Configurer l'intégration directe avec Outlook pour les réservations de voyage

Spotnana vous permet de configurer le système pour ajouter automatiquement des espaces réservés dans votre calendrier Outlook pour toutes les réservations que vous effectuez sur la plateforme. Cela permet à vos voyageurs de consulter facilement les réservations de voyage à venir, en cours et passées directement dans leur calendrier Outlook, automatiquement, sans avoir à importer un fichier ICS (Calendrier). 

Si vous n'activez pas cette fonctionnalité, Spotnana continuera à joindre des fichiers ICS à tous les e-mails d'itinéraire. Les voyageurs pourront alors importer ces fichiers .ics pour synchroniser les réservations correspondantes avec leur calendrier. Cependant, toute modification des réservations de voyage générera de nouveaux fichiers ICS qui devront être réimportés.

Activer la synchronisation automatique avec le calendrier Outlook

Pour activer la synchronisation automatique des réservations Spotnana avec Outlook pour tous les voyageurs de votre organisation, suivez ces étapes :

1. Demandez à votre administrateur Microsoft Entra (de votre service informatique) d'autoriser l'application Intégration Spotnana Outlook. Pour ce faire, vous devez partager le lien intégration du calendrier Outlook avec l'administrateur. Pour ce faire : 

   • Connectez-vous à l'outil de réservation en ligne (OBT). 

   • Sélectionnez Société dans le menu Programme. 

   • Sélectionnez ensuite Intégrations dans le menu Configuration à gauche. La page Intégrations s'affichera. 

   • Sélectionnez l'onglet Calendrier. 

   • Cliquez sur Gérer dans la ligne Intégration du calendrier Outlook. La boîte de dialogue Intégration du calendrier Outlook s'affichera. 

   • Copiez l'URL affichée dans le champ Utilisez le lien ci-dessous pour approuver l'accès (illustré ci-dessous) et transmettez-la à votre administrateur Microsoft Entra. 
     
     Remarque : Cette URL permettra à votre administrateur Microsoft Entra d'approuver l'application Intégration Spotnana Outlook. Assurez-vous d'indiquer à l'administrateur Microsoft Entra de sélectionner l'option Consentement au nom de votre organisation. 

2. Votre administrateur Microsoft Entra utilise ensuite le lien que vous lui avez fourni pour approuver l'application Intégration Spotnana Outlook. Il doit s'assurer de sélectionner l'option Consentement au nom de votre organisation et de cliquer sur Accepter. 

3. Une fois que votre administrateur Microsoft Entra a confirmé que cette étape est terminée, vous devez : 

   • Accéder à la même page dans l'OBT que celle utilisée à l'étape 1.

   • Lorsque la boîte de dialogue Intégration du calendrier Outlook s'affiche, sélectionnez Connecter le calendrier Outlook. 
     
     Cela valide que l'application Intégration Spotnana Outlook a été approuvée par votre administrateur Microsoft Entra et connecte le système Spotnana à votre calendrier Outlook individuel. 

4. Ensuite, à partir de la même boîte de dialogue Intégration du calendrier Outlook, activez l'option Synchronisation du calendrier. 
   
   Cela activera l'option de synchronisation du calendrier pour tous les voyageurs de votre organisation. 

5. Une fois que chacune de ces étapes a été effectuée, l'option Connecter le calendrier Outlook apparaîtra sur la page d'accueil Spotnana pour tous les voyageurs de votre entreprise. Veuillez demander à vos voyageurs d'activer cette option. 
   
   Cela connectera automatiquement chaque utilisateur à son compte Microsoft Outlook et générera un jeton spécifique à l'utilisateur qui autorisera les mises à jour du calendrier. Une fois cela fait (pour tous les utilisateurs), la configuration sera terminée.
   Remarque : Si un voyageur rejette accidentellement cette invite, il peut toujours activer la fonctionnalité en accédant à la page de son Profil OBT ( Mon Profil option dans le menu sous l'icône de son nom) et en sélectionnant Vos applications connectées dans le menu de gauche. Ensuite, il sélectionnera Connecter le calendrier Outlook à partir de la vignette Outlook. 

Si un voyageur ne s'est pas connecté à l'OBT pendant 90 jours, le jeton du calendrier Microsoft Outlook expirera. Il s'agit d'un réglage de sécurité de Microsoft, que Spotnana ne peut pas contrôler. Si cela se produit, le voyageur peut réautoriser le jeton en cliquant sur Connecter le calendrier Outlook sur la page d'accueil de l'OBT. Si le voyageur ne renouvelle pas le jeton Microsoft Outlook après son expiration, Spotnana reviendra à l'envoi de fichiers ICS dans les e-mails d'itinéraire pour les réservations de voyage.