產生專屬的授權憑證，讓行事曆可以自動更新。等所有人都完成這個步驟後，整個設定流程就完成了。
   提醒： 如果旅客不小心關掉這個提示，也可以隨時到 OBT 的 個人資料 頁面（我的個人資料 ，在名字圖示下方的選單裡）點選 你的已連結應用程式 ，然後找到左側選單。接著選擇 連接 Outlook 行事曆 ，在 Outlook 這個區塊裡。 

如果旅客 90 天沒有登入 OBT，Microsoft Outlook 行事曆的授權憑證就會過期。這是 Microsoft 的安全設定，Spotnana 無法變更。如果遇到這種情況，旅客只要在 OBT 首頁點選 連接 Outlook 行事曆 ，就能重新授權。如果過期後沒有重新授權，Spotnana 會自動改回用行程確認信件附上 ICS 檔案的方式來通知行程。