Määritä suora Outlook-integraatio matkojen varaamista varten

Spotnana mahdollistaa järjestelmän asetuksen niin, että kaikki varaamasi matkat lisätään automaattisesti Outlook-kalenteriisi varauksina. Näin matkustajat näkevät tulevat, käynnissä olevat ja menneet matkat suoraan Outlook-kalenteristaan ilman, että heidän tarvitsee tuoda ICS-tiedostoja erikseen. 

Mikäli et ota tätä ominaisuutta käyttöön, Spotnana liittää edelleen kaikkiin matkasuunnitelmasähköposteihin ICS-tiedoston. Matkustajat voivat tuoda nämä .ics-tiedostot omaan kalenteriinsa, jolloin varaukset päivittyvät sinne. Jos matkoihin tehdään muutoksia, järjestelmä luo uudet ICS-tiedostot, jotka tulee tuoda uudelleen kalenteriin.

Ota Outlook-kalenterin automaattinen synkronointi käyttöön

Jotta Spotnana-varaukset synkronoituvat automaattisesti Outlookiin kaikille organisaatiosi matkustajille, toimi seuraavasti:

1. Pyydä Microsoft Entra -ylläpitäjää (IT-osastoltasi) hyväksymään Spotnana Outlook Integration -sovellus. Jotta tämä onnistuu, sinun tulee jakaa Outlook-kalenterin integraation linkki ylläpitäjälle. Toimi näin: 

   • Kirjaudu sisään Online Booking Tool (OBT)-järjestelmään.  

   • Valitse Yritys [kohdasta Ohjelma -valikosta. 

   • Tämän jälkeen valitse Integraatiot [kohdasta Asetukset -valikko vasemmalta. Integraatiot -sivu avautuu. 

   • Valitse Kalenteri -välilehti. 

   • Napsauta Hallinnoi [kohtaa Outlook-kalenterin integraatio -riviltä. Outlook-kalenterin integraatio -ikkuna avautuu. 

   • Kopioi URL-osoite, joka näkyy kohdassa Käytä alla olevaa linkkiä hyväksynnän antamiseen (alla näkyvä kenttä) ja toimita se Microsoft Entra -ylläpitäjällesi. 
     
     Huom: Tämä URL-osoite mahdollistaa Microsoft Entra -ylläpitäjälle Spotnana Outlook Integration -sovelluksen hyväksymisen. Muistuta ylläpitäjää valitsemaan Hyväksy koko organisaation puolesta -vaihtoehto. option. 

2. Tämän jälkeen Microsoft Entra -ylläpitäjä käyttää antamaasi linkkiä hyväksyäkseen Spotnana Outlook Integration -sovelluksen. Hänen tulee valita Hyväksy koko organisaation puolesta -vaihtoehto ja napsauttaa Hyväksy. 

3. Kun Microsoft Entra -ylläpitäjä on vahvistanut tämän vaiheen suoritetuksi, jatka seuraavasti: 

   • Siirry OBT:ssä samalle sivulle, jota käytit kohdassa 1.

   • Kun Outlook-kalenterin integraatio -ikkuna avautuu, valitse Yhdistä Outlook-kalenteri. 
     
     Tällä varmistetaan, että Spotnana Outlook Integration -sovellus on hyväksytty Microsoft Entra -ylläpitäjän toimesta ja Spotnana-järjestelmä yhdistetään omaan henkilökohtaiseen Outlook-kalenteriisi. 

4. Tämän jälkeen samassa Outlook-kalenterin integraatio -ikkunassa ota käyttöön Kalenterin synkronointi -asetus.
   
   Tämä ottaa kalenterin synkronoinnin käyttöön kaikille organisaatiosi matkustajille. 

5. Kun kaikki vaiheet on suoritettu, Yhdistä Outlook-kalenteri -vaihtoehto ilmestyy Spotnanan etusivulle kaikille yrityksesi matkustajille. Ohjeista matkustajia ottamaan tämä asetus käyttöön. 
   
   Tämän jälkeen jokainen käyttäjä kirjautuu automaattisesti Microsoft Outlook -tililleen ja järjestelmä luo käyttäjäkohtaisen tunnisteen, joka sallii kalenterin päivitykset. Kun tämä on tehty kaikille käyttäjille, käyttöönotto on valmis.
   Huom: Mikäli matkustaja vahingossa sulkee tämän kehotteen, hän voi silti aktivoida ominaisuuden siirtymällä OBT:n Profiili -sivulle (Oma profiili -valinta löytyy valikosta oman nimen vieressä olevan kuvakkeen alta) ja valitsemalla Yhdistetyt sovelluksesi -kohdan vasemman reunan valikosta. Tämän jälkeen valitse Yhdistä Outlook-kalenteri [kohdasta Outlook -laatta. 

Mikäli matkustaja ei ole kirjautunut OBT:hen 90 päivään, Microsoft Outlook -kalenterin tunniste vanhenee. Tämä on Microsoftin tietoturva-asetus, eikä Spotnana voi vaikuttaa siihen. Jos näin käy, matkustaja voi uudelleenvaltuuttaa tunnisteen napsauttamalla Yhdistä Outlook-kalenteri -painiketta OBT:n etusivulla. Jos matkustaja ei uusi Microsoft Outlook -tunnistetta sen vanhennuttua, Spotnana liittää jälleen ICS-tiedostot matkasuunnitelmasähköposteihin.