Ställ in direktintegration med Outlook för resebokningar

Med Spotnana kan du ställa in systemet så att alla bokningar du gör automatiskt läggs in som platshållare i din Outlook-kalender. På så sätt får resenärerna en tydlig översikt över kommande, pågående och tidigare resor direkt i Outlook, utan att behöva importera någon ICS-fil. 

Om du väljer att inte aktivera denna funktion kommer Spotnana ändå fortsätta bifoga ICS-filer till alla e-postmeddelanden med resplaner. Resenärerna kan då importera dessa .ics-filer för att synkronisera sina bokningar med sin kalender. Tänk dock på att vid ändringar i bokningen skapas nya ICS-filer som måste importeras på nytt.

Aktivera automatisk synkronisering med Outlook-kalender

Följ stegen nedan för att aktivera automatisk synkronisering av Spotnana-bokningar med Outlook för alla resenärer i din organisation:

1. Be din Microsoft Entra-administratör (vanligtvis IT-avdelningen) att godkänna Spotnana Outlook Integration appen. För att de ska kunna göra detta behöver du dela länken för Outlook-kalenderintegration med administratören. Gör så här: 

   • Logga in i Online Booking Tool (OBT).  

   • Välj Företag i Program menyn. 

   • Välj sedan Integrationer i menyn Konfiguration på vänster sida. Då visas sidan Integrationer.   

   • Välj fliken Kalender.   

   • Klicka på Hantera i raden för Outlook-kalenderintegration. Då öppnas dialogrutan för Outlook-kalenderintegration.   

   • Kopiera webbadressen som visas i fältet Använd länken nedan för att godkänna åtkomst (se nedan) och ge den till din Microsoft Entra-administratör. 
     
     Observera: Den här länken gör det möjligt för din Microsoft Entra-administratör att godkänna Spotnana Outlook Integration appen. Be administratören att välja alternativet Ge samtycke för hela organisationen . 

2. Därefter använder din Microsoft Entra-administratör länken du skickat för att godkänna Spotnana Outlook Integration appen. Administratören ska se till att välja alternativet Ge samtycke för hela organisationen och klicka på Acceptera. 

3. När din Microsoft Entra-administratör har bekräftat att detta är klart behöver du: 

   • Gå tillbaka till samma sida i OBT som i steg 1.

   • När dialogrutan för Outlook-kalenderintegration visas, välj Anslut Outlook-kalender. 
     
     Detta bekräftar att Spotnana Outlook Integration appen har godkänts av din Microsoft Entra-administratör och kopplar samman Spotnana med din personliga Outlook-kalender. 

4. Gå sedan, från samma dialogruta för Outlook-kalenderintegration, och aktivera alternativet Kalendersynkronisering. 
   
   Nu är kalendersynkronisering aktiverad för alla resenärer i organisationen. 

5. När du har slutfört alla dessa steg kommer alternativet Anslut Outlook-kalender att synas på Spotnanas startsida för alla resenärer i företaget. Be resenärerna att aktivera detta. 
   
   Varje användare loggas då automatiskt in på sitt Microsoft Outlook-konto och får en personlig token som ger tillåtelse att uppdatera kalendern. När detta är klart för alla användare är inställningen färdig.
   Observera: Om en resenär råkar stänga denna uppmaning kan funktionen ändå aktiveras genom att gå till OBT:s Profil sida (Min profil i menyn under ikonen med deras namn) och välja Dina anslutna appar i menyn till vänster. Därefter väljer resenären Anslut Outlook-kalender på Outlook rutan. 

Om en resenär inte har loggat in i OBT på 90 dagar kommer token för Microsoft Outlook-kalendern att gå ut. Detta är en säkerhetsinställning från Microsoft och inget Spotnana kan påverka. Om detta händer kan resenären återskapa token genom att klicka på Anslut Outlook-kalender på OBT:s startsida. Om resenären inte förnyar Microsoft Outlook-token efter att den gått ut, kommer Spotnana automatiskt att bifoga ICS-filer till e-postmeddelanden med resplaner.