Şablondan seyahat oluşturma

Yalnızca belirli yetkilere sahip kullanıcılar, şablon kullanarak seyahat oluşturabilir, yayımlayabilir ve yönetebilir. Aşağıda yer alan adımları şirket yöneticileri, şirket seyahat düzenleyicileri, TMC yöneticileri ve TMC acenteleri gerçekleştirebilir.

İÇİNDEKİLER

• Şablondan seyahat oluşturma
  • Şablondan seyahat oluşturma
  • Mevcut seyahatleri görüntüleme ve yönetme
  • İlgili konular

Şablondan seyahat oluşturma

1. Online Rezervasyon Aracı’na giriş yapınız. 

2. Tıklayınız Seyahatler. Seyahatler sayfası açılacaktır. 

3. Tıklayınız Oluştur (sağ üst köşe) ve menüden Şablondan seyahatler seçeneğini seçiniz. Şablondan seyahat oluştur penceresi açılacaktır.

4. Buradaki Organizasyon alanı varsayılan olarak şirket adınız ile dolu gelir. Eğer TMC yöneticisiyseniz ilgili organizasyonu seçiniz.

5. Seyahatleriniz için kullanmak istediğiniz şablonu Seyahat şablonu alanından seçiniz. Seçtiğiniz şablondaki ön tanımlı değerler otomatik olarak aktarılır. Hangi şablonu seçeceğinizden emin değilseniz, seyahat yöneticinize danışabilirsiniz. Örneğin, davetli bir konuşmacı için davet bazlı bir şablon uygun olabilir. 

6. Seyahatlerin varış noktasını Lokasyon alanına giriniz.

7. Seyahatlere bir isim vermek için Ad alanını kullanınız. Bu isim, davet ettiğiniz tüm yolcular tarafından görülecek ve her yolcunun Seyahatler sayfasında bu ad ile listelenecektir.

8. Seyahatler için Seyahat başlangıç tarihi ve Seyahat bitiş tarihi alanlarını ihtiyacınıza göre belirleyiniz. 

9. Ayrıca Seyahat aralığı başlangıç tarihi ve Seyahat aralığı bitiş tarihi alanlarını da doldurunuz. 

   • Başlangıç tarihi, seyahatle ilgili etkinlik başlamadan önce olmalıdır. Jet lag, mesafe ve aktarmalar gibi detayları göz önünde bulundurmayı unutmayınız.

   • Bitiş tarihi ise etkinlik sona erdikten sonra olmalıdır.

10. Tıklayınız Gelişmiş ayarlar seçeneğine tıklayarak rezervasyon türleriyle ilgili detayları görüntüleyebilirsiniz. Seçtiğiniz şablona göre bazı ayarlar önceden belirlenmiş olabilir. 

11. Şu Seyahat verisi sekmesinde, yolcu profil alanları (örn. Maliyet Merkezigibi) şablon yöneticisi tarafından farklı bir değer girilmiş ya da sizin değiştirmenize izin verilmiş olabilir. Burada girilen değerler, yolcunun profilinde kalıcı bir değişiklik yapmaz; sadece bu şablonla oluşturulan seyahatlerde geçerli olur. Her alan için ya yönetici tarafından belirlenmiş bir değer olur ya da yolcunun profilindeki varsayılan değer kullanılır (ancak burada gösterilmez). Gerekirse bu alanlardaki değerleri değiştirebilir ya da olduğu gibi bırakabilirsiniz. 

12. Seyahatler için izin verilen rezervasyon türlerini İzin verilen rezervasyon türleri sekmesinden belirleyebilirsiniz (dilerseniz daha sonra ya da yolcu bazında da ayarlayabilirsiniz). Yalnızca etkinleştirilen rezervasyon türleri yolculara gösterilecektir. Not: Seyahatler oluşturulduktan sonra ek bir rezervasyon türüne ihtiyaç duyulursa, yönetici ve koordinatörler bu seçeneği ekleyebilir veya yolcu adına rezervasyon yapabilir. 

