Kantoorgegevens uploaden

In deze instructie leest u hoe u uw kantoorlocaties via een CSV-bestand in Spotnana kunt uploaden. Als u van plan bent om gebruikers (reizigers) aan kantoren te koppelen, zorg er dan voor dat u eerst uw kantoorgegevens heeft geüpload (of aangemaakt) voordat u gebruikers toevoegt.

Deze handeling kan alleen worden uitgevoerd door een beheerder.

1. Log in op de Spotnana Online Booking Tool.
2. Kies Bedrijf in het Programma menu. De Algemene instellingen worden nu getoond.
3. Open het Bedrijf menu (in de navigatiebalk aan de linkerkant) en kies Kantoren. De Kantoren pagina wordt nu weergegeven.
4. Klik op + Toevoegen en kies CSV-bestand uploaden in het menu. Het CSV-bestand uploaden venster verschijnt nu.  
5. Download het sjabloon via de sjabloon link. Volg daarna de instructies hieronder (deze instructies vindt u ook in het CSV-bestand uploaden venster).

Wilt u het logboek van uw uploads bekijken? Klik dan op het klok-icoon om het zijpaneel uit te klappen. Hier ziet u de meest recente uploads en statusmeldingen.

Instructies voor het uploaden van kantoorgegevens

• De relevante rechtspersonen en kantoren moeten al in de Spotnana Online Booking Tool staan voordat u gebruikers importeert of aanmaakt.
• Als er nog geen kantoren zijn aangemaakt voor uw organisatie in Spotnana, is het sjabloon leeg en kunt u direct rijen toevoegen.
• Als er al één of meerdere kantoren zijn aangemaakt voor uw organisatie, staan deze in het sjabloon. U kunt dan rijen toevoegen, bewerken of verwijderen naar wens.
  • Wilt u een kantoor verwijderen? Zoek dan de betreffende rij op en zet het ACTION veld op DELETE. Na het uploaden van het bestand wordt het kantoor uit Spotnana verwijderd.
  • Wilt u een kantoor bewerken? Zoek dan de juiste rij op, pas de gegevens aan en zet het ACTION veld op UPDATE. Na het uploaden worden de wijzigingen in Spotnana doorgevoerd.
  • Wilt u een nieuw kantoor toevoegen? Voeg dan een nieuwe rij toe en zet het ACTION veld op CREATE. Het kantoor wordt na het uploaden toegevoegd aan Spotnana. Let op: de naam van het kantoor moet uniek zijn (niet gelijk aan een bestaand kantoor in Spotnana).
• Landcodes mogen alleen uit twee letters bestaan.
• Pas de kopregel (de bovenste rij met kolomnamen) niet aan en verwijder deze niet.
• Wijzig de volgorde van de kolommen niet.
• Voeg geen extra kolommen toe.
• Zorg ervoor dat u voor elke verplichte kolom een waarde invult in elke rij. Verplichte kolommen zijn gemarkeerd met een sterretje (*).
• Gebruik alleen letters en cijfers in uw waarden. Voor e-mailadressen mag u ook het “@”-teken gebruiken (bijvoorbeeld: mijnnaam234@bedrijfsnaam.com).
• Wijzig de standaardnaam van het CSV-bestand (template.csv) dat u uploadt, zodat de datum van uploaden in de bestandsnaam staat. Dit maakt het later makkelijker om eventuele problemen met de gegevens op te lossen.
• Verwijder alle spaties aan het einde van uw waarden. Er mogen geen lege spaties achter uw gegevens staan.

Heeft u vragen? Stuur dan een e-mail naar techsupport@spotnana.com.