Kreiranje putovanja prema predlošku

Samo korisnici s određenim ulogama mogu kreirati, objavljivati i upravljati putovanjima koristeći predloške. Administratori tvrtke, organizatori putovanja u tvrtki, administratori TMC-a i agenti TMC-a mogu izvršavati zadatke opisane u nastavku.

SADRŽAJ

• Kreiranje putovanja prema predlošku
  • Kreiranje putovanja prema predlošku
  • Pregled i upravljanje postojećim putovanjima
  • Povezane teme

Kreiranje putovanja prema predlošku

1. Prijavite se u Online Booking Tool. 

2. Kliknite Putovanja. Otvorit će se Putovanja stranica. 

3. Kliknite Kreiraj (gore desno) i odaberite Putovanja prema predlošku u izborniku. Otvorit će se prozor za kreiranje putovanja prema predlošku .

4. Polje Organizacija bit će unaprijed postavljeno na naziv vaše tvrtke. Ako ste administrator TMC-a, odaberite odgovarajuću organizaciju.

5. Iz padajućeg izbornika Predložak putovanja odaberite predložak koji želite koristiti za svoja putovanja. Time ćete preuzeti sve unaprijed postavljene vrijednosti iz odabranog predloška. Ako niste sigurni koji predložak odabrati, obratite se svom koordinatoru putovanja. Na primjer, za gosta predavača možda ćete htjeti koristiti predložak temeljen na pozivu. 

6. U polje Lokacija upišite odredište putovanja.

7. U polje Naziv upišite naziv putovanja. Taj će naziv biti prikazan svim putnicima koje pozovete i bit će vidljiv na njihovoj stranici Putovanja .

8. Unesite Datum početka putovanja i Datum završetka putovanja prema potrebi. 

9. Unesite Datum početka razdoblja putovanja i Datum završetka razdoblja putovanja za putovanja. 

   • Datum početka treba biti prije početka događaja povezanog s putovanjem. Prilikom odabira datuma uzmite u obzir moguće posljedice poput vremenske razlike, udaljenosti i presjedanja.

   • Datum završetka treba biti nakon završetka događaja na koji se putovanje odnosi.

10. Kliknite Napredne postavke da biste prikazali dodatne detalje o vrstama rezervacija. Neke postavke u ovom dijelu mogu biti unaprijed postavljene prema odabranom predlošku. 

11. Kartica Podaci o putovanju sadrži sva polja iz profila putnika (npr. Troškovni centar) za koja je administrator predloška unio drugu vrijednost ili vam omogućio unos vlastite vrijednosti. Imajte na umu da promjena vrijednosti ovdje ne mijenja trajno podatke u profilu putnika, nego se odnosi samo na putovanja kreirana prema ovom predlošku. Za svako prikazano polje bit će prikazana vrijednost koju je postavio administrator ili će se koristiti zadana vrijednost iz profila putnika (koja ovdje nije prikazana). Po potrebi možete izmijeniti te vrijednosti ili ih ostaviti nepromijenjene. 

12. Na kartici Dozvoljene vrste rezervacija odredite koje vrste rezervacija su dopuštene za putovanja (ovo možete postaviti i kasnije ili za svakog putnika pojedinačno). Putnicima će biti prikazane samo one vrste rezervacija koje su omogućene. Napomena: Ako je nakon kreiranja putovanja potrebna dodatna vrsta rezervacije, administratori i koordinatori mogu dodati tu opciju ili je rezervirati za putnika. 

13. Za Avionske karte:

    • Da biste odredili koje vrste avionskih karata su dopuštene, odaberite jednu ili više opcija iz izbornika Dozvoljene vrste letova :

      • Jedan smjer

      • Povratna karta

      • Povratna lokacija može biti različita od polazišta – korisno ako putnici moraju putovati na drugu lokaciju tijekom putovanja ili zbog drugog događaja.

• Koristite + i - gumbove kako biste odredili broj suputnika (npr. članova obitelji) za koje putnik može rezervirati avionske karte u polju Dozvoljeni suputnici . Ako je omogućeno, putnici će moći kliknuti Dodaj putnike prilikom rezervacije letova.

• Kliknite u polje Dozvoljene zračne luke odredišta i pretražujte željene zračne luke. Ovdje možete navesti sve zračne luke na koje putnici mogu rezervirati letove za sudjelovanje na putovanju (putnici mogu polaziti iz bilo koje zračne luke). Ovo polje nije obavezno i možete ga ostaviti praznim ili ga postaviti kasnije. Ako ga ostavite praznim, putnici će moći rezervirati letove do bilo koje zračne luke. 

  • Počnite unositi naziv ili šifru zračne luke koju želite dodati. Prikazat će se popis zračnih luka prema vašem unosu. 

  • Odaberite željenu zračnu luku. 

  • Za dodavanje više zračnih luka, ponovite postupak pretraživanja i odabira. 

