Reisen aus einer Vorlage erstellen

Nur Nutzer mit bestimmten Rollen können Reisen mithilfe von Vorlagen erstellen, veröffentlichen und verwalten. Dazu zählen Unternehmensadministratoren, Reiseorganisatoren im Unternehmen, TMC-Administratoren und TMC-Agenten. Diese Rollen haben Zugriff auf die unten beschriebenen Funktionen.

INHALTSVERZEICHNIS

• Reisen aus einer Vorlage erstellen
  • Reisen aus einer Vorlage erstellen
  • Vorhandene Reisen anzeigen und verwalten
  • Verwandte Themen

Reisen aus einer Vorlage erstellen

1. Melden Sie sich im Online Booking Tool an. 

2. Klicken Sie auf Reisen. Die Reisen -Seite wird angezeigt. 

3. Klicken Sie oben rechts auf Erstellen und wählen Sie im Menü Reisen aus Vorlage aus. Das Dialogfeld Reisen aus Vorlage erstellen wird angezeigt.

4. Das Feld Organisation ist standardmäßig auf den Namen Ihres Unternehmens eingestellt. Sind Sie TMC-Administrator, wählen Sie bitte die passende Organisation aus.

5. Wählen Sie im Feld Reisevorlage die gewünschte Vorlage aus. So übernehmen Sie alle Voreinstellungen dieser Vorlage. Falls Sie unsicher sind, welche Vorlage Sie nehmen sollen, fragen Sie bitte Ihre Reiseleitung. Für einen Gastredner bietet sich zum Beispiel eine einladungsbasierte Vorlage an. 

6. Geben Sie das Reiseziel im Feld Ort ein.

7. Geben Sie den Namen der Reise im Feld Name an. Dieser Name wird allen eingeladenen Reisenden angezeigt und erscheint auch auf deren Reisen -Seite.

8. Legen Sie das Reisebeginn-Datum und das Reiseende-Datum wie gewünscht für die Reisen fest. 

9. Definieren Sie das Startdatum des Reisezeitraums und das Enddatum des Reisezeitraums für die Reisen. 

   • Das Startdatum sollte vor Beginn der Veranstaltung liegen, die mit der Reise verbunden ist. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Jetlag, Reisedauer und eventuelle Zwischenstopps.

   • Das Enddatum sollte nach Abschluss der Veranstaltung liegen.

10. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen um weitere Optionen zu den Buchungsarten einzublenden. Einige Einstellungen können bereits durch die gewählte Vorlage vorgegeben sein. 

11. Im Tab Reisedaten fnden Sie alle Reisenden-Profilfelder (z. B. Kostenstelle), für die der Administrator der Vorlage entweder einen abweichenden Wert hinterlegt hat oder Ihnen erlaubt, einen eigenen Wert einzutragen. Beachten Sie, dass Änderungen hier nur für diese Reise gelten und das Profilfeld des Reisenden nicht dauerhaft ändern. Für jedes Feld wird entweder der Wert des Administrators oder der Standardwert aus dem Profil verwendet (dieser wird hier aber nicht angezeigt). Sie können die Werte bei Bedarf anpassen oder unverändert lassen. 

12. Legen Sie im Tab Erlaubte Buchungsarten fest, welche Buchungsarten für die Reisen zulässig sind (diese Einstellungen können Sie auch später oder für einzelne Reisende anpassen). Nur die aktivierten Buchungsarten werden den Reisenden angezeigt. Hinweis: Sollte nachträglich eine weitere Buchungsart benötigt werden, können Administratoren oder Koordinatoren diese hinzufügen oder direkt für den Reisenden buchen. 

13. Für Flug:]></i> <i idx='63'><![CDATA[Um festzulegen, welche Flugtypen erlaubt sind, wählen Sie im Menü

    • To set the flight types that will be allowed, select one or more of the following from the Erlaubte Flugtypen ein oder mehrere der folgenden Optionen aus:

      • Einzelflug

      • Hin- und Rückflug

      • Rückflug kann von einem anderen Ort erfolgen – praktisch, wenn Reisende im Rahmen der Reise noch zu einem anderen Ziel oder einer weiteren Veranstaltung müssen.

• Nutzen Sie die + und - Schaltflächen, um die Anzahl der Begleitpersonen (z. B. Familienmitglieder) festzulegen, für die ein Reisender Flüge buchen darf, im Feld Erlaubte Begleitpersonen . Ist diese Option aktiviert, können Reisende beim Buchen von Flügen auf Reisende hinzufügen klicken.

• Klicken Sie im Feld Erlaubte Zielflughäfen und suchen Sie nach den gewünschten Flughäfen. Hier legen Sie fest, zu welchen Flughäfen Reisende im Rahmen der Reise Flüge buchen dürfen (Abflughafen ist frei wählbar). Sie können dieses Feld auch leer lassen oder später ausfüllen. Ist das Feld leer, können Reisende zu jedem Flughafen buchen. 

  • Geben Sie den Namen oder Code des gewünschten Flughafens ein. Passende Flughäfen werden automatisch angezeigt. 

  • Setzen Sie das Häkchen beim gewünschten Flughafen. 

  • Um weitere Flughäfen hinzuzufügen, wiederholen Sie die Suche entsprechend. 

