Reizen aanmaken met een sjabloon

Gemaakt door Ashish Chaudhary, Gewijzigd op Za, 4 Okt om 7:01 PM op Ashish Chaudhary

Reizen aanmaken op basis van een sjabloon

Alleen gebruikers met bepaalde rollen kunnen reizen aanmaken, publiceren en beheren met behulp van sjablonen. Bedrijfsbeheerders, reisregelaars binnen het bedrijf, TMC-beheerders en TMC-medewerkers kunnen de handelingen uitvoeren die hieronder worden beschreven.

INHOUDSOPGAVE

Reizen aanmaken op basis van een sjabloon

Reizen aanmaken op basis van een sjabloon

Log in op de Online Booking Tool.
Klik op Reizen. De Reizen pagina wordt nu getoond.
Klik rechtsboven op Aanmaken en kies Reizen via sjabloon in het menu. Het Reizen aanmaken via sjabloon venster wordt nu geopend.
Het Organisatie veld is standaard ingevuld met de naam van uw bedrijf. Bent u TMC-beheerder, kies dan de juiste organisatie.
Kies het sjabloon dat u wilt gebruiken voor uw reizen in het Sjabloon voor reis veld. Hiermee worden vooraf ingestelde waarden uit het gekozen sjabloon overgenomen. Weet u niet zeker welk sjabloon u moet kiezen, neem dan contact op met uw travel manager. Bijvoorbeeld: voor een gastspreker kunt u gebruikmaken van een sjabloon op uitnodiging.
Voer de bestemming in voor de reizen in het Locatie veld.
Geef een naam op voor de reizen in het Naam veld. Deze naam wordt getoond aan de reizigers die u uitnodigt en zal ook zichtbaar zijn op hun Reizen pagina.
Stel de Startdatum van de reis en Einddatum van de reis velden in zoals gewenst.
Stel de Startdatum van het reisvenster en Einddatum van het reisvenster in voor de reizen.
- De startdatum moet vóór het begin van het bijbehorende evenement liggen. Houd rekening met zaken als jetlag, reisafstand en eventuele overstappen.
- De einddatum moet na afloop van het evenement liggen.
Klik op Geavanceerde instellingen om meer details over boekingsmogelijkheden te tonen. Let op: sommige instellingen kunnen al vooraf ingevuld zijn op basis van het gekozen sjabloon.
Het Reisgegevens tabblad bevat velden uit het profiel van de reiziger (zoals Kostencentrum) waarvoor de sjabloonbeheerder een andere waarde heeft ingevuld of u toestaat deze aan te passen. Let op: als u hier een andere waarde invult, wordt het profiel van de reiziger niet blijvend aangepast; deze wijziging geldt alleen voor reizen die met dit sjabloon zijn aangemaakt. Voor elk veld geldt: ofwel is er een waarde door de beheerder opgegeven, of het standaardprofiel van de reiziger wordt gebruikt (maar niet hier getoond). U kunt deze waarden zo nodig aanpassen of ongewijzigd laten.
Bepaal welke boekingstypen zijn toegestaan voor de reizen op het Toegestane boekingstypen tabblad (u kunt dit later ook nog aanpassen of per reiziger instellen). Alleen de geactiveerde boekingstypen zijn zichtbaar voor reizigers. Let op: Als er na het aanmaken van de reizen nog een extra boekingstype nodig is, kunnen beheerders en coördinatoren deze optie toevoegen of namens de reiziger boeken.
Voor Vlucht:
- Om in te stellen welke type vluchten zijn toegestaan, kiest u één of meer van de volgende opties in het Toegestane vluchtsoorten menu:
  - Enkele reis
  - Retour
  - De terugreis mag vanaf een andere locatie plaatsvinden dan het vertrekpunt – handig als reizigers bijvoorbeeld na het evenement doorreizen naar een andere bestemming.

Gebruik de + en - knoppen om het aantal toegestane reisgenoten (bijvoorbeeld gezinsleden) in te stellen waarvoor een reiziger een vlucht mag boeken in het veld Toegestane reisgenoten . Indien ingeschakeld, kunnen reizigers bij het boeken van vluchten klikken op Reizigers toevoegen .
Klik in het veld Toegestane bestemmingsluchthavens en zoek naar de gewenste luchthavens. Geef hier alle luchthavens op waar reizigers naartoe mogen vliegen voor deze reis (vertrekken kan vanaf elke luchthaven). U kunt dit veld ook leeg laten of later invullen. Laat u het veld leeg, dan kunnen reizigers naar elke luchthaven boeken.
- Begin met het invoeren van de naam of code van de luchthaven die u wilt selecteren. U krijgt een lijst met luchthavens te zien op basis van uw invoer.
- Vink de gewenste luchthaven aan.
- Wilt u meer luchthavens toevoegen, zoek dan opnieuw en herhaal deze stap.
Gebruik de kalender en tijdsvelden onder Voorgestelde aankomst vóór en Voorgestelde vertrek na om in te stellen wanneer reizigers het beste hun vlucht kunnen boeken. Standaard zijn deze data gebaseerd op de door u ingestelde Reisdata velden. Reizigers worden aangemoedigd om vluchten binnen deze data en tijden te boeken.

