Opret rejser ud fra en skabelon

Det er kun brugere med bestemte roller, der kan oprette, udgive og administrere rejser via skabeloner. Virksomhedsadministratorer, rejsearrangører i virksomheden, TMC-administratorer og TMC-agenter kan udføre de opgaver, der er beskrevet i vejledningen nedenfor.

INDHOLDSFORTEGNELSE

• Opret rejser ud fra en skabelon
  • Opret rejser ud fra en skabelon
  • Se og administrer eksisterende rejser
  • Relaterede emner

Opret rejser ud fra en skabelon

1. Log ind i Online Booking-værktøjet. 

2. Klik på Rejser. Siden Rejser vil nu blive vist. 

3. Klik på Opret i øverste højre hjørne, og vælg Rejser fra skabelon i menuen. Dialogboksen Opret rejser fra skabelon vil nu blive vist.

4. Feltet Organisation vil som udgangspunkt være udfyldt med din virksomheds navn. Hvis du er TMC-administrator, skal du vælge den relevante organisation.

5. Vælg den skabelon, du ønsker at bruge til dine rejser, i feltet Rejseskabelon . På den måde arver du de forudindstillede værdier fra den valgte skabelon. Er du i tvivl om, hvilken skabelon du skal vælge, kan du spørge din rejseansvarlige. For eksempel kan det være relevant at bruge en invitationsbaseret skabelon til en gæstetaler. 

6. Indtast destinationen for rejserne i feltet Destination .

7. Indtast navnet på rejserne i feltet Navn . Dette navn vil blive vist for de rejsende, du inviterer, og det vil fremgå som navnet på rejsen på hver rejsendes Rejser side.

8. Angiv Rejsens startdato og Rejsens slutdato efter behov for rejserne. 

9. Angiv Startdato for rejsevindue og Slutdato for rejsevindue for rejserne. 

   • Startdatoen bør ligge før det arrangement, som rejsen er knyttet til, begynder. Husk at tage højde for ting som jetlag, rejseafstand og eventuelle mellemlandinger.

   • Slutdatoen bør være efter arrangementet slutter.

10. Klik på Avancerede indstillinger for at se detaljer om bookingtyper. Bemærk, at nogle af indstillingerne her kan være forudindstillet ud fra den valgte skabelon. 

11. Fanen Rejsedata indholder eventuelle profilfelter for rejsende (fx Omkostningssted), hvor skabelonadministratoren enten har angivet en anden værdi eller givet dig mulighed for at gøre det. Bemærk, at hvis du ændrer værdien, gælder det kun for rejser oprettet med denne skabelon og ændrer ikke rejsendes profil permanent. For hvert felt vises enten en værdi fra administratoren eller standardværdien fra rejsendes profil (den vises dog ikke her). Du kan ændre værdierne, hvis det er nødvendigt, eller lade dem stå uændret. 

12. Vælg hvilke bookingtyper, der skal være mulige for rejserne, under fanen Tilladte bookingtyper (du kan også tilføje disse senere eller for den enkelte rejsende). Kun de bookingtyper, der er aktiveret for rejsen, vil være tilgængelige for rejsende. Bemærk: Hvis der skal tilføjes en ekstra bookingtype efter rejsen er oprettet, kan administratorer og koordinatorer tilføje denne mulighed eller foretage bookingen for rejsende. 

13. For Fly:

    • For at vælge hvilke flytyper, der må bookes, skal du vælge én eller flere af følgende i menuen Tilladte flytyper :

      • Enkeltbillet

      • Retur

      • Retursted kan være forskelligt fra afgangssted – nyttigt hvis rejsende skal videre til et andet sted som led i rejsen eller til et andet arrangement.

• Brug + og - til at angive hvor mange ledsagere (fx familiemedlemmer), en rejsende må booke fly for i feltet Tilladte ledsagere . Hvis det er aktiveret, kan rejsende klikke på Tilføj rejsende når de bestiller fly.

• Klik i feltet Tilladte destinationslufthavne og søg efter de ønskede lufthavne. Her kan du angive alle de lufthavne, rejsende må flyve til for at deltage i rejsen (de kan frit vælge afrejselufthavn). Du kan også vælge ikke at udfylde dette felt eller gøre det senere. Hvis du lader feltet stå tomt, kan rejsende booke til enhver lufthavn. 

  • Begynd at skrive navnet eller koden på den lufthavn, du vil tilføje. Navne på lufthavne vises ud fra det, du indtaster. 

  • Sæt flueben ved den ønskede lufthavn. 

  • For at tilføje flere lufthavne, søg og gentag. 