• Nutzen Sie Kalender- und Zeitfelder unter Vorgeschlagene Ankunft vor und Vorgeschlagene Abreise nach um festzulegen, in welchem Zeitraum Reisende ihre Flüge buchen sollen. Standardmäßig richten sich diese Daten nach den von Ihnen eingestellten Reisedaten . Reisende werden dazu angehalten, Flüge innerhalb dieses Zeitraums zu buchen. 

14. Für Hotel:

    • Um Hotelbuchungen für die Reisen zu ermöglichen, aktivieren Sie die entsprechende Option.

    • Klicken Sie auf Hinzufügen um die gewünschten Hotels festzulegen. Das Feld Hotel wird angezeigt. Hier können Sie alle Hotels angeben, in denen Reisende für diese Reise übernachten dürfen. Sie können dieses Feld auch leer lassen. 

    • Geben Sie den Namen des gewünschten Hotels ein. Passende Hotels werden automatisch angezeigt. 

    • Wählen Sie das gewünschte Hotel aus.  

    • Um weitere Hotels hinzuzufügen, klicken Sie erneut auf Hinzufügen und wiederholen Sie den Vorgang. 

15. Für Zug 

    • Um Bahnreisen für die Reisen zu ermöglichen, aktivieren Sie die entsprechende Option.

    • Weitere Einstellungen sind nicht erforderlich.

16. Für Mietwagen

    • Um Mietwagenbuchungen für die Reisen zu ermöglichen, aktivieren Sie die entsprechende Option.

    • Weitere Einstellungen sind nicht erforderlich.

17. Prüfen Sie den Inhalt des Tabs Benutzerdefinierte Felder . 

    • Die Vorlage, auf der Ihre Reise basiert, kann benutzerdefinierte Felder enthalten. Diese Felder sind eventuell schon vorausgefüllt. Sie können den Wert übernehmen oder anpassen. Ist kein Wert hinterlegt, müssen Sie möglicherweise einen Wert eintragen. 

    • Sie können auch weitere benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Wenn Sie ein solches Feld ergänzen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen. Anschließend können Sie das gewünschte Feld auswählen und einen Wert eintragen. 

18. Klicken Sie auf Weiter. Die Übersichtsseite der Reise wird angezeigt (hier sehen Sie alle Reisen für alle hinzugefügten Reisenden). 

19. Um eine Beschreibung für die Reise zu hinterlegen, klicken Sie auf Reisebeschreibung. Die Seite zur Reisebeschreibung öffnet sich. 

    • Passen Sie die Beschreibung nach Wunsch an. Sie können den Text mit Fettdruck, Kursivschrift, Aufzählungen, Schriftarten, Farben, Einzügen und Links formatieren. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern. 

20. Um Reisende zur Reise hinzuzufügen, klicken Sie auf + Reisender. Hinweis: Die Person, die einen Reisenden hinzufügt, wird als Ansprechpartner für diese Reise geführt. Das ist die Kontaktperson für Rückfragen. Wenn Sie eine Vorlage ohne Einladung verwenden, wird für jeden hinzugefügten Reisenden automatisch eine Reise erstellt. Bei einladungsbasierten Vorlagen können Sie die Reisen anlegen und Einladungen verschicken. 

    • So fügen Sie einzelne Mitarbeitende als Reisende hinzu: Klicken Sie auf + Reisender und geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie einladen möchten. Es erscheint eine Liste mit passenden Nutzern. Wählen Sie die gewünschte Person aus. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Mitarbeitenden. 

    • So fügen Sie einen Gast hinzu, der nicht im Unternehmen angestellt ist: Klicken Sie auf + Reisender und geben Sie Namen oder E-Mail-Adresse im Suchfeld ein. Es erscheint eine Liste mit passenden Nutzern. Wählen Sie den gewünschten Gast aus. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Gäste. Falls der Gast noch kein Profil im System hat, klicken Sie auf Firmen-Gast anlegen und legen Sie ein Profil an (es werden E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname sowie die juristische Person benötigt). Hinweis: Es ist nicht immer möglich, Firmenprofile für Gäste anzulegen. 

21. Um für einzelne Reisen oder Reisende Parameter zu ändern, setzen Sie ein Häkchen bei dem jeweiligen Reisenden. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen im Menü Bearbeiten am unteren Seitenrand und passen Sie die Parameter an.

22. Anschließend gilt: 

    • Bei Reisen mit einer Vorlage ohne Einladung werden die Reisen automatisch für die hinzugefügten Reisenden erstellt (es wird keine Einladung verschickt). Sie müssen die Reisen nicht separat anlegen. Sie (oder ein Agent) können dann direkt die Buchungen für die jeweiligen Reisenden vornehmen, indem Sie auf deren Reise im Tab Alle Reisen auf der Reisen -Seite klicken. Alternativ können die Reisenden auch selbst buchen. 

    • Bei Reisen mit einer einladungsbasierten Vorlagestellen Sie sicher, dass Sie die Reisen für die Reisenden anlegen, indem Sie auf Erstellen & Einladungen versendenklicken.

Vorhandene Reisen anzeigen und verwalten

Um die von Ihnen für Reisende angelegten Reisen einzusehen, siehe Reisen für Reisende im Unternehmen anzeigen.

Verwandte Themen

• Reisen für Reisende im Unternehmen anzeigen
• Vorlage erstellen (für Veranstaltungen und Reisen)
• Veranstaltung erstellen, veröffentlichen und verwalten (aktuelle Version)