템플릿을 활용해 출장 만들기
특정 역할을 가진 사용자만 템플릿을 이용해 출장을 만들고, 게시하고, 관리할 수 있습니다. 회사 관리자, 회사 출장 담당자, TMC 관리자, 그리고 TMC 에이전트가 아래 안내된 작업을 진행하실 수 있습니다.목차
템플릿을 활용해 출장 만들기
온라인 예약 시스템에 로그인하세요.
클릭 출장을(를) 선택하면 출장 페이지가 열립니다.
오른쪽 상단의 만들기 버튼을 클릭한 뒤 템플릿에서 출장 만들기 를 선택하세요. 그러면 템플릿에서 출장 만들기 창이 나타납니다.
여기서 조직 항목은 기본적으로 귀하의 회사명으로 설정되어 있습니다. 만약 TMC 관리자라면, 해당 조직을 직접 선택해 주세요.
여행에 사용할 템플릿을 출장 템플릿 항목에서 골라주세요. 선택한 템플릿에 미리 설정된 값들이 자동으로 적용됩니다. 어떤 템플릿을 골라야 할지 모르겠다면, 여행 담당자에게 문의해 주세요. 예를 들어, 외부 연사를 초청할 경우에는 초대 기반 템플릿을 사용할 수 있습니다.
여행 목적지를 위치 항목에 입력하세요.
출장 이름을 이름 란에 입력하세요. 이 이름은 초대받은 여행자들에게 보여지며, 각 여행자의 출장 페이지에도 표시됩니다.
출장의 시작일 과 종료일 을 필요에 맞게 설정하세요.
여행 기간의 여행 시작일 과 여행 종료일 도 설정해 주세요.
시작일은 출장과 관련된 행사가 시작되기 전으로 지정하는 것이 좋습니다. 시차, 이동 거리, 환승 등도 함께 고려해 주세요.
종료일은 해당 행사 종료 이후로 지정해 주시면 됩니다.
클릭 고급 설정 을 선택하면 예약 유형 등 더 자세한 옵션을 확인할 수 있습니다. 참고로, 이곳의 일부 설정은 선택한 템플릿에 따라 이미 지정되어 있을 수 있습니다.
그리고 출장 데이터 탭에서는 여행자 프로필의 추가 정보(예: 코스트 센터) 중 템플릿 관리자가 별도로 값을 지정했거나, 직접 입력할 수 있도록 허용한 항목을 확인할 수 있습니다. 여기서 값을 변경해도 여행자 프로필 자체가 바뀌지는 않으며, 해당 템플릿으로 만든 출장에만 적용됩니다. 각 항목마다 관리자가 지정한 값이 있거나, 별도 지정이 없으면 여행자 프로필의 기본값이 사용됩니다(여기에는 표시되지 않음). 필요하다면 값을 직접 수정하거나, 그대로 두셔도 됩니다.
출장에 허용할 예약 유형은 허용된 예약 유형 탭에서 지정할 수 있습니다(나중에 변경하거나, 여행자별로 따로 설정도 가능). 여기서 활성화한 예약 유형만 여행자에게 보입니다. 참고: 출장 생성 후 추가 예약 유형이 필요할 경우, 관리자나 담당자가 직접 추가하거나 예약을 도와줄 수 있습니다.
항공권의 경우 항공:
허용할 항공권 유형을 지정하려면 허용된 항공권 유형 메뉴에서 아래 옵션 중 하나 이상을 선택하세요.
편도
왕복
출발지와 도착지가 다를 수 있음 - 출장 중 다른 지역이나 행사에 참석해야 하는 경우에 유용합니다.
그리고 + 와 - 버튼을 눌러 동반자(예: 가족 등) 항공권 예약 가능 인원을 허용 동반자 수 항목에서 설정할 수 있습니다. 이 기능을 활성화하면, 여행자가 항공권 예약 시 여행자 추가 버튼을 눌러 동반자를 함께 예약할 수 있습니다.
허용 도착 공항 항목을 클릭해서 원하는 공항을 검색하세요. 이 항목을 통해 출장 참여를 위해 예약 가능한 모든 도착 공항을 지정할 수 있습니다(출발 공항은 제한 없이 선택 가능). 이 항목을 비워두거나 나중에 지정할 수도 있습니다. 비워둘 경우, 여행자는 모든 공항으로 예약할 수 있습니다. 지정하고 싶은 공항 이름이나 코드를 입력하면, 해당하는 공항 목록이 자동으로 표시됩니다.
원하는 공항의 체크박스를 선택하세요.
공항을 추가하려면 검색 후 위 과정을 반복하세요.
캘린더와 시간 입력란에서
권장 도착 시간 이전 과 권장 출발 시간 이후 를 지정하면, 여행자가 항공권 예약 시 참고할 수 있도록 안내됩니다. 기본값은 출장 날짜 에 맞춰 자동으로 설정됩니다. 여행자는 이 기간과 시간 내로 항공권 예약을 권장받게 됩니다. 호텔 예약의 경우
호텔 :출장에 호텔 예약을 허용하려면 토글을 켜 주세요.
