Nastavení přímé integrace s Outlookem pro rezervace služebních cest

Spotnana umožňuje nastavit automatické přidávání záznamů o vašich rezervacích přímo do kalendáře Outlook. Díky tomu mají cestující přehled o nadcházejících, probíhajících i minulých cestách přímo ve svém Outlook kalendáři – bez nutnosti ručně importovat ICS soubory. 

Pokud tuto funkci neaktivujete, Spotnana bude i nadále přikládat ICS soubory ke všem e-mailům s itinerářem. Cestující si pak mohou tyto .ics soubory sami importovat do svého kalendáře. Pokud ale dojde ke změně rezervace, vygeneruje se nový ICS soubor, který je potřeba znovu naimportovat.

Zapnutí automatické synchronizace s kalendářem Outlook

Chcete-li automaticky synchronizovat rezervace ze Spotnana do Outlooku všem cestujícím ve vaší organizaci, postupujte podle následujících kroků:

1. Požádejte správce Microsoft Entra (obvykle z IT oddělení), aby schválil aplikaci Spotnana Outlook Integration . Pro schválení je potřeba správci předat odkaz na integraci kalendáře Outlook. Jak na to: 

   • Přihlaste se do Online Booking Tool (OBT).  

   • Zvolte Společnost v nabídce Program . 

   • Poté vyberte Integrace v nabídce Nastavení na levé straně. Zobrazí se stránka Integrace. 

   • Vyberte záložku Kalendář . 

   • Klikněte na Spravovat u řádku integrace kalendáře Outlook . Zobrazí se okno integrace kalendáře Outlook. 

   • Zkopírujte URL uvedenou v poli Použijte níže uvedený odkaz pro schválení přístupu (viz níže) a předávejte jej správci Microsoft Entra. 
     
     Poznámka: Tento odkaz umožní správci Microsoft Entra schválit aplikaci Spotnana Outlook Integration . Ujistěte se, že správce zaškrtne volbu Souhlas za celou organizaci . 

2. Váš správce Microsoft Entra poté použije tento odkaz ke schválení aplikace Spotnana Outlook Integration a při schválení zvolí možnost Souhlas za celou organizaci a klikne na Přijmout. 

3. Jakmile správce Microsoft Entra potvrdí, že tento krok byl dokončen, pokračujte následovně: 

   • Přejděte zpět na stejnou stránku v OBT jako v kroku 1.

   • Když se zobrazí okno integrace kalendáře Outlook , zvolte možnost Připojit kalendář Outlook. 
     
     Tím ověříte, že aplikace Spotnana Outlook Integration byla vaším správcem Microsoft Entra schválena a propojí systém Spotnana s vaším osobním Outlook kalendářem. 

4. Následně ve stejném okně integrace kalendáře Outlook aktivujte možnost Synchronizace kalendáře .
   
   Tím povolíte synchronizaci kalendáře všem cestujícím ve vaší společnosti. 

5. Po dokončení všech těchto kroků se možnost Připojit kalendář Outlook zobrazí na úvodní stránce Spotnana všem cestujícím ve vaší firmě. Požádejte cestující, aby tuto možnost zapnuli. 
   
   Každý uživatel se tím automaticky přihlásí ke svému účtu Microsoft Outlook a systém vygeneruje jedinečný token, který umožní aktualizace kalendáře. Jakmile to provedou všichni uživatelé, je nastavení hotové.
   Poznámka: Pokud cestující omylem tuto výzvu zavře, může funkci kdykoli znovu aktivovat ve svém OBT Profilu (sekceMůj profil v menu pod ikonou se svým jménem) a výběrem možnosti Vaše propojené aplikace v levém menu. Poté zvolí Připojit kalendář Outlook na dlaždici Outlook . 

Pokud se cestující nepřihlásí do OBT po dobu 90 dnů, token pro propojení kalendáře Outlook vyprší. Jedná se o bezpečnostní nastavení Microsoftu, které Spotnana nemůže ovlivnit. V takovém případě může cestující znovu povolit token kliknutím na Připojit kalendář Outlook na úvodní stránce OBT. Pokud cestující token neobnoví, Spotnana opět začne přikládat ICS soubory k e-mailům s itinerářem.