Buat perjalanan menggunakan template

Dibuat oleh Ashish Chaudhary, Diubah pada Sun, 5 Okt pada 1:29 AM oleh Ashish Chaudhary

Buat perjalanan dari template

Hanya pengguna dengan peran tertentu yang dapat membuat, menerbitkan, dan mengelola perjalanan menggunakan template. Administrator perusahaan, pengatur perjalanan perusahaan, administrator TMC, dan agen TMC dapat melakukan langkah-langkah yang dijelaskan pada prosedur di bawah ini.

DAFTAR ISI

Buat perjalanan dari template

Buat perjalanan dari template

Masuk ke Online Booking Tool.
Klik Trips. Halaman Trips akan ditampilkan.
Klik Create (pojok kanan atas) lalu pilih Trips from template dari menu. Dialog Create trips from template akan muncul.
Kolom Organization akan otomatis terisi dengan nama perusahaan Anda. Jika Anda seorang administrator TMC, silakan pilih organisasi yang sesuai.
Pilih template yang ingin Anda gunakan untuk perjalanan pada kolom Trip template . Dengan memilih template, Anda akan menggunakan nilai-nilai yang sudah diatur pada template tersebut. Jika Anda belum yakin template mana yang harus dipilih, silakan tanyakan kepada pengelola perjalanan Anda. Sebagai contoh, untuk pembicara tamu, Anda bisa menggunakan template berbasis undangan.
Masukkan lokasi tujuan perjalanan pada kolom Location .
Masukkan nama perjalanan pada kolom Name . Nama ini akan tampil pada halaman perjalanan setiap peserta yang Anda undang dan akan menjadi nama perjalanan pada halaman Trips mereka.
Tentukan Trip start date dan Trip end date sesuai kebutuhan perjalanan.
Tentukan Travel window start date dan Travel window end date untuk perjalanan tersebut.
- Tanggal mulai sebaiknya sebelum acara yang berkaitan dengan perjalanan dimulai. Pertimbangkan juga hal-hal seperti jet lag, jarak tempuh, dan jadwal transit.
- Tanggal akhir sebaiknya setelah acara yang berkaitan dengan perjalanan selesai.
Klik Advanced settings untuk menampilkan pengaturan detail terkait jenis pemesanan. Beberapa pengaturan pada bagian ini mungkin sudah disesuaikan sesuai template yang Anda pilih.
Tab Trip data berisi kolom profil peserta (misalnya, Cost Center) yang nilainya bisa diatur berbeda oleh administrator template atau Anda sendiri. Perlu diketahui, jika Anda mengubah nilai di sini, perubahan tersebut hanya berlaku untuk perjalanan yang dibuat dari template ini dan tidak mengubah data profil peserta secara permanen. Untuk setiap kolom yang tampil, bisa jadi sudah ada nilai dari administrator atau menggunakan nilai bawaan dari profil peserta (namun tidak ditampilkan di sini). Anda dapat mengganti nilai kolom tersebut jika diperlukan, atau membiarkannya tanpa perubahan.
Tentukan jenis pemesanan yang diizinkan untuk perjalanan pada tab Allowed booking types (Anda juga dapat mengaturnya nanti atau per peserta). Hanya jenis pemesanan yang diaktifkan yang akan terlihat oleh peserta perjalanan. Catatan: Jika Anda memerlukan jenis pemesanan tambahan setelah perjalanan dibuat, administrator dan koordinator dapat menambahkannya atau memesankan untuk peserta.
Untuk Flight:
- Untuk menentukan jenis penerbangan yang diperbolehkan, pilih satu atau beberapa opsi berikut pada menu Allowed flight types :
  - Sekali jalan
  - Pulang-pergi
  - Lokasi kepulangan dapat berbeda dari lokasi keberangkatan – Cocok jika peserta perlu melanjutkan perjalanan ke kota lain atau menghadiri acara lain.

Gunakan tombol + dan - untuk mengatur jumlah pendamping (misalnya anggota keluarga) yang dapat dipesankan tiket pesawat pada kolom Allowed companions . Jika diaktifkan, peserta dapat mengklik Add travelers saat memesan penerbangan.
Klik pada kolom Allowed destination airports dan cari bandara tujuan yang diinginkan. Kolom ini digunakan untuk menentukan bandara tujuan yang dapat dipesan peserta untuk mengikuti perjalanan (peserta dapat berangkat dari bandara mana pun). Anda juga dapat membiarkan kolom ini kosong atau mengaturnya nanti. Jika dibiarkan kosong, peserta dapat memesan ke bandara mana saja.
- Ketik nama atau kode bandara yang ingin ditentukan. Nama bandara akan muncul sesuai yang Anda ketikkan.
- Centang bandara yang diinginkan.
- Untuk menambah bandara lain, cari dan ulangi langkah yang sama.
Gunakan kalender dan kolom waktu di bagian Suggested arrival before dan Suggested departure after untuk mengatur kapan peserta akan diarahkan memesan penerbangan. Secara default, tanggal ini mengikuti pengaturan pada kolom Trip dates . Peserta akan dianjurkan memesan penerbangan pada rentang tanggal dan waktu tersebut.

