Opsæt direkte integration med Outlook til rejsebestillinger

Med Spotnana kan du indstille systemet til automatisk at tilføje markeringer i din Outlook-kalender for alle de rejser, du booker via platformen. På den måde får dine rejsende et nemt overblik over kommende, igangværende og tidligere rejser direkte i deres Outlook-kalender – helt automatisk og uden at skulle importere ICS-filer. 

Hvis du ikke aktiverer denne funktion, vil Spotnana fortsat vedhæfte ICS-filer til alle rejseplaner, der sendes på mail. Rejsende kan derefter selv importere disse .ics-filer for at få deres bookinger synkroniseret med kalenderen. Bemærk dog, at ændringer i rejsebestillinger vil generere nye ICS-filer, som skal importeres igen.

Aktivér automatisk synkronisering med Outlook-kalender

Hvis du ønsker, at alle rejsende i din organisation automatisk får deres Spotnana-bookinger synkroniseret med Outlook, skal du følge disse trin:

1. Bede din Microsoft Entra-administrator (typisk i IT-afdelingen) om at godkende Spotnana Outlook Integration appen. For at de kan gøre dette, skal du dele linket til Outlook-kalenderintegration med administratoren. Sådan gør du: 

   • Log ind på Online Booking Tool (OBT).  

   • Vælg Firma i Program menuen. 

   • Gå derefter til Integrationer i menuen Konfiguration på venstre side. Nu vises siden Integrationer . 

   • Vælg fanen Kalender . 

   • Klik på Administrér i rækken Outlook-kalenderintegration . Herefter åbnes dialogboksen Outlook-kalenderintegration . 

   • Kopiér det link, der vises i feltet Brug nedenstående link til at godkende adgang (som vist nedenfor), og send det til din Microsoft Entra-administrator. 
     
     Bemærk: Dette link giver din Microsoft Entra-administrator mulighed for at godkende Spotnana Outlook Integration appen. Husk at bede administratoren om at vælge indstillingen Samtykke på vegne af organisationen . 

2. Din Microsoft Entra-administrator bruger derefter det link, du har sendt, til at godkende Spotnana Outlook Integration appen. Administratoren skal huske at vælge Samtykke på vegne af organisationen og derefter klikke på Acceptér. 

3. Når din Microsoft Entra-administrator har bekræftet, at dette er gjort, skal du: 

   • Gå tilbage til samme side i OBT, som du brugte i trin 1.

   • Når dialogboksen Outlook-kalenderintegration vises, skal du vælge Forbind Outlook-kalender. 
     
     Dette bekræfter, at Spotnana Outlook Integration appen er blevet godkendt af din Microsoft Entra-administrator, og forbinder Spotnana-systemet med din personlige Outlook-kalender. 

4. Gå derefter i samme Outlook-kalenderintegration dialogboks til indstillingen Kalendersynkronisering og aktiver denne.
   
   Herefter vil kalendersynkronisering være slået til for alle rejsende i din organisation. 

5. Når alle disse trin er fulgt, vil indstillingen Forbind Outlook-kalender blive synlig på Spotnanas forside for alle medarbejdere i din virksomhed. Husk at bede dine rejsende om at aktivere denne funktion. 
   
   Dette logger automatisk hver bruger ind på deres Microsoft Outlook-konto og opretter en personlig adgangsnøgle, der giver tilladelse til at opdatere kalenderen. Når dette er gjort for alle brugere, er opsætningen færdig.
   Bemærk: Hvis en rejsende ved en fejl lukker denne besked, kan funktionen stadig aktiveres ved at gå ind på deres OBT Profil side (Min profil i menuen under ikonet med deres navn) og vælge Dine tilknyttede apps i menuen til venstre. Her skal de vælge Forbind Outlook-kalender på Outlook flisen. 

Hvis en rejsende ikke har logget ind i OBT i 90 dage, udløber Microsoft Outlook-kalenderens adgangsnøgle. Dette er en sikkerhedsindstilling fra Microsoft og kan ikke ændres af Spotnana. Hvis det sker, kan brugeren forny adgangen ved at klikke på Forbind Outlook-kalender på OBT-forsiden. Hvis brugeren ikke fornyer Outlook-adgangen efter udløb, vil Spotnana igen vedhæfte ICS-filer til rejseplaner på mail.