Подешавање директне интеграције са Outlook-ом за резервације путовања

Spotnana вам омогућава да систем аутоматски додаје обележиваче у ваш Outlook календар за све резервације направљене преко платформе. На овај начин, ваши путници могу лако да виде предстојеће, тренутне и претходне резервације директно у свом Outlook календару, без потребе за ручним увозом ICS (календар) фајлова. 

Уколико не активирате ову опцију, Spotnana ће и даље слати ICS фајлове као прилог сваком имејлу са планом пута. Путници могу да увезу те .ics фајлове како би синхронизовали резервације са својим календаром. Међутим, свака промена у резервацији ће генерисати нови ICS фајл који ће морати поново да се увезе.

Активирајте аутоматску синхронизацију са Outlook календаром

Да бисте омогућили аутоматску синхронизацију Spotnana резервација са Outlook-ом за све путнике у вашој организацији, потребно је да урадите следеће:

1. Замолите администратора за Microsoft Entra (у вашој ИТ служби) да одобри Spotnana Outlook Integration апликацију. Да би то могли да ураде, потребно је да им проследите линк за интеграцију Outlook календара . Поступак је следећи: 

   • Пријавите се у Online Booking Tool (OBT).  

   • Изаберите Компанија из Програм менија. 

   • Затим изаберите Интеграције из Конфигурација менија са леве стране. Приказаће се страница Интеграције. 

   • Изаберите картицу Календар . 

   • Кликните на Управљај у реду за интеграцију Outlook календара . Приказаће се дијалог за интеграцију Outlook календара . 

   • Копирајте URL који се налази у пољу Користите доњи линк за одобрење приступа  (као што је приказано испод) и пошаљите га вашем Microsoft Entra администратору. 
     
     Напомена: Овај URL омогућава вашем Microsoft Entra администратору да одобри Spotnana Outlook Integration апликацију. Обавезно их упутите да изаберу опцију Сагласност у име ваше организације . 

2. Ваш Microsoft Entra администратор затим користи достављени линк да одобри Spotnana Outlook Integration апликацију. Потребно је да обавезно изаберу опцију Сагласност у име ваше организације и кликну на Прихвати. 

3. Када ваш Microsoft Entra администратор потврди да је овај корак завршен, потребно је да: 

   • Поново одете на исту страницу у OBT-у као у првом кораку.

   • Када се прикаже дијалог за интеграцију Outlook календара , изаберите опцију Повежи Outlook календар. 
     
     Овим потврђујете да је Spotnana Outlook Integration апликација одобрена од стране вашег Microsoft Entra администратора и повезује Spotnana систем са вашим личним Outlook календаром. 

4. Затим, у истом дијалогу за интеграцију Outlook календара , активирајте опцију Синхронизација календара .
   
   Овим омогућавате синхронизацију календара за све путнике у вашој организацији. 

5. Када завршите све ове кораке, опција Повежи Outlook календар биће доступна на почетној страници Spotnana платформе за све путнике у вашој компанији. Молимо вас да обавестите путнике да активирају ову опцију. 
   
   На овај начин, сваки корисник ће се аутоматски пријавити на свој Microsoft Outlook налог и добити јединствени токен који омогућава ажурирање календара. Када сви корисници заврше овај поступак, подешавање је комплетно.
   Напомена: Ако путник случајно затвори ову поруку, и даље може да активира функцију тако што ће у OBT-у отићи на страницу Профил (опцијаМој профил у менију испод иконе са његовим именом) и изабрати Ваше повезане апликације са леве стране менија. Затим треба да изабере Повежи Outlook календар на Outlook плочици. 

Ако се путник не пријави у OBT 90 дана, Outlook токен за календар ће истећи. Ово је безбедносна мера коју одређује Microsoft и Spotnana не може да је промени. У том случају, путник може поново да овласти токен кликом на Повежи Outlook календар на почетној страници OBT-а. Ако путник не обнови Outlook токен након истека, Spotnana ће поново слати ICS фајлове као прилог имејловима са резервацијама.