• Koristite kalendar i polja za vrijeme pod Predloženi dolazak prije i Predloženi odlazak nakon za određivanje kada će putnicima biti preporučeno rezervirati letove. Početne vrijednosti ovih datuma temelje se na postavljenim Datumima putovanja . Putnicima će biti preporučeno da rezerviraju letove unutar tih datuma i vremena. 

14. Za Hotel:

    • Kako biste omogućili rezervaciju hotela za putovanja, uključite ovu opciju.

    • Kliknite Dodaj za odabir željenih hotela. Prikazat će se polje Hotel . Ovdje možete navesti sve hotele u kojima putnici mogu boraviti tijekom putovanja. Ovo polje nije obavezno. 

    • Počnite unositi naziv hotela koji želite dodati. Prikazat će se popis hotela prema vašem unosu. 

    • Odaberite željeni hotel.  

    • Za dodavanje više hotela, kliknite Dodaj ponovno i ponovite postupak. 

15. Za Vlak 

    • Kako biste omogućili rezervaciju vlakova za putovanja, uključite ovu opciju.

    • Nisu potrebne dodatne postavke.

16. Za Automobil

    • Kako biste omogućili rezervaciju najma automobila za putovanja, uključite ovu opciju.

    • Nisu potrebne dodatne postavke.

17. Pregledajte sadržaj kartice Prilagođena polja . 

    • Predložak na kojem se temelji vaše putovanje može sadržavati prilagođena polja. Vrijednosti tih polja mogu biti unaprijed postavljene iz predloška. Možete ih prihvatiti ili izmijeniti. Ako polje nema vrijednost, možda ćete ga morati ispuniti. 

    • Također možete dodati dodatna prilagođena polja. Ako želite dodati novo prilagođeno polje, kliknite Dodaj. Time ćete moći odabrati prilagođeno polje i unijeti odgovarajuću vrijednost. 

18. Kliknite Dalje. Otvorit će se stranica putovanja (na kojoj će biti prikazana sva putovanja za sve dodane putnike). 

19. Za unos opisa putovanja kliknite Opis putovanja. Otvorit će se stranica za unos opisa. 

    • Opis možete urediti po želji. Tekst možete oblikovati podebljano, kurzivom, koristiti nabrajanja, odabrati font, boju, uvlačenja te dodati poveznice. Kada završite, kliknite Spremi. 

20. Za dodavanje putnika u putovanje kliknite + Putnik. Napomena: Korisnik koji dodaje putnika bit će naveden kao kontakt osoba za to putovanje. To je osoba kojoj se putnik može obratiti u slučaju pitanja. Također, ako koristite predložak bez pozivnice, za svakog putnika automatski će se kreirati putovanje pri dodavanju. Kod predložaka temeljenih na pozivnici, imat ćete mogućnost kreirati putovanja i poslati pozivnice. 

    • Za dodavanje zaposlenika putnika: Kliknite + Putnik i unesite ime ili e-mail korisnika kojeg želite pozvati. Prikazat će se popis korisnika koji odgovaraju unesenom imenu. Odaberite korisnika kojeg želite pozvati. Ovaj korak ponovite za svakog zaposlenika tvrtke koji putuje. 

    • Za dodavanje gosta koji nije zaposlenik vaše tvrtke: Kliknite + Putnik i počnite unositi ime ili e-mail gosta u polje za pretragu. Prikazat će se popis korisnika koji odgovaraju unesenom imenu. Odaberite gosta kojeg želite pozvati. Ovaj korak ponovite za svakog gosta. Ako gost kojeg želite pozvati još nema profil u sustavu, kliknite Kreiraj gosta tvrtke i izradite profil za njega (za svaki gost-profil obavezni su e-mail, ime i prezime te pravna osoba). Napomena: Možda nećete uvijek imati mogućnost kreiranja profila gostiju za tvrtku. 

21. Za izmjenu bilo kojih parametara za jedno ili više putovanja i putnika, označite odgovarajućeg putnika. Iz izbornika Izmijeni na dnu stranice odaberite željene parametre i uredite ih po potrebi.

22. Zatim: 

    • Ako koristite predložak bez pozivnica, putovanja će se automatski kreirati za svakog dodanog putnika (pozivnica se ne šalje). Nije potrebno zasebno kreirati putovanja za putnike. Vi (ili agent) tada možete nastaviti s rezervacijom putovanja za svakog putnika klikom na njegovo putovanje na kartici Sva putovanja na stranici Putovanja . Alternativno, sami putnici mogu napraviti rezervaciju. 

    • Ako koristite predložak temeljen na pozivnici, svakako kreirajte putovanja za putnike klikom na Kreiraj i pošalji pozivnice.

Pregled i upravljanje postojećim putovanjima

Za pregled svih putovanja koja ste kreirali za putnike, pogledajte Pregled putovanja za putnike u vašoj tvrtki.

Povezane teme

• Pregled putovanja za putnike u vašoj tvrtki
• Kreiranje predloška (za događaje i putovanja)
• Kreiranje, objava i upravljanje događajem (najnovija verzija)