Sjabloon aanmaken (voor evenementen en reizen)

Met reissjablonen kunnen bedrijfsbeheerders sjablonen maken die door andere gebruikers (zoals bedrijfsondersteuners) gebruikt kunnen worden bij het aanmaken van evenementen en reizen. Zo kunnen beheerders vooraf bepaalde waarden instellen en configureren. Deze instellingen worden automatisch overgenomen door de evenementen of reizen die met het sjabloon worden aangemaakt. Dit zorgt voor meer uniformiteit en naleving van het beleid, bespaart tijd en biedt toch voldoende flexibiliteit voor de organisatoren. 

INHOUDSOPGAVE

• Sjabloon aanmaken (voor evenementen en reizen)
  • Sjabloon aanmaken
  • Sjabloon bewerken
  • Gerelateerde onderwerpen

Sjabloon aanmaken

1. Selecteer Bedrijf uit het Programma menu. De pagina met bedrijfsinstellingen wordt nu getoond. De pagina met bedrijfsinstellingen wordt nu getoond.

2. Selecteer Reissjablonen (in het Configuratie menu) in de linkernavigatie. De Reissjablonen pagina wordt nu getoond.

3. Klik op Nieuw aanmaken. De Nieuw sjabloon pagina wordt nu getoond.

4. Selecteer Uitnodiging of Geen uitnodiging. Hiermee bepaalt u of bij evenementen en reizen op basis van dit sjabloon de coördinator of ondersteuner uitnodigingen kan versturen naar de reizigers. Deze keuze geeft vaak ook aan of de boekingen door de reizigers zelf of door een ondersteuner worden gedaan. Let op: deze instelling kan achteraf niet meer worden aangepast. 

   • Uitnodiging Evenementen/reizen met uitnodiging sturen een e-mailuitnodiging naar reizigers (medewerkers en gasten). In deze e-mail staat een link waarmee zij zelf hun reis kunnen boeken. 

   • Geen uitnodiging Evenementen/reizen zonder uitnodiging sturen geen e-mailuitnodiging. Medewerkers kunnen hun reis nog steeds zelf boeken (via de Reizen pagina), of een ondersteuner kan dit voor hen doen. Reizen voor gasten kunnen alleen door een coördinator geboekt worden.

5. Voer een naam in voor het sjabloon in het veld Naam sjabloon . Kies een duidelijke naam, zodat coördinatoren direct weten voor welk type evenement of reis het sjabloon bedoeld is (bijvoorbeeld: Reizen nieuwe medewerkers, Sollicitatiegesprekken, Gastspreker, Verhuizing medewerker). 

6. Gebruik het veld Locatie om vooraf de locatie in te stellen voor alle evenementen/reizen die dit sjabloon gebruiken.

   • Door het sjabloon locatiegebonden te maken, kunt u ook vooraf toegestane luchthavens, hotels, enzovoorts instellen.

7. Gebruik het veld Primaire reizigerstype om aan te geven welke type reizigers (bijvoorbeeld: medewerker, gast) kunnen worden toegevoegd aan evenementen/reizen met dit sjabloon.

8. Gebruik het veld Beleid om aan te geven welk reisbeleid van toepassing is op de reizigers bij het boeken van reizen/evenementen via dit sjabloon. U kunt kiezen voor Standaardbeleid van de reiziger of een specifiek beleid. 

   • Als u kiest voor Standaardbeleid van de reiziger, past het systeem automatisch het standaardbeleid van iedere reiziger toe.

   • Als u een specifiek beleid kiest, kunt u het veld Beleid van reiziger toepassen als dit minder strikt is (bijvoorbeeld: Toegestaan, Niet toegestaan) instellen, zodat het systeem weet welk beleid gehanteerd moet worden. 

9. Gebruik de velden in de sectie Toegestane boekingstypes om vooraf aan te geven welke boekingstypes standaard zijn toegestaan voor evenementen/reizen op basis van dit sjabloon. U kunt ook instellen welke betaalmethoden per boekingstype gebruikt mogen worden.

