设置与Outlook的直接集成，实现差旅预订同步

通过Spotnana，您可以将系统设置为自动把您在平台上预订的行程添加到Outlook日历中。这样，出行人员无需手动导入ICS日历文件，就能在Outlook日历里直接查看即将出发、正在进行和已完成的差旅预订。 

如果您没有开启此功能，Spotnana仍会把ICS文件作为附件发送到所有行程邮件中。出行人员可以手动导入这些.ics文件，将相关预订同步到自己的日历。不过，如果行程有变动，系统会生成新的ICS文件，届时需要重新导入。

开启与Outlook日历的自动同步

如果您想让公司所有员工的Spotnana预订都能自动同步到Outlook，请按照以下步骤操作：

1. 请联系您IT部门的Microsoft Entra管理员，申请授权 Spotnana Outlook 集成 应用。为方便管理员操作，您需要将 Outlook日历集成 的链接发给管理员。具体操作如下： 

   • 登录 在线预订工具 （OBT）。  

   • 点击 公司 ，在 项目 菜单中选择。 

   • 然后点击 集成 ，在左侧的 配置 菜单中选择。此时会进入 集成 页面。 

   • 选择 日历 标签页。 

   • 点击 管理 ，在 Outlook日历集成 那一行。 此时会弹出 Outlook日历集成 

   • 的对话框。复制对话框中显示的 请使用以下链接进行授权 字段中的URL（如下图所示），然后发给您的Microsoft Entra管理员。 
     
     注意： 这个URL可以让您的Microsoft Entra管理员为 Spotnana Outlook 集成 应用授权。请务必提醒管理员勾选 代表组织同意 的选项。 

2. 您的Microsoft Entra管理员收到链接后，就可以为 Spotnana Outlook 集成 应用授权。操作时请确保勾选 代表组织同意 ，并点击 接受。 

3. 等管理员确认授权完成后，您需要： 

   • 回到OBT中的同一页面，按照第1步操作。

   • 当弹出 Outlook日历集成 对话框时，点击 连接Outlook日历。 
     
     这样可以验证 Spotnana Outlook 集成 应用已经通过管理员授权，并将Spotnana系统与您的 个人 Outlook日历连接起来。 

4. 接下来，在同一个 Outlook日历集成 对话框中，开启 日历同步 选项。
   
   这样，贵公司所有员工都能使用日历同步功能。 

5. 以上步骤完成后， 连接Outlook日历 选项会出现在Spotnana首页，所有员工都可以看到。请提醒大家及时开启此功能。 
   
   这样，每位用户都会自动登录自己的Microsoft Outlook账号，并生成专属的授权令牌，以便日历同步。所有用户都完成后，设置就算完成了。
   注意： 如果有员工不小心关闭了该提示，也可以进入OBT的 个人资料 页面（菜单栏中带有姓名图标下的“我的资料”选项）后，选择 已连接的应用 ，在左侧菜单中找到。然后点击 连接Outlook日历 ，在 Outlook 模块下操作即可。 如果员工90天内未登录OBT，Microsoft Outlook日历的授权令牌会过期。这是微软的安全策略，Spotnana无法更改。如果遇到这种情况，只需在OBT首页点击 

连接Outlook日历 即可重新授权。如果令牌过期后没有及时重新授权，Spotnana会恢复以邮件附件形式发送ICS文件，供员工手动导入日历。 on the OBT home page. If the traveler does not renew the Microsoft Outlook token after it has expired, Spotnana will revert to attaching ICS files to itinerary emails for travel bookings.