Kantoorgegevens uploaden

In deze instructie leest u hoe u uw kantoorgegevens via een CSV-bestand naar Spotnana kunt uploaden. Wilt u gebruikers (reizigers) koppelen aan een kantoorlocatie? Zorg er dan voor dat u eerst de kantoorgegevens heeft geüpload of aangemaakt voordat u gebruikers toevoegt.

Deze handeling kan alleen worden uitgevoerd door een beheerder.

1. Kies Programma in het hoofdmenu. Beheerders van TMC’s kiezen daarna de schakelaar Bedrijf . 
2. Klik links op Bedrijfsprofiel. De pagina Bedrijfsprofiel wordt nu getoond. 
3. Ga naar het tabblad Kantoren. 
4. Kies CSV-bestand uploaden in het menu Beheren menu. Het CSV-bestand uploaden dialoogvenster wordt geopend.  
5. U kunt het sjabloon downloaden via de sjabloon-koppeling. Volg daarna de instructies hieronder (deze instructies vindt u ook in het CSV-bestand uploaden dialoogvenster).

Wilt u uw uploadgeschiedenis bekijken? Klik dan op het klokpictogram om het zijpaneel uit te klappen. Hier ziet u de meest recente uploads en statusmeldingen.

Instructies voor het uploaden van bestanden voor kantoren

• De relevante rechtspersonen en kantoren moeten al zijn aangemaakt in de Spotnana Online Booking Tool voordat u gebruikers importeert of toevoegt.
• Als er nog geen kantoren zijn aangemaakt voor uw organisatie in de Spotnana Online Booking Tool, is uw sjabloon leeg en kunt u direct rijen toevoegen.
• Als er al één of meer kantoren zijn aangemaakt voor uw organisatie in de Spotnana Online Booking Tool, bevat uw sjabloon deze gegevens. U kunt dan rijen toevoegen, aanpassen of verwijderen waar nodig.
  • Wilt u een kantoor verwijderen? Zoek dan de betreffende rij op en zet het veld ACTION op DELETE. Dit kantoor wordt na het uploaden uit Spotnana verwijderd.
  • Wilt u een kantoor bewerken? Zoek de juiste rij op, pas de gewenste gegevens aan en zet het veld ACTIE veld op BIJWERKEN. Zodra u het bestand heeft geüpload, wordt het kantoor in Spotnana bijgewerkt.
  • Wilt u een nieuw kantoor toevoegen? Voeg dan een nieuwe rij toe en zet het ACTIE veld op AANMAKEN. Na het uploaden van het bestand wordt het kantoor toegevoegd in Spotnana. Let op: de naam van het kantoor moet uniek zijn en mag niet overeenkomen met een bestaand kantoor in Spotnana.
• Gebruik bij landcodes alleen de officiële tweeletterige codes.
• Pas de inhoud van de kopregel (de bovenste rij die aangeeft waar elke kolom voor is) niet aan en verwijder deze ook niet.
• Verander de volgorde van de kolommen niet.
• Voeg geen extra kolommen toe.
• Zorg ervoor dat u voor elke rij alle verplichte kolommen invult. Verplichte kolommen zijn gemarkeerd met een sterretje (*).
• Gebruik alleen letters en cijfers in uw invoer. Voor e-mailadressen mag u ook het “@”-teken gebruiken (bijvoorbeeld: mijnnaam234@bedrijfsnaam.com).
• Geef het CSV-bestand dat u uploadt een duidelijke naam door de datum van upload toe te voegen aan de bestandsnaam (in plaats van de standaardnaam template.csv). Dit maakt het later makkelijker om eventuele problemen met de gegevens te achterhalen.
• Verwijder eventuele spaties aan het einde van uw waarden. Er mogen geen spaties achter uw gegevens staan.

Heeft u vragen? Stuur dan een e-mail naar techsupport@spotnana.com.

Gerelateerde onderwerpen

• SFTP - Instructies voor kantoren
• Gebruikersprofielen uploaden