Untuk Hotel:
- Untuk mengizinkan pemesanan hotel pada perjalanan ini, aktifkan pengaturannya.
- Klik Add untuk menambahkan hotel yang ditentukan. Kolom Hotel akan muncul. Gunakan kolom ini untuk menentukan hotel yang dapat dipesan peserta selama perjalanan. Anda juga dapat memilih untuk tidak mengatur kolom ini.
- Ketik nama hotel yang ingin ditentukan. Nama hotel akan muncul sesuai yang Anda ketikkan.
- Pilih hotel yang diinginkan.
- Untuk menambah hotel lain, klik Add kembali dan ulangi langkahnya.
Untuk Train
- Untuk mengizinkan pemesanan kereta api pada perjalanan ini, aktifkan pengaturannya.
- Tidak ada pengaturan tambahan yang diperlukan.
Untuk Car
- Untuk mengizinkan pemesanan mobil sewa pada perjalanan ini, aktifkan pengaturannya.
- Tidak ada pengaturan tambahan yang diperlukan.
Periksa isi tab Custom fields .
- Template yang menjadi dasar perjalanan Anda mungkin sudah berisi kolom khusus. Nilai kolom khusus ini bisa saja sudah diatur dari template. Jika sudah ada, Anda bisa menerima atau mengubah nilainya. Jika belum ada, Anda mungkin diwajibkan mengisinya.
- Anda juga dapat menambahkan kolom khusus tambahan. Jika ingin menambah kolom khusus pada perjalanan, klik Add. Anda dapat memilih kolom khusus dan mengisi jawabannya.
Klik Next. Halaman perjalanan akan ditampilkan (berisi semua perjalanan untuk seluruh peserta yang Anda tambahkan).
Untuk menambah deskripsi perjalanan, klik Trip description. Halaman deskripsi perjalanan akan muncul.
- Edit deskripsi sesuai kebutuhan. Anda dapat memformat teks dengan tebal, miring, bullet, memilih jenis huruf, warna, dan indentasi, serta menambahkan tautan. Setelah selesai, klik Save.
Untuk mulai menambahkan peserta perjalanan, klik + Traveler. Catatan: Pengguna yang menambahkan peserta akan tercatat sebagai kontak utama untuk perjalanan peserta tersebut. Peserta dapat menghubungi orang ini jika ada pertanyaan. Perlu diketahui juga, jika Anda menggunakan template tanpa undangan, perjalanan akan otomatis dibuat untuk setiap peserta yang Anda tambahkan. Untuk template berbasis undangan, Anda dapat memilih untuk membuat perjalanan sekaligus mengirim undangan.
- Untuk menambahkan peserta perjalanan yang merupakan karyawan: Klik + Traveler dan masukkan nama atau email pengguna yang ingin diundang. Daftar pengguna yang sesuai akan muncul. Pilih pengguna yang ingin diundang. Ulangi langkah ini untuk setiap karyawan perusahaan yang ingin Anda tambahkan.
- Untuk menambahkan tamu yang bukan karyawan perusahaan: Klik + Traveler dan mulai ketik nama atau email pada kolom pencarian. Daftar pengguna yang sesuai akan muncul. Pilih pengguna yang ingin diundang. Ulangi langkah ini untuk setiap tamu yang ingin Anda tambahkan. Jika tamu yang ingin diundang belum memiliki profil di sistem, klik Create company guest dan buatkan profil untuk mereka (setiap profil tamu harus memiliki email, nama depan dan belakang, serta entitas hukum). Catatan: Tidak semua pengguna memiliki akses untuk membuat profil tamu perusahaan.
Untuk mengubah parameter pada satu atau beberapa perjalanan peserta, centang nama peserta yang diinginkan. Pilih parameter yang ingin diubah dari menu Modify di bagian bawah halaman, lalu edit sesuai kebutuhan.
Kemudian:
- Untuk perjalanan yang menggunakan template tanpa undangan, perjalanan akan otomatis dibuat untuk peserta yang Anda tambahkan (tanpa perlu mengirim undangan). Anda tidak perlu membuat perjalanan secara manual. Anda (atau agen) dapat langsung melakukan pemesanan perjalanan untuk setiap peserta dengan mengklik perjalanan mereka pada tab All Trips di halaman Trips . Atau, peserta dapat memesan sendiri.
- Untuk perjalanan yang menggunakan template berbasis undangan, pastikan Anda membuat perjalanan untuk peserta dengan mengklik Create & Send Invites.

Lihat dan kelola perjalanan yang sudah ada

Untuk melihat perjalanan yang sudah Anda buat untuk peserta, silakan lihat Lihat perjalanan peserta di perusahaan Anda.

Buat perjalanan menggunakan template

Buat perjalanan dari template

Buat perjalanan dari template

Lihat dan kelola perjalanan yang sudah ada

Topik terkait