13. Uçak Uçuş:

    • İzin verilecek uçuş türlerini belirlemek için İzin verilen uçuş türleri menüsünden aşağıdakilerden bir veya birkaçını seçebilirsiniz:

      • Tek yön

      • Gidiş-dönüş

      • Dönüş noktası, kalkış noktasından farklı olabilir – Özellikle yolcuların başka bir etkinlik veya şehir için farklı bir yere gitmesi gerekiyorsa bu seçenek kullanılabilir.

• Yanındaki + ve - düğmelerini kullanarak yolcunun yanında (örneğin aile üyeleri gibi) kaç kişiye kadar uçak bileti alabileceğini İzin verilen yolcu sayısı alanından ayarlayabilirsiniz. Bu özellik aktifse, yolcular uçak bileti alırken Yolcu ekle butonuna tıklayabilirler.

• Şu alanda İzin verilen varış havalimanları alanına tıklayarak istediğiniz havalimanlarını arayabilirsiniz. Bu alanı, seyahate katılacak yolcuların uçuş rezervasyonu yapabileceği tüm havalimanlarını belirlemek için kullanabilirsiniz (yolcular kalkış için herhangi bir havalimanını seçebilir). Dilerseniz bu alanı boş bırakabilir veya daha sonra doldurabilirsiniz. Eğer boş bırakırsanız, yolcular herhangi bir havalimanına uçuş rezervasyonu yapabilir. 

  • Tanımlamak istediğiniz havalimanının adını veya kodunu yazmaya başlayınız. Girdiğiniz bilgilere göre havalimanı isimleri listelenecektir. 

  • İstediğiniz havalimanının kutucuğunu işaretleyiniz. 

  • Daha fazla havalimanı eklemek için arama yapıp aynı işlemi tekrarlayınız. 

• Takvim ve saat alanlarını kullanarak Önerilen varış zamanı öncesi ve Önerilen dönüş zamanı sonrası bilgilerini girerek yolcuların uçuş rezervasyonu yapması için uygun zaman aralığını belirleyebilirsiniz. Varsayılan olarak bu tarihler, Seyahat tarihleri alanında seçtiğiniz değerlere göre ayarlanır. Yolcular, bu tarih ve saatler arasında uçuş rezervasyonu yapmaya yönlendirilir. 

14. Otel Otel:

    • Seyahatler için otel rezervasyonunu açmak istiyorsanız, ilgili anahtarı aktif konuma getiriniz.

    • Tıklayınız Ekle ve belirlediğiniz otelleri seçiniz. Otel alanı açılacaktır. Bu alanı, yolcuların seyahate katılmak için konaklayabileceği tüm otelleri belirtmek için kullanabilirsiniz. Dilerseniz bu alanı boş bırakabilirsiniz. 

    • Belirtmek istediğiniz otelin adını yazmaya başlayınız. Girdiğinize göre otel isimleri listelenecektir. 

    • İstediğiniz oteli seçiniz.  

    • Daha fazla otel eklemek için tekrar Ekle butonuna tıklayarak aynı işlemi tekrarlayınız. 

15. Tren Tren 

    • Seyahatler için tren bileti rezervasyonunu açmak istiyorsanız, ilgili anahtarı aktif konuma getiriniz.

    • Ekstra bir ayar yapmanıza gerek yoktur.

16. Araba Araba

    • Seyahatler için araç kiralama seçeneğini açmak istiyorsanız, ilgili anahtarı aktif konuma getiriniz.

    • Ekstra bir ayar yapmanıza gerek yoktur.

17. Şu sekmedeki bilgileri gözden geçiriniz: Özel alanlar . 

    • Seyahatinizin bağlı olduğu şablonda özel alanlar bulunabilir. Bu alanların değerleri şablondan otomatik olarak gelmiş olabilir; isterseniz bu değerleri değiştirebilirsiniz. Eğer özel alan boşsa, doldurmanız istenebilir. 

