여행 예약을 Outlook과 바로 연동하는 방법 설정하기

생성자 Ashish Chaudhary, 수정일 토, 4 10월 시간: 1:08 PM : Ashish Chaudhary

Outlook과 직접 연동하여 출장 예약 자동화하기

Spotnana에서는 플랫폼에서 예약한 모든 일정을 Outlook 캘린더에 자동으로 추가되도록 설정할 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 여행자분들이 별도의 ICS(캘린더) 파일을 가져오지 않아도, Outlook 캘린더에서 예정된 여행, 현재 여행, 지난 여행 내역을 한눈에 확인하실 수 있습니다.

이 기능을 사용하지 않더라도 Spotnana는 모든 일정 이메일에 ICS 파일을 계속 첨부해 드립니다. 여행자분들은 해당 .ics 파일을 직접 가져와서 캘린더와 동기화할 수 있습니다. 단, 여행 일정이 변경될 경우 새로운 ICS 파일이 생성되며, 변경된 내용을 반영하려면 다시 가져오기를 해주셔야 합니다.

Outlook 캘린더와 자동 동기화 활성화하기

조직 내 모든 여행자의 Spotnana 예약을 Outlook과 자동으로 동기화하려면 아래 단계를 차례로 진행해 주세요.

귀하의 IT 부서에 있는 Microsoft Entra 관리자에게 Spotnana Outlook Integration 앱의 승인 요청을 해주세요. 이를 위해서는 Outlook 캘린더 연동 링크를 관리자에게 전달해야 합니다. 방법은 다음과 같습니다.
- 먼저 온라인 예약 시스템 (OBT)에 로그인합니다.
- 그리고 회사 를 프로그램 메뉴에서 선택합니다.
- 이후 통합 관리 를 왼쪽의 설정 메뉴에서 선택합니다. 그러면 통합 관리 페이지가 나타납니다.
- 여기서 캘린더 탭을 클릭합니다.
- 그리고 관리 버튼을 Outlook 캘린더 연동 행에서 클릭합니다. 그러면 Outlook 캘린더 연동 창이 열립니다.
- 여기서 아래 링크를 사용해 접근 권한을 승인하세요 라는 필드에 표시된 URL을 복사해서 Microsoft Entra 관리자에게 전달해 주세요.
  
  참고: 이 URL을 통해 Microsoft Entra 관리자가 Spotnana Outlook Integration 앱을 승인할 수 있습니다. 이때 반드시 관리자에게 조직을 대신하여 동의 옵션을 선택하라고 안내해 주세요.
관리자는 전달받은 링크를 통해 Spotnana Outlook Integration 앱을 승인하게 됩니다. 이때 조직을 대신하여 동의 옵션을 선택하고 동의버튼을 클릭해야 합니다.
Microsoft Entra 관리자가 위 과정을 완료했다고 확인하면, 다음 단계를 진행해 주세요.
- 1단계에서 사용했던 OBT의 동일한 페이지로 이동합니다.
- 여기서 Outlook 캘린더 연동 창이 나타나면 Outlook 캘린더 연결하기
  
  를 선택해 주세요. 이 과정은 Spotnana Outlook Integration 앱이 Microsoft Entra 관리자의 승인을 받았는지 확인하고, Spotnana 시스템과 본인의 Outlook 캘린더를 연결합니다.
이후 같은 Outlook 캘린더 연동 창에서 캘린더 동기화 옵션을 활성화해 주세요.

이렇게 하면 조직 내 모든 여행자에게 캘린더 동기화 기능이 적용됩니다.
위의 모든 단계를 마치면 Outlook 캘린더 연결 옵션이 회사 내 모든 여행자의 Spotnana 홈 화면에 표시됩니다. 여행자분들께 이 옵션을 꼭 활성화하라고 안내해 주세요.

이 과정을 진행하면 각 사용자가 자신의 Microsoft Outlook 계정으로 자동 로그인되고, 캘린더 업데이트를 승인하는 개인별 토큰이 생성됩니다. 모든 사용자가 이 과정을 마치면 설정이 완료됩니다.
참고: 여행자가 이 안내창을 실수로 닫아도, OBT의 프로필 페이지(내 프로필 메뉴에서 본인 이름 아이콘 아래에 있습니다)로 들어가서 연결된 앱 관리 를 왼쪽 메뉴에서 선택하면, Outlook 캘린더 연결 을 Outlook 타일에서 선택할 수 있습니다.

여행자가 OBT에 90일 이상 로그인하지 않으면 Microsoft Outlook 캘린더 토큰이 만료됩니다. 이는 Microsoft의 보안 정책에 따른 것이며, Spotnana에서 변경할 수 없습니다. 만약 이 경우가 발생하면, 여행자는 OBT 홈 화면에서 Outlook 캘린더 연결 을 다시 클릭해서 토큰을 재인증할 수 있습니다. 만약 토큰이 만료된 후에도 갱신하지 않으면, Spotnana는 여행 예약 시 일정 이메일에 ICS 파일을 다시 첨부하게 됩니다.