   • Voor Vliegtuig - U kunt standaard toestaan dat er vliegtickets geboekt worden door de schakelaar aan te zetten. U kunt ook aangeven welke type vluchten (bijvoorbeeld: enkele reis, retour), bestemmingsluchthavens (zoals: JFK, LAX, LHR) en of er meereizende personen (zoals familieleden) zijn toegestaan. Gebruik de selectievakjes om uw keuzes te maken bij Toegestane vluchtsoorten en Toegestane luchthavens. Gebruik de + en - knoppen om het aantal Toegestane meereizendenin te stellen. Om de betaalmethoden voor vluchten te bepalen, klikt u op het potloodicoon bij Betaalmethode (standaardinstelling is Standaard betaalmethode reiziger), maak uw keuze en klik op Bevestigen. De opties zijn:

     • Standaard betaalmethode - Alle betaalmethoden in het profiel van de reiziger.

     • Kaart in profiel reiziger - Alle betaalmethoden in het profiel van de reiziger, behalve centrale kaarten.

     • Centrale kaart - Een specifieke centrale kaart die u aan dit boekingstype voor dit sjabloon toewijst. Als u deze optie kiest, klikt u op Volgende en selecteert u een of meer centrale kaarten, waarna u op Bevestigenklikt. 

     • Sjabloonkaart - Iedere kaart die u aan dit sjabloon heeft toegevoegd. Als u deze optie kiest, klikt u op Volgende en selecteert u een of meer sjabloonkaarten, waarna u op Bevestigenklikt. 

       • Let op: Deze optie verschijnt alleen als u al kaarten aan dit sjabloon heeft toegevoegd. Wilt u een kaart toevoegen, klik dan op Nieuwe kaart toevoegen.

     • Nieuwe kaart toevoegen - Hiermee kunt u een nieuwe kaart toevoegen via het Kredietkaart toevoegen venster. Zodra de kaart is toegevoegd, kunt u Sjabloonkaart als optie kiezen. 

   • Voor Hotel - U kunt standaard toestaan dat er hotelovernachtingen geboekt worden door de schakelaar aan te zetten. U kunt ook aangeven welke hotels zijn toegestaan. Klik op + Toevoegen. Gebruik vervolgens de zoekfunctie om het gewenste hotel te vinden en selecteer met de vinkjes uw keuze. Om de betaalmethoden voor hotels te bepalen, klikt u op het potloodicoon bij Betaalmethode (standaardinstelling is Standaard betaalmethode reiziger), maak uw keuze en klik op Bevestigen. De opties zijn:

     • Standaard betaalmethode - Alle betaalmethoden in het profiel van de reiziger.

     • Kaart in profiel reiziger - Alle betaalmethoden in het profiel van de reiziger, behalve centrale kaarten.

     • Virtuele kaart - Een specifieke virtuele kaart die u aan dit boekingstype voor dit sjabloon toewijst. Als u deze optie kiest, klikt u op Volgende en selecteert u een of meer virtuele kaarten, waarna u op Bevestigenklikt.

     • Centrale kaart - Een specifieke centrale kaart die u aan dit boekingstype voor dit sjabloon toewijst. Als u deze optie kiest, klikt u op Volgende en selecteert u een of meer centrale kaarten, waarna u op Bevestigenklikt. 

     • Sjabloonkaart - Iedere kaart die u aan dit sjabloon heeft toegevoegd. Als u deze optie kiest, klikt u op Volgende en selecteert u een of meer sjabloonkaarten, waarna u op Bevestigenklikt. 

       • Let op: Deze optie verschijnt alleen als u al kaarten aan dit sjabloon heeft toegevoegd. Wilt u een kaart toevoegen, klik dan op Nieuwe kaart toevoegen.

     • Nieuwe kaart toevoegen - Hiermee kunt u een nieuwe kaart toevoegen via het Kredietkaart toevoegen venster. Zodra de kaart is toegevoegd, kunt u Sjabloonkaart als optie kiezen. 

   • Voor Trein - U kunt standaard toestaan dat er treintickets geboekt worden door de schakelaar aan te zetten. Om de betaalmethoden voor treinreizen te bepalen, klikt u op het potloodicoon bij Betaalmethode (standaardinstelling is Standaard betaalmethode reiziger), maak uw keuze en klik op Bevestigen. De opties zijn:

     • Standaard betaalmethode - Alle betaalmethoden in het profiel van de reiziger.

     • Kaart in profiel reiziger - Alle betaalmethoden in het profiel van de reiziger, behalve centrale kaarten.