    • Ek olarak yeni özel alanlar da ekleyebilirsiniz. Seyahatinize özel bir alan eklemek isterseniz, Eklebutonuna tıklayarak özel alan seçip yanıtınızı girebilirsiniz. 

18. Tıklayınız İleri. Seyahatin ana sayfası açılacaktır (burada eklediğiniz tüm yolcuların seyahatleri listelenir). 

19. Seyahat için açıklama eklemek isterseniz, Seyahat açıklamasıalanına tıklayınız. Seyahat açıklaması sayfası açılır. 

    • Açıklamayı dilediğiniz gibi düzenleyebilirsiniz. Burada kalın, italik, madde işaretli, yazı tipi, renk ve girinti gibi biçimlendirme seçeneklerini kullanabilir, bağlantılar ekleyebilirsiniz. İşlemi tamamladığınızda Kaydetbutonuna tıklayınız. 

20. Seyahate yolcu eklemeye başlamak için + Yolcubutonuna tıklayınız. Not: Yolcu ekleyen kullanıcı, o yolcunun seyahati için irtibat kişisi olarak atanır. Yolcunun herhangi bir sorusu olursa bu kişiyle iletişime geçebilir. Ayrıca, davet gerektirmeyen bir şablon kullanıyorsanız, her yolcu eklediğinizde otomatik olarak bir seyahat oluşturulur. Davet bazlı şablonlarda ise seyahatleri oluşturup davet gönderebilirsiniz. 

    • Bireysel çalışan yolcuları eklemek için: Tıklayınız + Yolcu ve davet etmek istediğiniz kullanıcının adını veya e-posta adresini giriniz. Eşleşen kullanıcılar listelenecektir. Davet etmek istediğiniz kişiyi seçiniz. Şirketinizdeki her çalışan yolcu için bu adımı tekrarlayınız. 

    • Şirketinizde çalışmayan bir misafiri eklemek için: Tıklayınız + Yolcu ve arama alanına adını veya e-posta adresini yazmaya başlayınız. Eşleşen kullanıcılar listelenecektir. Davet etmek istediğiniz kişiyi seçiniz. Her misafir katılımcı için bu adımı tekrarlayınız. Davet etmek istediğiniz misafir henüz sistemde kayıtlı değilse, Şirket misafiri oluştur butonuna tıklayarak onun için bir profil oluşturunuz (tüm misafir profillerinde e-posta, ad, soyad ve tüzel kişilik bilgisi zorunludur). Not: Her zaman misafirler için şirket profili oluşturma yetkiniz olmayabilir. 

21. Bireysel seyahatler ve yolcular için herhangi bir parametreyi değiştirmek isterseniz, ilgili yolcunun kutucuğunu işaretleyiniz. Düzenle menüsünden istediğiniz parametreleri seçip düzenleyebilirsiniz.

22. Sonrasında: 

    • Davet gerektirmeyen şablon kullanılan seyahatlerde, eklediğiniz her yolcu için otomatik olarak seyahat oluşturulur (davet gönderilmez). Yolcular için ayrıca seyahat oluşturmanıza gerek yoktur. Daha sonra siz (veya bir acente), ilgili yolcunun Tüm Seyahatler sekmesinden Seyahatler sayfasına girerek rezervasyon işlemlerini gerçekleştirebilir ya da yolcular kendi rezervasyonlarını yapabilir. 

    • Davet bazlı şablon kullanılan seyahatlerde davet bazlı şablonkullanıyorsanız, yolcular için seyahatleri oluşturup davet göndermeyi unutmayınız. Bunun için Oluştur & Davet Gönderbutonuna tıklayınız.

Mevcut seyahatleri görüntüleme ve yönetme

Yolcular için oluşturduğunuz seyahatleri görüntülemek için Şirketinizdeki yolcuların seyahatlerini görüntülemesayfasına bakabilirsiniz.

İlgili konular

• Şirketinizdeki yolcuların seyahatlerini görüntüleme
• Şablon oluşturma (etkinlikler ve seyahatler için)
• Etkinlik oluşturma, yayımlama ve yönetme (en güncel sürüm)