Configura la integració directa amb Outlook per a les reserves de viatges

Spotnana et permet configurar el sistema perquè s’afegeixin automàticament anotacions al teu calendari d’Outlook per a totes les reserves que facis a la plataforma. Així, els viatgers poden consultar fàcilment les reserves de viatges pròximes, actuals i passades directament al calendari d’Outlook, sense haver d’importar fitxers ICS manualment. 

Si no actives aquesta funcionalitat, Spotnana continuarà adjuntant fitxers ICS a tots els correus electrònics amb l’itinerari. Els viatgers podran importar aquests fitxers .ics per sincronitzar les reserves amb el seu calendari. Tingues en compte, però, que qualsevol canvi a les reserves generarà nous fitxers ICS que caldrà tornar a importar.

Activa la sincronització automàtica amb el calendari d’Outlook

Per activar la sincronització automàtica de les reserves de Spotnana amb Outlook per a tots els viatgers de la teva organització, segueix aquests passos:

1. Demana a l’administrador de Microsoft Entra (normalment del departament d’informàtica) que autoritzi la Spotnana Outlook Integration aplicació. Perquè ho pugui fer, cal que li facilitis l’enllaç de integració del calendari d’Outlook . Per compartir-lo: 

   • Accedeix a l’ Eina de Reserves en Línia (OBT).  

   • Selecciona Empresa al menú Programa . 

   • A continuació, escull Integracions al menú de Configuració que trobaràs a l’esquerra. Es mostrarà la pàgina de Integracions . 

   • Ves a la pestanya Calendari . 

   • Fes clic a Gestiona a la fila de integració del calendari d’Outlook . S’obrirà el quadre de diàleg de integració del calendari d’Outlook . 

   • Copia l’URL que apareix a l’apartat Utilitza l’enllaç següent per aprovar l’accés (com es mostra a sota) i fes-lo arribar a l’administrador de Microsoft Entra. 
     
     Nota: Aquest URL permetrà a l’administrador de Microsoft Entra aprovar l’aplicació Spotnana Outlook Integration . És important que indiquis a l’administrador que marqui l’opció Donar consentiment en nom de l’organització . 

2. Un cop l’administrador de Microsoft Entra tingui l’enllaç, podrà aprovar l’aplicació Spotnana Outlook Integration . Cal que seleccioni l’opció Donar consentiment en nom de l’organització i faci clic a Accepta. 

3. Quan l’administrador de Microsoft Entra t’hagi confirmat que aquest pas ja està fet, cal que: 

   • Tornis a la mateixa pàgina de l’OBT que has utilitzat al primer pas.

   • Quan aparegui el quadre de diàleg de integració del calendari d’Outlook , selecciona Connecta el calendari d’Outlook. 
     
     Això validarà que l’aplicació Spotnana Outlook Integration ha estat aprovada per l’administrador de Microsoft Entra i connectarà el sistema Spotnana amb el teu calendari individual d’Outlook. 

4. Des del mateix quadre de diàleg de integració del calendari d’Outlook , activa l’opció Sincronització de calendari .
   
   D’aquesta manera, la sincronització del calendari quedarà activada per a tots els viatgers de la teva organització. 

5. Quan hagis completat tots aquests passos, l’opció Connecta el calendari d’Outlook apareixerà a la pàgina d’inici de Spotnana per a tots els viatgers de la teva empresa. Indica als teus viatgers que activin aquesta opció. 
   
   Això farà que cada usuari accedeixi automàticament al seu compte de Microsoft Outlook i es generi un testimoni únic per a cada persona, que autoritza l’actualització del calendari. Un cop tots els usuaris hagin completat aquest pas, la configuració estarà finalitzada.
   Nota: Si un viatger tanca accidentalment aquest avís, encara podrà activar la funcionalitat accedint a la seva pàgina de Perfil a l’OBT (La Meva Perfil al menú sota la icona amb el seu nom) i seleccionant Les teves aplicacions connectades al menú de l’esquerra. A continuació, només caldrà escollir Connecta el calendari d’Outlook a la caixa d’Outlook . 

Si un viatger no accedeix a l’OBT durant 90 dies, el testimoni del calendari d’Outlook caducarà. Això és una mesura de seguretat de Microsoft i Spotnana no ho pot modificar. En aquest cas, el viatger pot tornar a autoritzar el testimoni fent clic a Connecta el calendari d’Outlook a la pàgina d’inici de l’OBT. Si no es renova el testimoni de Microsoft Outlook després de la caducitat, Spotnana tornarà a adjuntar fitxers ICS als correus electrònics d’itineraris per a les reserves de viatge.