클릭
추가 버튼을 눌러 지정 호텔을 선택하세요. 호텔 항목이 나타납니다. 출장 참여를 위해 예약 가능한 모든 호텔을 이곳에서 지정할 수 있습니다. 이 항목을 비워두셔도 됩니다. 지정하고 싶은 호텔 이름을 입력하면, 해당하는 호텔 목록이 자동으로 표시됩니다.
원하는 호텔을 선택하세요.
호텔을 추가하려면
추가 버튼을 다시 눌러 같은 방법으로 반복하세요. 기차 예약의 경우
기차 출장에 기차 예약을 허용하려면 토글을 켜 주세요.
별도의 추가 설정은 필요하지 않습니다.
렌터카 예약의 경우
렌터카 출장에 렌터카 예약을 허용하려면 토글을 켜 주세요.
별도의 추가 설정은 필요하지 않습니다.
이제
사용자 정의 필드 탭에서 내용을 확인하세요. 여러분이 선택한 템플릿에 따라 사용자 정의 필드가 포함될 수 있습니다. 이 값은 템플릿에서 이미 설정되어 있을 수도 있고, 직접 변경도 가능합니다. 값이 없는 경우에는 입력이 필요할 수 있습니다.
추가로 사용자 정의 필드를 직접 추가하실 수도 있습니다. 새로운 필드를 추가하려면
추가 버튼을 클릭하세요. 그러면 원하는 필드를 선택하고 답변을 입력할 수 있습니다.클릭
다음 버튼을 누르면, 해당 출장 페이지가 열립니다(여기에 추가한 모든 여행자의 출장 내역이 표시됩니다).출장에 대한 설명을 입력하려면
출장 설명 을 클릭하세요. 출장 설명 입력 페이지가 나타납니다.원하는 대로 설명을 입력하고, 굵게/기울임/글머리표/글꼴/색상/들여쓰기 등 다양한 형식도 적용할 수 있습니다. 링크도 추가할 수 있습니다. 입력이 끝나면
저장 을 클릭하세요.출장에 여행자를 추가하려면
+ 여행자 버튼을 클릭하세요.참고: 여행자를 추가한 사용자가 해당 여행자의 출장 담당자로 지정됩니다. 즉, 여행자가 궁금한 점이 있을 때 연락할 수 있는 담당자가 됩니다. 또한, 무초대 템플릿을 사용하는 경우 여행자를 추가하면 자동으로 출장도 생성됩니다. 초대 기반 템플릿의 경우, 출장을 만든 후 초대장을 보낼 수 있습니다. 사내 임직원을 개별적으로 추가하려면:
+ 여행자 버튼을 클릭한 뒤, 초대할 사용자의 이름이나 이메일을 입력하세요. 일치하는 사용자가 목록에 나타나면, 초대할 사용자를 선택하세요. 사내 임직원 여행자마다 이 과정을 반복하시면 됩니다. 회사 소속이 아닌 외부 게스트를 추가하려면: + 여행자
버튼을 클릭한 뒤, 이름이나 이메일을 입력하세요. 일치하는 사용자가 목록에 나타나면 선택하세요. 초대할 게스트마다 이 과정을 반복하시면 됩니다. 만약 초대하려는 게스트가 시스템에 프로필이 없다면, 회사 게스트 생성 버튼을 눌러 프로필을 만들어 주세요(이메일, 이름, 성, 법인 정보가 필요합니다). 참고: 항상 게스트용 회사 프로필을 생성할 수 있는 것은 아닙니다. 여러 명의 출장 또는 여행자별로 개별 설정을 변경하려면, 해당 여행자의 체크박스를 선택한 뒤 수정 메뉴에서 원하는 항목을 골라 수정하실 수 있습니다.
그리고: 무초대 템플릿을 사용하는 경우, 여행자를 추가하면 자동으로 출장도 생성됩니다(따로 초대장이 발송되지 않음). 별도로 출장을 생성할 필요가 없습니다. 이후, 직접(또는 담당 에이전트가) 해당 여행자의 출장 내역에서 예약을 진행할 수 있습니다. 출장
페이지의
전체 출장 탭에서 여행자를 선택해 예약을 진행하거나, 여행자가 직접 예약할 수도 있습니다. 초대 기반 템플릿을 사용하는 경우에는 출장 생성 및 초대장 발송 버튼을 클릭해 여행자별로 출장을 생성하고 초대를 보내주세요.
기존 출장 조회 및 관리 여행자를 위해 생성한 출장을 확인하려면,회사 내 여행자 출장 내역 보기 를 참고하세요.관련 주제
회사 내 여행자 출장 내역 보기
템플릿 생성(행사 및 출장용) 행사 생성, 게시, 관리(최신 버전).
Related topics
- View trips for travelers in your company
- Create a template (for events and trips)
- Create, publish, and manage an event (latest version)
아티클이 유용했나요?
훌륭합니다!
피드백을 제공해 주셔서 감사합니다.
도움이 되지 못해 죄송합니다!
피드백을 제공해 주셔서 감사합니다.
피드백 전송
소중한 의견을 수렴하여 아티클을 개선하도록 노력하겠습니다.