Creați călătorii folosind un șablon

Doar utilizatorii cu anumite roluri pot crea, publica și gestiona călătorii pe baza șabloanelor. Administratorii companiei, organizatorii de călătorii ai companiei, administratorii TMC și agenții TMC pot efectua acțiunile descrise mai jos.

CUPRINS

• Creați călătorii folosind un șablon
  • Creați călătorii folosind un șablon
  • Vizualizați și gestionați călătoriile existente
  • Subiecte conexe

Creați călătorii folosind un șablon

1. Autentificați-vă în platforma Online Booking Tool. 

2. Faceți clic pe Călătorii. Pagina de Călătorii va fi afișată. 

3. Apăsați pe Creează (dreapta sus) și selectați Călătorii din șablon din meniu. Va apărea fereastra „Creați călătorii din șablon”. dialog will be displayed.

4. Câmpul Organizație va fi completat automat cu numele companiei dumneavoastră. Dacă sunteți administrator TMC, selectați organizația relevantă.

5. Alegeți șablonul dorit pentru călătoriile dumneavoastră din câmpul Șablon de călătorie . Astfel, veți prelua valorile prestabilite din șablonul selectat. Dacă nu sunteți sigur ce șablon să folosiți, consultați-vă cu managerul de călătorii. De exemplu, pentru un invitat special, puteți folosi un șablon bazat pe invitație. 

6. Introduceți destinația pentru călătorii în câmpul Locație .

7. Introduceți denumirea călătoriilor în câmpul Nume . Acesta va fi numele cu care va apărea călătoria pentru toți participanții invitați și va fi afișat pe pagina Călătorii a fiecărui călător.

8. Stabiliți Data de început a călătoriei și Data de sfârșit a călătoriei conform necesităților. 

9. Stabiliți Data de început a ferestrei de călătorie și Data de sfârșit a ferestrei de călătorie pentru această călătorie. 

   • Data de început ar trebui să fie înainte de începerea evenimentului asociat călătoriei. Nu uitați să țineți cont de decalajul de fus orar, distanță, escale sau alte detalii relevante.

   • Data de sfârșit trebuie să fie după terminarea evenimentului asociat călătoriei.

10. Faceți clic pe Setări avansate pentru a vedea detalii suplimentare despre tipurile de rezervări. Unele setări pot fi deja completate automat în funcție de șablonul ales. 

11. Secțiunea Date călătorie cuprinde câmpuri din profilul călătorului (de exemplu, Centru de cost) pentru care administratorul șablonului a introdus o valoare diferită sau v-a permis să modificați valoarea. Modificarea valorii aici nu va schimba permanent profilul călătorului, ci se aplică doar călătoriilor create cu acest șablon. Pentru fiecare câmp, va exista fie o valoare setată de administrator, fie se va folosi valoarea implicită din profilul călătorului (aceasta nu va fi afișată aici). Puteți modifica aceste valori după nevoie sau le puteți lăsa nemodificate. 

12. Stabiliți tipurile de rezervări permise pentru călătorii în fila Tipuri de rezervare permise (acestea pot fi setate și ulterior sau individual pentru fiecare călător). Doar tipurile de rezervare activate vor fi disponibile pentru călători. Notă: Dacă este nevoie de un tip suplimentar de rezervare după ce călătoriile au fost deja create, administratorii și coordonatorii pot adăuga această opțiune sau pot face rezervarea în numele călătorului. 

13. Pentru Zbor:

    • Pentru a stabili tipurile de zbor permise, selectați una sau mai multe dintre următoarele opțiuni din meniul Tipuri de zbor permise :

      • Un singur sens

      • Dus-întors

      • Locația de întoarcere poate fi diferită de cea de plecare – util dacă participanții trebuie să călătorească în alt loc pentru o altă etapă a călătoriei sau pentru un alt eveniment.

• Folosiți butoanele + și - pentru a seta numărul de însoțitori (de exemplu, membri ai familiei) pentru care un călător poate rezerva bilete de avion în câmpul Însoțitori permiși . Dacă această opțiune este activată, călătorii vor putea selecta Adaugă călători la rezervarea zborurilor.

• Faceți clic în câmpul Aeroporturi de destinație permise și căutați aeroporturile dorite. Folosiți acest câmp pentru a stabili toate aeroporturile către care pot fi rezervate zboruri pentru această călătorie (călătorii pot pleca de la orice aeroport de origine). Puteți lăsa acest câmp necompletat sau îl puteți completa ulterior. Dacă nu alegeți nimic, călătorii pot rezerva către orice aeroport. 

  • Începeți să introduceți numele sau codul aeroportului dorit. Vor fi afișate sugestii pe măsură ce tastați. 

  • Bifați aeroportul dorit. 

  • Pentru a adăuga mai multe aeroporturi, căutați și repetați pașii. 

• Folosiți calendarul și câmpurile de oră din secțiunile Sosire recomandată înainte de și Plecare recomandată după pentru a configura perioada în care călătorii vor fi îndrumați să își rezerve zborurile. Implicit, aceste date vor fi preluate din câmpurile Date călătorie . Călătorii vor fi încurajați să rezerve zboruri în intervalul de date și ore stabilit. 

