Outlookと直接連携して出張予約を設定する

作成者 Ashish Chaudhary, 変更日土, 4 10月で 3:07 午前作成者 Ashish Chaudhary

Outlookと直接連携して出張予約を管理する方法

Spotnanaでは、プラットフォームで予約した内容を自動的にOutlookカレンダーに仮の予定として追加できる設定が可能です。これにより、出張者は今後の予約や現在・過去の予約を、ICS（カレンダー）ファイルを手動で取り込むことなく、Outlookカレンダーで簡単に確認できます。

この機能を有効にしない場合でも、Spotnanaはすべての旅程メールにICSファイルを添付し続けます。出張者はその.icsファイルを取り込むことでカレンダーと連携できますが、予約内容に変更があった場合は新しいICSファイルが生成されるため、その都度再度取り込みが必要です。

Outlookカレンダーとの自動同期を有効にする

組織内のすべての出張者のSpotnana予約をOutlookと自動同期するには、以下の手順を行ってください。

まず、Microsoft Entra管理者（通常はIT部門の担当者）に Spotnana Outlook Integration アプリの承認を依頼してください。その際、 Outlookカレンダー連携用のリンクを管理者に共有する必要があります。手順は以下の通りです。
- まず、オンライン予約ツール (OBT)にログインします。
- 画面上部の会社をプログラムメニューから選択します。
- 続いて、連携を設定メニュー（画面左側）から選びます。連携のページが表示されます。
- その中のカレンダータブをクリックします。
- 次に管理を Outlookカレンダー連携の行でクリックします。 Outlookカレンダー連携のダイアログが表示されます。
- 「アクセス承認用リンク」欄に表示されているURLをコピーし、下記のリンクを利用してアクセスを承認欄の内容をMicrosoft Entra管理者に渡してください。
  
  ご注意: このURLを使うことで、Microsoft Entra管理者が Spotnana Outlook Integration アプリを承認できます。管理者には、組織を代表して同意するオプションを必ず選択するようお伝えください。
Microsoft Entra管理者は、渡されたリンクから Spotnana Outlook Integration アプリを承認します。その際、組織を代表して同意するを選択し、承認をクリックしてください。
Microsoft Entra管理者による承認が完了したら、次の作業を行ってください。
- 手順1で利用したOBTの同じページにアクセスします。
- そして Outlookカレンダー連携のダイアログが表示されたら、 Outlookカレンダーと接続
  
  を選択します。これにより、 Spotnana Outlook Integration アプリがMicrosoft Entra管理者によって承認されたことが確認され、Spotnanaシステムとご自身の Outlookカレンダーが接続されます。
その後、同じ Outlookカレンダー連携ダイアログでカレンダー同期のオプションを有効にしてください。

これで、組織内のすべての出張者にカレンダー同期機能が有効になります。
これらの手順がすべて完了すると、 Outlookカレンダーと接続のオプションがSpotnanaのホーム画面に表示され、社内のすべての出張者が利用できるようになります。各出張者にもこのオプションを有効にするようご案内ください。

この操作により、各ユーザーが自動的にMicrosoft Outlookアカウントにログインし、カレンダー更新を許可するための個別トークンが発行されます。全員分の設定が完了すれば、初期設定は完了です。
ご注意: もし出張者がこの案内を誤って閉じてしまった場合でも、OBTのプロフィールページ（マイプロフィールは、画面右上の名前アイコンから選択できます）で、接続済みアプリを左側のメニューから選び、 Outlookカレンダーと接続を Outlook のタイルから選択することで、後からでも有効化できます。

OBTに90日間ログインしていない場合、Microsoft Outlookカレンダーのトークンは失効します。これはMicrosoftのセキュリティ設定によるもので、Spotnana側では変更できません。失効した場合は、OBTホーム画面の Outlookカレンダーと接続 をクリックして再認証できます。トークンが失効したまま更新しない場合、Spotnanaは従来通り旅程メールにICSファイルを添付して送信します。