• Brug kalenderen og tidsfelterne under Forslået ankomst før og Forslået afgang efter til at bestemme, hvornår rejsende opfordres til at booke deres fly. Som udgangspunkt vil disse datoer tage udgangspunkt i de valgte Rejsedatoer . Rejsende vil blive opfordret til at booke fly inden for disse datoer og tidspunkter. 

14. For Hotel:

    • Hvis du vil tillade hotelbooking for rejserne, skal du aktivere dette.

    • Klik på Tilføj for at angive de ønskede hoteller. Feltet Hotel vil nu blive vist. Her kan du angive alle de hoteller, hvor rejsende må booke ophold for at deltage i rejsen. Du kan også vælge ikke at udfylde dette felt. 

    • Begynd at skrive navnet på det hotel, du ønsker at tilføje. Hoteller vises ud fra det, du indtaster. 

    • Vælg det ønskede hotel.  

    • For at tilføje flere hoteller, klik på Tilføj igen og gentag. 

15. For Tog 

    • Hvis du vil tillade togbilletter for rejsen, skal du aktivere dette.

    • Der er ikke behov for yderligere indstillinger.

16. For Bil

    • Hvis du vil tillade lejebil for rejsen, skal du aktivere dette.

    • Der er ikke behov for yderligere indstillinger.

17. Gennemgå indholdet på fanen Tilpassede felter . 

    • Den skabelon, din rejse bygger på, kan indeholde tilpassede felter. Værdierne kan allerede være udfyldt fra skabelonen. Hvis det er tilfældet, kan du enten acceptere eller ændre værdien. Hvis feltet ikke har nogen værdi, kan det være nødvendigt at udfylde det. 

    • Du kan også tilføje flere tilpassede felter. Hvis du vil tilføje et tilpasset felt til din rejse, skal du klikke på Tilføj. Herefter kan du vælge et felt og indtaste en værdi. 

18. Klik på Næste. Nu vises rejsens side (her ser du alle rejser for de rejsende, du har tilføjet). 

19. Hvis du vil tilføje en beskrivelse af rejsen, skal du klikke på Rejsebeskrivelse. Siden til redigering af beskrivelse vises nu. 

    • Rediger beskrivelsen, som du ønsker. Du kan formatere teksten med fed, kursiv, punktlister, skrifttype, farve og indrykninger samt tilføje links. Når du er færdig, klik på Gem. 

20. For at begynde at tilføje rejsende til rejsen, klik på + Rejsende. Bemærk: Den bruger, der tilføjer rejsende, bliver kontaktperson for den pågældende rejsendes rejse. Det er altså denne person, rejsende kan kontakte ved spørgsmål. Bemærk også, at hvis du bruger en skabelon uden invitation, oprettes der automatisk en rejse for hver rejsende, du tilføjer. Ved invitationsbaserede skabeloner kan du vælge at oprette rejserne og sende invitationer. 

    • Sådan tilføjer du medarbejdere som rejsende: Klik på + Rejsende og indtast navnet eller e-mailen på den bruger, du vil invitere. En liste med brugere, der matcher, vises. Vælg den ønskede bruger. Gentag for hver medarbejder, du vil tilføje. 

    • Sådan tilføjer du en gæst, der ikke er ansat i virksomheden: Klik på + Rejsende og begynd at indtaste navn eller e-mail i søgefeltet. En liste med brugere, der matcher, vises. Vælg den ønskede gæst. Gentag for hver gæst, du vil tilføje. Hvis gæsten endnu ikke har en profil i systemet, klik på Opret virksomhedsgæst og opret en profil til vedkommende (alle gæsteprofiler skal have e-mail, fornavn, efternavn og juridisk enhed). Bemærk: Det er ikke altid muligt at oprette virksomhedsgæsteprofiler. 

21. Hvis du vil ændre indstillinger for én eller flere rejsende, skal du sætte flueben ud for den pågældende rejsende. Vælg de relevante indstillinger i menuen Rediger nederst på siden, og tilpas som ønsket.

22. Herefter: 

    • For rejser, der bruger en skabelon uden invitation, oprettes rejserne automatisk for de rejsende, du tilføjer (der sendes ikke invitation). Du behøver ikke selv oprette rejserne. Du (eller en agent) kan derefter foretage bookinger for hver rejsende ved at klikke på deres rejse under Alle rejser fane på siden Rejser . Alternativt kan rejsende selv foretage reservationerne. 

    • For rejser, der bruger en invitationsbaseret skabelon, skal du huske at oprette rejserne for de rejsende ved at klikke på Opret & send invitationer.

Se og administrer eksisterende rejser

Hvis du vil se de rejser, du har oprettet for rejsende, kan du læse Se rejser for rejsende i din virksomhed.

Relaterede emner

• Se rejser for rejsende i din virksomhed
• Opret en skabelon (til arrangementer og rejser)
• Opret, udgiv og administrer et arrangement (seneste version)