Voor Hotel:
- Wilt u hotelboekingen mogelijk maken voor deze reizen, zet de schakelaar dan aan.
- Klik op Toevoegen om de gewenste hotels op te geven. Het Hotel veld verschijnt nu. Geef hier alle hotels op waar reizigers kunnen verblijven voor deze reis. U kunt dit veld ook leeg laten.
- Begin met het invoeren van de naam van het hotel dat u wilt selecteren. U krijgt een lijst met hotels te zien op basis van uw invoer.
- Kies het gewenste hotel.
- Wilt u meer hotels toevoegen, klik dan opnieuw op Toevoegen en herhaal deze stap.
Voor Trein
- Wilt u treinboekingen mogelijk maken voor deze reizen, zet de schakelaar dan aan.
- Verdere instellingen zijn niet nodig.
Voor Auto
- Wilt u autoverhuur mogelijk maken voor deze reizen, zet de schakelaar dan aan.
- Verdere instellingen zijn niet nodig.
Controleer het tabblad Aangepaste velden .
- Het sjabloon waarop uw reis is gebaseerd kan aangepaste velden bevatten. De waarde van deze velden kan al zijn ingevuld vanuit het sjabloon. In dat geval kunt u deze waarde accepteren of aanpassen. Als het aangepaste veld nog geen waarde heeft, kan het zijn dat u verplicht bent er een in te vullen.
- U kunt ook extra aangepaste velden toevoegen. Wilt u een aangepast veld toevoegen aan uw reis, klik dan op Toevoegen. U kunt dan een aangepast veld kiezen en hiervoor een waarde opgeven.
Klik op Volgende. De pagina van de reis wordt nu getoond (hier ziet u alle reizen voor alle toegevoegde reizigers).
Wilt u een omschrijving toevoegen aan de reis, klik dan op Reisomschrijving. De pagina voor de reisomschrijving wordt nu geopend.
- Pas de omschrijving aan zoals gewenst. U kunt de tekst hier opmaken met vetgedrukte of cursieve letters, opsommingstekens, lettertype, kleur en inspringing, en u kunt links toevoegen. Bent u klaar, klik dan op Opslaan.
Om reizigers toe te voegen aan de reis, klikt u op + Reiziger. Let op: Degene die de reiziger toevoegt, wordt als contactpersoon voor die reis vermeld. Dit is de persoon bij wie de reiziger terecht kan met vragen. Let ook op: als u een sjabloon zonder uitnodiging gebruikt, wordt er automatisch een reis aangemaakt voor iedere reiziger die u toevoegt. Bij sjablonen op uitnodiging kunt u kiezen om reizen aan te maken en uitnodigingen te versturen.
- Om individuele medewerkers toe te voegen als reiziger: Klik op + Reiziger en voer de naam of het e-mailadres in van de medewerker die u wilt uitnodigen. Er verschijnt een lijst met overeenkomende gebruikers. Selecteer de juiste persoon. Herhaal deze stap voor elke medewerker die u wilt toevoegen.
- Om een gast toe te voegen die geen medewerker is van uw bedrijf: Klik op + Reiziger en begin met het invoeren van hun naam of e-mailadres in het zoekveld. Er verschijnt een lijst met overeenkomende gebruikers. Selecteer de juiste persoon. Herhaal dit voor elke gast die u wilt uitnodigen. Heeft de gast nog geen profiel in het systeem, klik dan op Bedrijfsgast aanmaken en maak een profiel voor deze persoon aan (voor elke gast is een e-mailadres, voor- en achternaam en juridische entiteit vereist). Let op: Het is mogelijk dat u niet altijd bedrijfsgasten kunt aanmaken.
Wilt u parameters wijzigen voor één of meerdere individuele reizen en reizigers, vink dan de betreffende reiziger aan. Kies de gewenste parameters in het Aanpassen menu onderaan de pagina en pas deze aan zoals gewenst.
Vervolgens:
- Bij reizen die gebruikmaken van een sjabloon zonder uitnodiging worden de reizen automatisch aangemaakt zodra u reizigers toevoegt (er wordt geen uitnodiging verstuurd). U hoeft de reizen dus niet zelf aan te maken. U (of een agent) kunt daarna de boekingen voor de reizigers regelen door op hun reis te klikken op het tabblad Alle reizen van de Reizen pagina. Reizigers kunnen ook zelf hun boekingen doen.
- Bij reizen die gebruikmaken van een sjabloon op uitnodiging, zorg ervoor dat u de reizen aanmaakt voor de reizigers door te klikken op Aanmaken & uitnodigingen versturen.

Bestaande reizen bekijken en beheren

Wilt u de reizen bekijken die u voor reizigers heeft aangemaakt, ga dan naar Reizen van reizigers binnen uw bedrijf bekijken.

Reizen aanmaken met een sjabloon

Reizen aanmaken op basis van een sjabloon

Reizen aanmaken op basis van een sjabloon

Bestaande reizen bekijken en beheren

Gerelateerde onderwerpen