     • Centrale kaart - Een specifieke centrale kaart die u aan dit boekingstype voor dit sjabloon toewijst. Als u deze optie kiest, klikt u op Volgende en selecteert u een of meer centrale kaarten, waarna u op Bevestigenklikt. 

     • Sjabloonkaart - Iedere kaart die u aan dit sjabloon heeft toegevoegd. Als u deze optie kiest, klikt u op Volgende en selecteert u een of meer sjabloonkaarten, waarna u op Bevestigenklikt. 

       • Let op: Deze optie verschijnt alleen als u al kaarten aan dit sjabloon heeft toegevoegd. Wilt u een kaart toevoegen, klik dan op Nieuwe kaart toevoegen.

     • Nieuwe kaart toevoegen - Hiermee kunt u een nieuwe kaart toevoegen via het Kredietkaart toevoegen venster. Zodra de kaart is toegevoegd, kunt u Sjabloonkaart als optie kiezen. 

   • Voor Auto - U kunt standaard toestaan dat er huurauto’s geboekt worden door de schakelaar aan te zetten. Om de betaalmethoden voor autohuur te bepalen, klikt u op het potloodicoon bij Betaalmethode (standaardinstelling is Standaard betaalmethode reiziger), maak uw keuze en klik op Bevestigen. De opties zijn:

     • Standaard betaalmethode - Alle betaalmethoden in het profiel van de reiziger.

     • Kaart in profiel reiziger - Alle betaalmethoden in het profiel van de reiziger, behalve centrale kaarten.

     • Virtuele kaart - Een specifieke virtuele kaart die u aan dit boekingstype voor dit sjabloon toewijst. Als u deze optie kiest, klikt u op Volgende en selecteert u een of meer virtuele kaarten, waarna u op Bevestigenklikt.

     • Directe facturatie - Een specifieke directe facturatie-account die u aan dit boekingstype voor dit sjabloon toewijst. Als u deze optie kiest, klikt u op Volgende en selecteert u een of meer directe facturatie-accounts, waarna u op Bevestigenklikt.  

     • Centrale kaart - Een specifieke centrale kaart die u aan dit boekingstype voor dit sjabloon toewijst. Als u deze optie kiest, klikt u op Volgende en selecteert u een of meer centrale kaarten, waarna u op Bevestigenklikt. 

     • Sjabloonkaart - Iedere kaart die u aan dit sjabloon heeft toegevoegd. Als u deze optie kiest, klikt u op Volgende en selecteert u een of meer sjabloonkaarten, waarna u op Bevestigenklikt. 

       • Let op: Deze optie verschijnt alleen als u al kaarten aan dit sjabloon heeft toegevoegd. Wilt u een kaart toevoegen, klik dan op Nieuwe kaart toevoegen.

     • Nieuwe kaart toevoegen - Hiermee kunt u een nieuwe kaart toevoegen via het Kredietkaart toevoegen venster. Zodra de kaart is toegevoegd, kunt u Sjabloonkaart als optie kiezen. 

10. Wilt u extra velden toevoegen aan het sjabloon, klik dan op Toevoegen in de sectie Antwoorden op extra velden . Hiermee kunt u een extra veld kiezen en aangeven of het antwoord door uzelf of door de coördinator (die het sjabloon gebruikt) wordt ingevuld. Het antwoord op het extra veld wordt vervolgens overgenomen door alle reizen/evenementen die met dit sjabloon worden aangemaakt. Klik na Toevoegenop het gewenste extra veld (bijvoorbeeld Reden van reis) in het Extra veld menu. Gebruik vervolgens het veld Antwoordmethode om aan te geven of u nu het antwoord wilt instellen of dat de coördinator dit later kan doen. Als u kiest voor Antwoord nu vooraf invullen, wordt u gevraagd het antwoord direct in te vullen. 

11. Gebruik de velden in de sectie Profielvelden reiziger overschrijven om aan te geven welke profielvelden van de reiziger u voor dit sjabloon wilt aanpassen, of dat coördinatoren die dit sjabloon gebruiken deze mogen aanpassen (standaard gebruikt het systeem de waarde uit het profiel van de reiziger). U kunt de volgende profielvelden overschrijven: Juridische entiteit, Kostenplaatsen Afdeling. Per veld kunt u kiezen uit de volgende opties:

    • Overschrijven niet toestaan (standaardinstelling) – Het systeem gebruikt de waarde uit het profiel van de reiziger. Dit veld wordt dan niet getoond bij het aanmaken van een evenement of reis met dit sjabloon.

