Criar viagens a partir de um modelo
Apenas usuários com determinados perfis podem criar, publicar e gerenciar viagens usando modelos. Administradores da empresa, organizadores de viagens da empresa, administradores da TMC e agentes da TMC conseguem realizar as ações descritas nos procedimentos abaixo.SUMÁRIO
Criar viagens a partir de um modelo
Acesse a ferramenta de reservas online.
Clique em Viagens. A página Viagens será exibida.
Clique em Criar (no canto superior direito) e selecione Viagens a partir de modelo no menu. A janela Criar viagens a partir de modelo será aberta.
O campo Organização já vai estar preenchido com o nome da sua empresa. Se você for administrador da TMC, selecione a organização correta.
Escolha o modelo que você quer usar para as viagens no campo Modelo de viagem . Assim, os valores já definidos nesse modelo serão aplicados automaticamente. Se não tiver certeza de qual modelo escolher, pergunte ao responsável pelas viagens da sua empresa. Por exemplo, para um palestrante convidado, pode ser interessante usar um modelo baseado em convite.
Informe o destino das viagens no campo Local .
Digite o nome da viagem no campo Nome . Esse será o nome que aparece para os viajantes convidados e também como a viagem será exibida na página de Viagens de cada um.
Defina as datas de início da viagem e fim da viagem conforme necessário para as viagens.
Defina as datas de início da janela de viagem e fim da janela de viagem para as viagens.
A data de início deve ser antes do evento relacionado à viagem. Lembre-se de considerar fatores como fuso horário, distância e conexões.
A data de término deve ser depois que o evento relacionado à viagem acabar.
Clique em Configurações avançadas para ver detalhes sobre os tipos de reserva. Vale lembrar que algumas dessas configurações podem já estar definidas de acordo com o modelo escolhido.
A aba Dados da viagem traz campos do perfil do viajante (como Centro de custo) que o administrador do modelo tenha alterado ou permitido que você altere. Alterar um valor aqui não muda o perfil do viajante de forma definitiva, só vale para as viagens criadas com esse modelo. Para cada campo, pode haver um valor definido pelo administrador ou será usado o valor padrão do perfil do viajante (mas esse valor não aparece aqui). Você pode ajustar esses campos conforme necessário ou deixar como estão.
Defina os tipos de reserva permitidos para as viagens na aba Tipos de reserva permitidos (você também pode ajustar isso depois ou por viajante). Só aparecerão para os viajantes os tipos de reserva habilitados para a viagem. Atenção: Se precisar liberar um novo tipo de reserva depois que as viagens já estiverem criadas, administradores e coordenadores podem adicionar essa opção ou fazer a reserva para o viajante.
Para Passagem aérea:
Para definir os tipos de voo permitidos, selecione uma ou mais opções no menu Tipos de voo permitidos :
Somente ida
Ida e volta
O local de retorno pode ser diferente do local de partida – útil se o viajante precisar ir para outro destino durante a viagem ou para outro evento.
Use os botões + e - para definir quantos acompanhantes (por exemplo, familiares) o viajante pode incluir na reserva aérea no campo Acompanhantes permitidos . Se essa opção estiver habilitada, o viajante poderá clicar em Adicionar viajantes ao reservar passagens aéreas.
Clique no campo Aeroportos de destino permitidos e busque os aeroportos desejados. Use esse campo para definir todos os aeroportos para onde os viajantes podem reservar voos para participar da viagem (eles podem sair de qualquer aeroporto de origem). Se preferir, pode deixar esse campo em branco ou preencher depois. Se não preencher, os viajantes poderão reservar para qualquer aeroporto.
Comece a digitar o nome ou código do aeroporto que você quer adicionar. Os nomes dos aeroportos vão aparecer conforme você digita.
Marque a caixa do aeroporto desejado.
Para incluir mais aeroportos, pesquise e repita o processo.
