Crea viaggi da un modello
Soltanto gli utenti con determinati ruoli possono creare, pubblicare e gestire viaggi utilizzando i modelli. Gli amministratori aziendali, gli organizzatori di viaggi aziendali, gli amministratori TMC e gli agenti TMC possono svolgere le attività descritte nelle procedure riportate qui di seguito.INDICE DEI CONTENUTI
Crea viaggi da un modello
Accedi allo strumento di prenotazione online.
Fai clic su Viaggi. Verrà visualizzata la pagina Viaggi .
Fai clic su Crea (in alto a destra) e seleziona Viaggi da modello dall’elenco. Si aprirà la finestra di dialogo Crea viaggi da modello.
Il campo Organizzazione sarà preimpostato con il nome della tua azienda. Se sei un amministratore TMC, seleziona l’organizzazione corretta.
Scegli il modello che desideri utilizzare per i tuoi viaggi dal campo Modello di viaggio . In questo modo verranno applicati tutti i valori predefiniti del modello selezionato. Se non sei sicuro di quale modello usare, chiedi al tuo responsabile viaggi. Ad esempio, per un relatore esterno, potresti voler utilizzare un modello basato su invito.
Inserisci la destinazione dei viaggi nel campo Località .
Inserisci il nome dei viaggi nel campo Nome . Questo sarà il nome con cui il viaggio verrà visualizzato dai viaggiatori invitati e sarà anche il nome del viaggio nella pagina Viaggi di ciascun viaggiatore.
Imposta le date di Inizio viaggio e Fine viaggio secondo le tue necessità.
Imposta le date di Inizio periodo di viaggio e Fine periodo di viaggio per i viaggi.
La data di inizio dovrebbe essere precedente all’inizio dell’evento collegato al viaggio. Ricorda di considerare fattori come il fuso orario, la distanza e le eventuali coincidenze.
La data di fine dovrebbe essere successiva alla conclusione dell’evento associato al viaggio.
Fai clic su Impostazioni avanzate per visualizzare i dettagli sulle tipologie di prenotazione. Alcune impostazioni in questa sezione potrebbero già essere predefinite in base al modello scelto.
La scheda Dati viaggio contiene eventuali campi del profilo viaggiatore (ad esempio, Centro di costo]) per i quali l’amministratore del modello ha inserito un valore diverso o ti ha permesso di modificarlo. Attenzione: la modifica di questi valori non aggiornerà in modo permanente il profilo del viaggiatore, ma si applicherà solo ai viaggi creati tramite questo modello. Per ogni campo visualizzato, sarà presente un valore fornito dall’amministratore oppure verrà utilizzato il valore predefinito del profilo del viaggiatore (che però non sarà mostrato qui). Se necessario puoi modificare questi valori oppure lasciarli invariati.
Nella scheda Tipologie di prenotazione consentite puoi impostare quali tipologie di prenotazione saranno disponibili per i viaggi (puoi anche modificarle successivamente o impostarle per singolo viaggiatore). Solo le tipologie abilitate saranno visibili ai viaggiatori. Nota: Se, dopo aver creato i viaggi, sarà necessario abilitare una nuova tipologia di prenotazione, amministratori e coordinatori potranno aggiungere l’opzione o prenotare direttamente per il viaggiatore.
Per Volo:
Per scegliere quali tipi di volo saranno consentiti, seleziona una o più delle seguenti opzioni dal menu Tipi di volo consentiti :
Solo andata
Andata e ritorno
La località di ritorno può essere diversa da quella di partenza – Utile se i viaggiatori devono raggiungere un’altra destinazione durante il viaggio o per un altro evento.
Utilizza i pulsanti + e - per impostare il numero di accompagnatori (ad esempio, familiari) che un viaggiatore può includere nella prenotazione del volo nel campo Accompagnatori consentiti . Se attivato, i viaggiatori potranno cliccare su Aggiungi viaggiatori durante la prenotazione dei voli.
Fai clic nel campo Aeroporti di destinazione consentiti e cerca gli aeroporti desiderati. Utilizza questo campo per specificare tutti gli aeroporti verso cui i viaggiatori possono prenotare per partecipare al viaggio (la partenza può essere da qualsiasi aeroporto). Puoi anche scegliere di non impostare questo campo, o di farlo in un secondo momento. Se lasci il campo vuoto, i viaggiatori potranno prenotare voli verso qualsiasi aeroporto.
Inizia a digitare il nome o il codice dell’aeroporto che vuoi indicare. Verranno mostrati i nomi degli aeroporti corrispondenti a quanto inserito.
Seleziona la casella di controllo dell’aeroporto desiderato.
Per aggiungere altri aeroporti, ripeti la ricerca e la selezione.