14. Pentru Hotel:

    • Pentru a permite rezervarea de hoteluri pentru această călătorie, activați opțiunea corespunzătoare.

    • Faceți clic pe Adaugă pentru a seta hotelurile permise. Va apărea câmpul Hotel . Folosiți acest câmp pentru a specifica toate hotelurile unde pot fi făcute rezervări pentru această călătorie. Puteți lăsa acest câmp necompletat dacă doriți. 

    • Începeți să introduceți numele hotelului dorit. Vor apărea sugestii pe măsură ce tastați. 

    • Selectați hotelul dorit.  

    • Pentru a adăuga alte hoteluri, faceți clic din nou pe Adaugă și repetați pașii. 

15. Pentru Tren 

    • Pentru a permite rezervarea de bilete de tren, activați opțiunea corespunzătoare.

    • Nu sunt necesare setări suplimentare.

16. Pentru Mașină

    • Pentru a permite rezervarea de mașini de închiriat, activați opțiunea corespunzătoare.

    • Nu sunt necesare setări suplimentare.

17. Verificați conținutul filei Câmpuri personalizate . 

    • Șablonul pe care se bazează călătoria poate include câmpuri personalizate. Valorile acestora pot fi deja completate din șablon. Le puteți accepta sau modifica. Dacă un câmp personalizat nu are valoare, este posibil să fie necesar să introduceți una. 

    • Puteți adăuga și alte câmpuri personalizate. Dacă doriți să adăugați un câmp nou, apăsați pe Adaugă. Veți putea selecta câmpul dorit și introduce o valoare pentru acesta. 

18. Faceți clic pe Următorul. Va fi afișată pagina călătoriei (care va conține toate călătoriile pentru toți participanții adăugați). 

19. Pentru a adăuga o descriere călătoriei, apăsați pe Descriere călătorie. Va apărea pagina de descriere a călătoriei. 

    • Completați descrierea după preferințe. Aveți posibilitatea să formatați textul cu aldine, italice, liste, să schimbați fontul, culoarea, indentarea și să adăugați linkuri. După ce ați terminat, apăsați pe Salvează. 

20. Pentru a începe să adăugați participanți la călătorie, apăsați pe + Călător. Notă: Utilizatorul care adaugă călătorul va fi trecut ca persoană de contact pentru acea călătorie. Acesta va fi persoana la care călătorul poate apela pentru întrebări. De asemenea, dacă folosiți un șablon fără invitație, pentru fiecare călător adăugat se va crea automat o călătorie. Pentru șabloanele bazate pe invitație, veți avea opțiunea să creați călătoriile și să trimiteți invitațiile. 

    • Pentru a adăuga individual angajați ai companiei: Faceți clic pe + Călător și introduceți numele sau adresa de e-mail a persoanei pe care doriți să o invitați. Va apărea o listă cu utilizatorii care corespund căutării. Selectați persoana dorită. Repetați pașii pentru fiecare angajat pe care doriți să îl adăugați. 

    • Pentru a adăuga un invitat care nu este angajat al companiei: Faceți clic pe + Călător și începeți să introduceți numele sau adresa de e-mail în câmpul de căutare. Va apărea o listă cu utilizatori care corespund căutării. Selectați persoana dorită. Repetați pașii pentru fiecare invitat. Dacă invitatul nu are încă profil în sistem, apăsați pe Creează invitat companie și completați profilul acestuia (toate profilurile de invitat trebuie să conțină e-mail, nume și prenume, precum și entitatea juridică). Notă: Este posibil să nu aveți întotdeauna permisiunea de a crea profiluri de companie pentru invitați. 

21. Pentru a modifica parametri pentru una sau mai multe călătorii sau călători, bifați călătorul dorit. Selectați parametrii relevanți din meniul Modifică din partea de jos a paginii și editați după necesitate.

22. Apoi: 

    • Pentru călătoriile bazate pe șablon fără invitație, acestea se creează automat pentru fiecare participant adăugat (nu se trimite invitație). Nu este nevoie să creați manual călătoria pentru fiecare participant. Dumneavoastră (sau un agent) puteți face rezervările pentru fiecare călător accesând călătoria sa din fila Toate călătoriile a paginii Călătorii . Alternativ, fiecare participant își poate face rezervarea singur. 

    • Pentru călătoriile care folosesc un șablon bazat pe invitație, asigurați-vă că creați călătoriile pentru participanți apăsând pe Creează și trimite invitații.

Vizualizați și gestionați călătoriile existente

Pentru a vedea călătoriile create pentru participanți, consultați Vizualizați călătoriile participanților din compania dumneavoastră.

Subiecte conexe

• Vizualizați călătoriile participanților din compania dumneavoastră
• Creați un șablon (pentru evenimente și călătorii)
• Creați, publicați și gestionați un eveniment (ultima versiune)