    • Coördinator mag overschrijven – Coördinatoren die dit sjabloon gebruiken, kunnen het profielveld aanpassen. Dit verandert het profiel van de reiziger niet blijvend en geldt alleen voor reizen/evenementen op basis van dit sjabloon. Als de coördinator het veld niet aanpast, wordt de waarde uit het profiel gebruikt.

    • Waarde nu invullen – Hiermee kunt u direct een specifieke waarde kiezen voor het profielveld van de reiziger. De coördinator kan dit zo nodig alsnog aanpassen bij het aanmaken van een reis/evenement via het sjabloon. Dit verandert het profiel van de reiziger niet blijvend en geldt alleen voor reizen/evenementen op basis van dit sjabloon.

12. Gebruik de velden in de sectie Aanvullende instellingen om aan te geven welke bevestigingen en e-mailherinneringen/updates standaard worden ingeschakeld en wie deze ontvangt voor evenementen/reizen op basis van dit sjabloon. U kunt ook een standaardbeschrijving en notities voor de coördinator invullen voor alle reizen/evenementen die met dit sjabloon worden aangemaakt.  

    • Wilt u extra contactpersonen toevoegen, schakel dan de optie Aanvullende contactpersonen in. Standaard ontvangt de reiziger altijd alle relevante meldingen voor de reis.  

      • Gebruik de selectievakjes onder E-mails ontvangen voor om in te stellen welke bevestigingen en herinneringen worden verzonden.

      • Wilt u gebruikers aan de CC-lijst toevoegen, klik dan op + Toevoegen. Vul vervolgens het e-mailadres van de gebruiker in. Wilt u meer adressen toevoegen, klik dan opnieuw op + Toevoegen.

      • Wilt u gebruikers aan de BCC-lijst toevoegen, klik dan op + Toevoegen. Vul vervolgens het e-mailadres van de gebruiker in. Wilt u meer adressen toevoegen, klik dan opnieuw op + Toevoegen.

    • Wilt u een standaardbeschrijving invullen voor alle evenementen/reizen die dit sjabloon gebruiken, schakel dan het veld Standaardbeschrijving in en vul uw gewenste tekst in. U kunt gebruikmaken van een teksteditor. De coördinator kan deze beschrijving indien nodig aanpassen bij het aanmaken van een evenement of reis.

    • Wilt u notities voor de coördinator toevoegen voor alle evenementen/reizen die dit sjabloon gebruiken, schakel dan het veld Notities voor coördinator in en vul uw gewenste notities in. U kunt gebruikmaken van een teksteditor. Deze informatie is alleen zichtbaar voor de coördinator bij het aanmaken van een evenement of reis.

13. Als u klaar bent, klikt u op Opslaan. De Reissjablonen pagina wordt nu getoond en dit sjabloon (met bijbehorende instellingen) is nu beschikbaar voor uw coördinatoren bij het aanmaken van evenementen en reizen. 

Sjabloon bewerken

Gebruik deze stappen om bestaande sjablonen te bewerken.

1. Selecteer Bedrijf uit het Programma menu. De pagina met bedrijfsinstellingen wordt nu getoond. De pagina met bedrijfsinstellingen wordt nu getoond.

2. Selecteer Reissjablonen (in het Configuratie menu) in de linkernavigatie. De Reissjablonen pagina wordt nu getoond.

3. Zoek het gewenste sjabloon op en klik op de naam in de rij. U kunt ook zoeken op naam van het sjabloon. 

4. Zie de stappen bij Sjabloon aanmaken op deze pagina voor uitleg over het instellen van specifieke waarden. U kunt een sjabloon met uitnodiging niet wijzigen naar een sjabloon zonder uitnodiging (of andersom). 

Klik op Opslaan als u klaar bent. De Reissjablonen pagina wordt nu getoond. Nieuwe evenementen/reizen die u met dit sjabloon aanmaakt, gebruiken de nieuwe instellingen. Bestaande evenementen/reizen op basis van een eerdere versie van het sjabloon blijven ongewijzigd. 

Gerelateerde onderwerpen

• Een evenement aanmaken, publiceren en beheren (meest recente versie)
• Reizen aanmaken vanuit een sjabloon