Utilizza il calendario e i campi orario sotto Arrivo consigliato entro e Partenza consigliata dopo per configurare quando i viaggiatori riceveranno il suggerimento di prenotare i voli. Di default, queste date saranno basate su quelle impostate per le Date del viaggio I viaggiatori saranno invitati a prenotare i voli all’interno di queste date e orari.
Per Hotel:
Per consentire la prenotazione di hotel per i viaggi, attiva l’opzione corrispondente.
Fai clic su Aggiungi per impostare gli hotel designati. Comparirà il campo Hotel
. Utilizza questo campo per specificare tutti gli hotel presso cui i viaggiatori possono soggiornare per partecipare al viaggio. Puoi anche scegliere di non impostare questo campo.
Inizia a digitare il nome dell’hotel che vuoi indicare. I nomi degli hotel appariranno in base a quanto inserito.
Seleziona l’hotel desiderato. Per aggiungere altri hotel, clicca di nuovo su Aggiungi
e ripeti la procedura. Per
Treno
Per consentire la prenotazione di treni per i viaggi, attiva l’opzione corrispondente.
Non sono necessarie ulteriori impostazioni. Per
Auto
Per consentire la prenotazione di auto a noleggio per i viaggi, attiva l’opzione corrispondente.
Non sono necessarie ulteriori impostazioni. Controlla la sezione Campi personalizzati
. Il modello su cui si basa il viaggio potrebbe includere campi personalizzati. Il valore di questi campi potrebbe essere già impostato dal modello; in tal caso puoi confermare o modificarlo. Se il campo personalizzato non ha un valore, potrebbe essere necessario inserirne uno.
Puoi anche aggiungere ulteriori campi personalizzati. Se desideri aggiungere un campo personalizzato al viaggio, clicca su Aggiungi. Potrai così selezionare un campo personalizzato e inserire la relativa risposta.
Fai clic su Avanti. Verrà mostrata la pagina del viaggio (che conterrà tutti i viaggi per tutti i viaggiatori aggiunti).
Per inserire una descrizione del viaggio, clicca su Descrizione viaggio. Si aprirà la pagina della descrizione del viaggio.
Modifica la descrizione secondo le tue esigenze. Puoi formattare il testo inserito con grassetto, corsivo, elenchi puntati, scegliere il carattere, il colore, l’indentazione e aggiungere collegamenti. Al termine, clicca su Salva.
Per iniziare ad aggiungere viaggiatori al viaggio, clicca su + Viaggiatore. Nota: L’utente che aggiunge il viaggiatore sarà indicato come referente per il viaggio di quel viaggiatore. Sarà quindi la persona di riferimento per eventuali domande. Inoltre, se utilizzi un modello senza invito, verrà creato automaticamente un viaggio per ogni viaggiatore aggiunto. Per i modelli basati su invito, avrai la possibilità di creare i viaggi e inviare gli inviti.
Per aggiungere singoli dipendenti come viaggiatori: Clicca su + Viaggiatore e inserisci il nome o l’email dell’utente che desideri invitare. Verrà mostrato un elenco di utenti corrispondenti. Seleziona l’utente che vuoi invitare. Ripeti questa operazione per ogni dipendente della tua azienda che deve viaggiare.
Per aggiungere un ospite che non è dipendente della tua azienda: Clicca su + Viaggiatore e inizia a digitare il nome o l’email nel campo di ricerca. Verrà mostrato un elenco di utenti corrispondenti. Seleziona l’utente che vuoi invitare. Ripeti questa operazione per ogni ospite. Se l’ospite che vuoi invitare non ha ancora un profilo nel sistema, clicca su Crea ospite aziendale e crea un profilo per lui/lei (tutti i profili ospite devono avere email, nome, cognome e ragione sociale). Nota: Potresti non avere sempre la possibilità di creare profili aziendali per gli ospiti.
Per modificare i parametri di uno o più viaggi o viaggiatori, seleziona la casella corrispondente al viaggiatore. Scegli i parametri desiderati dal menu Modifica in fondo alla pagina e aggiorna i parametri come preferisci.
Quindi:
Per i viaggi che utilizzano un modello senza invito, i viaggi vengono creati automaticamente per i viaggiatori man mano che li aggiungi (non verrà inviato alcun invito). Non è necessario creare manualmente i viaggi per i viaggiatori. Tu (o un agente) potrai poi procedere con le prenotazioni per ciascun viaggiatore cliccando sul viaggio corrispondente nella scheda Tutti i viaggi della pagina Viaggi . In alternativa, i viaggiatori possono prenotare autonomamente.
Per i viaggi che utilizzano un modello basato su invito, assicurati di creare i viaggi per i viaggiatori cliccando su Crea e invia inviti.
Visualizza e gestisci i viaggi esistenti
Per visualizzare tutti i viaggi che hai creato per i viaggiatori, consulta Visualizza i viaggi dei viaggiatori della tua azienda.
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