Postavljanje izravne integracije s Outlookom za rezervacije putovanja

Spotnana omogućuje da automatski dodate podsjetnike za sve rezervacije napravljene preko platforme izravno u Outlook kalendar. Na taj način putnici mogu jednostavno vidjeti nadolazeće, aktualne i prošle rezervacije putovanja u svom Outlook kalendaru, bez potrebe za ručnim uvozom ICS (kalendar) datoteka. 

Ako ovu mogućnost ne uključite, Spotnana će i dalje slati ICS datoteke kao privitke svim e-porukama s itinerarima. Putnici tada mogu uvesti te .ics datoteke kako bi sinkronizirali rezervacije sa svojim kalendarom. No, svaka izmjena rezervacije generira novu ICS datoteku koju je potrebno ponovno uvesti.

Uključivanje automatske sinkronizacije s Outlook kalendarom

Da biste omogućili automatsku sinkronizaciju Spotnana rezervacija s Outlookom za sve putnike u svojoj organizaciji, slijedite ove korake:

1. Zatražite od svog Microsoft Entra administratora (u IT odjelu) da odobri aplikaciju Spotnana Outlook Integration . Da bi to mogli napraviti, potrebno im je poslati poveznicu za integraciju Outlook kalendara . Evo kako ćete to učiniti: 

   • Prijavite se u Online Booking Tool (OBT).  

   • Odaberite Tvrtka iz izbornika Program . 

   • Zatim odaberite Integracije iz izbornika Konfiguracija s lijeve strane. Prikazat će se stranica Integracije . 

   • Odaberite karticu Kalendar . 

   • Kliknite na Upravljaj u retku Outlook calendar integration . Otvorit će se dijaloški okvir Outlook calendar integration . 

   • Kopirajte URL prikazan u polju Koristite ovu poveznicu za odobravanje pristupa (prikazano dolje) i proslijedite ga svom Microsoft Entra administratoru. 
     
     Napomena: Ova poveznica omogućuje vašem Microsoft Entra administratoru da odobri aplikaciju Spotnana Outlook Integration . Svakako napomenite administratoru da označi opciju Pristanak u ime vaše organizacije . 

2. Nakon toga, Microsoft Entra administrator koristi poslanu poveznicu kako bi odobrio aplikaciju Spotnana Outlook Integration . Treba obavezno označiti opciju Pristanak u ime vaše organizacije i kliknuti na Prihvati. 

3. Kada vaš Microsoft Entra administrator potvrdi da je ovaj korak završen, potrebno je: 

   • Vratiti se na istu stranicu u OBT-u kao u prvom koraku.

   • Kada se prikaže dijaloški okvir Outlook calendar integration odaberite Poveži Outlook kalendar. 
     
     Time ćete potvrditi da je aplikaciju Spotnana Outlook Integration odobrio vaš Microsoft Entra administrator te povezati Spotnana sustav s vašim osobnim Outlook kalendarom. 

4. Zatim, u istom dijaloškom okviru Outlook calendar integration uključite opciju Sinkronizacija kalendara .
   
   Na ovaj način omogućit ćete sinkronizaciju kalendara za sve putnike u svojoj organizaciji. 

5. Kada završite sve ove korake, opcija Poveži Outlook kalendar bit će dostupna na početnoj stranici Spotnana za sve putnike u vašoj tvrtki. Uputite ih da uključe ovu opciju. 
   
   Time će svaki korisnik biti automatski prijavljen u svoj Microsoft Outlook račun i generirat će se jedinstveni token koji omogućuje ažuriranje kalendara. Kada to svi korisnici naprave, postavljanje je završeno.
   Napomena: Ako putnik slučajno zatvori ovaj prozor, uvijek može naknadno aktivirati ovu mogućnost tako da u OBT-u ode na svoju Profilnu stranicu (Moj profil u izborniku ispod ikone s imenom) i odabere Vaše povezane aplikacije na lijevom izborniku. Zatim treba odabrati Poveži Outlook kalendar na Outlook kartici. 

Ako se putnik nije prijavio u OBT 90 dana, token za Microsoft Outlook kalendar istječe. To je sigurnosna postavka Microsofta i Spotnana na to ne može utjecati. U tom slučaju, putnik može ponovno odobriti token klikom na Poveži Outlook kalendar na početnoj stranici OBT-a. Ako putnik ne obnovi Microsoft Outlook token nakon isteka, Spotnana će ponovno slati ICS datoteke kao privitke e-porukama s itinerarima za rezervacije putovanja.