Use o calendário e os campos de horário em Sugestão de chegada antes de e Sugestão de saída depois de para configurar quando os viajantes serão orientados a reservar seus voos. Por padrão, essas datas seguem o que você definiu em Datas da viagem . Os viajantes serão incentivados a reservar voos dentro desses períodos.
Para Hotel:
Para permitir reservas de hotel para a viagem, ative a opção correspondente.
Clique em Adicionar para definir os hotéis indicados. O campo Hotel será exibido. Use esse campo para indicar todos os hotéis onde os viajantes poderão se hospedar para participar da viagem. Se preferir, pode não preencher esse campo.
Comece a digitar o nome do hotel desejado. Os nomes vão aparecer conforme você digita.
Selecione o hotel desejado.
Para adicionar mais hotéis, clique em Adicionar novamente e repita o processo.
Para Trem
Para permitir reservas de trem para a viagem, ative a opção correspondente.
Nenhuma configuração extra é necessária.
Para Carro
Para liberar reservas de aluguel de carro para a viagem, ative a opção correspondente.
Nenhuma configuração extra é necessária.
Confira o conteúdo da aba Campos personalizados .
O modelo em que sua viagem se baseia pode incluir campos personalizados. O valor desses campos pode já vir preenchido pelo modelo. Se for o caso, você pode aceitar ou alterar. Se o campo personalizado não tiver valor, pode ser que você precise informar um.
Você também pode adicionar outros campos personalizados. Se quiser incluir um campo personalizado na sua viagem, clique em Adicionar. Assim, você poderá escolher um campo personalizado e preencher a resposta.
Clique em Próximo. A página da viagem será exibida (ali estarão todas as viagens para todos os viajantes que você adicionar).
Para adicionar uma descrição à viagem, clique em Descrição da viagem. A página de descrição será aberta.
Edite a descrição como preferir. Você pode formatar o texto com negrito, itálico, marcadores, escolher fonte, cor, recuo e também adicionar links. Quando terminar, clique em Salvar.
Para começar a adicionar viajantes à viagem, clique em + Viajante. Atenção: O usuário que adicionar o viajante será listado como pessoa de contato para aquela viagem. Ou seja, será quem o viajante pode procurar em caso de dúvidas. Além disso, se você estiver usando um modelo sem convite, uma viagem será criada automaticamente para cada viajante adicionado. Já em modelos baseados em convite, você poderá criar as viagens e enviar os convites.
Para adicionar viajantes que são funcionários da empresa: Clique em + Viajante e digite o nome ou e-mail do usuário que você quer convidar. Uma lista de usuários compatíveis será exibida. Selecione o usuário desejado. Repita esse processo para cada funcionário da empresa.
Para adicionar um convidado que não é funcionário da empresa: Clique em + Viajante e comece a digitar o nome ou e-mail no campo de busca. Uma lista de usuários compatíveis será exibida. Selecione o convidado desejado. Repita esse processo para cada convidado. Se o convidado ainda não tiver perfil no sistema, clique em Criar convidado da empresa e crie um perfil para ele (todo convidado precisa ter e-mail, nome, sobrenome e razão social). Atenção: Nem sempre você terá permissão para criar perfis de convidados da empresa.
Para alterar qualquer parâmetro de uma ou mais viagens e viajantes, marque a caixa do viajante desejado. Escolha os parâmetros relevantes no menu Modificar na parte de baixo da página e ajuste conforme necessário.
Depois:
Para viagens que usam modelo sem convite, as viagens são criadas automaticamente para cada viajante adicionado (nenhum convite é enviado). Você não precisa criar manualmente as viagens para os viajantes. Você (ou um agente) pode então fazer as reservas para cada viajante clicando na viagem dele na aba Todas as viagens da página Viagens . Se preferir, os próprios viajantes podem fazer suas reservas.
Para viagens que usam um modelo baseado em convite, lembre-se de criar as viagens para os viajantes clicando em Criar e enviar convites.
Visualizar e gerenciar viagens existentes
Para ver as viagens que você criou para viajantes, acesse Visualizar viagens dos viajantes da sua empresa.
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