Configurar la integración directa con Outlook para reservas de viajes

Spotnana le permite configurar el sistema para que agregue automáticamente recordatorios en su calendario de Outlook cada vez que realice una reserva en la plataforma. Así, sus viajeros podrán ver de manera sencilla sus viajes próximos, actuales y pasados directamente en su calendario de Outlook, sin necesidad de importar archivos ICS (calendario). 

Si decide no activar esta función, Spotnana seguirá adjuntando archivos ICS a todos los correos electrónicos de itinerarios. Los viajeros podrán importar esos archivos .ics para sincronizar las reservas con su calendario. Sin embargo, cada vez que se realice un cambio en la reserva, se generará un nuevo archivo ICS que deberá volver a importarse.

Activar la sincronización automática con el calendario de Outlook

Para habilitar la sincronización automática de las reservas de Spotnana con Outlook para todos los viajeros de su organización, siga estos pasos:

1. Solicite al administrador de Microsoft Entra (en su departamento de TI) que autorice la aplicación Spotnana Outlook Integration . Para que puedan hacerlo, debe compartir el enlace de integración del calendario de Outlook con el administrador. Para ello: 

   • Inicie sesión en la Herramienta de Reservas Online (OBT).  

   • Seleccione Empresa en el menú Programa . 

   • A continuación, seleccione Integraciones en el menú Configuración que aparece a la izquierda. Se mostrará la página de Integraciones . 

   • Seleccione la pestaña Calendario . 

   • Haga clic en Administrar en la fila de Integración con el calendario de Outlook . Se abrirá el cuadro de diálogo de Integración con el calendario de Outlook . 

   • Copie la URL que aparece en el campo Utilice el siguiente enlace para aprobar el acceso (como se muestra a continuación) y envíesela a su administrador de Microsoft Entra. 
     
     Nota: Esta URL permitirá que su administrador de Microsoft Entra apruebe la aplicación Spotnana Outlook Integration . Es importante indicarle que debe seleccionar la opción Consentir en nombre de su organización . 

2. Luego, el administrador de Microsoft Entra utilizará el enlace que usted le proporcionó para aprobar la aplicación Spotnana Outlook Integration . Debe asegurarse de marcar la opción Consentir en nombre de su organización y hacer clic en Aceptar. 

3. Una vez que el administrador de Microsoft Entra le confirme que este paso se ha completado, deberá: 

   • Dirigirse nuevamente a la misma página de la OBT utilizada en el paso 1.

   • Cuando se muestre el cuadro de diálogo de Integración con el calendario de Outlook , seleccione Conectar calendario de Outlook. 
     
     Esto validará que la aplicación Spotnana Outlook Integration ha sido aprobada por su administrador de Microsoft Entra y conectará el sistema Spotnana con su calendario de Outlook individual. 

4. Luego, desde el mismo cuadro de diálogo de Integración con el calendario de Outlook , active la opción Sincronización de calendario .
   
   Esto habilitará la sincronización de calendario para todos los viajeros de su organización. 

5. Una vez que haya completado todos estos pasos, la opción Conectar calendario de Outlook aparecerá en la página principal de Spotnana para todos los viajeros de su empresa. Por favor, indique a sus viajeros que activen esta opción. 
   
   Esto iniciará sesión automáticamente en la cuenta de Microsoft Outlook de cada usuario y generará un token único que autoriza la actualización del calendario. Una vez realizado este proceso para todos los usuarios, la configuración estará completa.
   Nota: Si un viajero cierra accidentalmente este aviso, aún puede activar la función accediendo a su página de Perfil (Mi perfil en el menú bajo el ícono con su nombre) y seleccionando Aplicaciones conectadas en el menú de la izquierda. Luego, deberá seleccionar Conectar calendario de Outlook en el recuadro de Outlook . 

Si un viajero no inicia sesión en la OBT durante 90 días, el token de calendario de Microsoft Outlook caducará. Esta es una configuración de seguridad de Microsoft y no depende de Spotnana. Si esto sucede, el viajero puede volver a autorizar el token haciendo clic en Conectar calendario de Outlook en la página principal de la OBT. Si el viajero no renueva el token de Microsoft Outlook después de que haya caducado, Spotnana volverá a adjuntar archivos ICS en los correos electrónicos de itinerarios para las reservas de viaje.