Cipta perjalanan menggunakan templat

Hanya pengguna dengan peranan tertentu sahaja yang boleh mencipta, menerbitkan, dan mengurus perjalanan menggunakan templat. Pentadbir syarikat, penyelaras perjalanan syarikat, pentadbir TMC, dan ejen TMC boleh melaksanakan tugas seperti yang diterangkan dalam prosedur di bawah.

KANDUNGAN

• Cipta perjalanan menggunakan templat
  • Cipta perjalanan menggunakan templat
  • Lihat dan urus perjalanan sedia ada
  • Topik berkaitan

Cipta perjalanan menggunakan templat

1. Log masuk ke Online Booking Tool. 

2. Klik Trips. Halaman Trips akan dipaparkan. 

3. Klik Create (bahagian atas kanan) dan pilih Trips from template dari menu. Dialog Create trips from template

4. akan dipaparkan. Medan Organization akan dipratetap dengan nama syarikat anda. Jika anda pentadbir TMC, sila pilih organisasi yang berkaitan.

5. Pilih templat yang anda ingin gunakan untuk perjalanan anda pada medan Trip template . Anda akan mewarisi semua nilai yang telah ditetapkan daripada templat tersebut. Jika anda tidak pasti templat mana yang sesuai, sila rujuk kepada pengurus perjalanan anda. Contohnya, untuk penceramah jemputan, anda boleh gunakan templat berasaskan jemputan. 

6. Masukkan lokasi destinasi untuk perjalanan dalam medan Location .

7. Masukkan nama untuk perjalanan dalam medan Name . Nama ini akan dipaparkan kepada semua tetamu yang anda jemput dan juga akan menjadi nama perjalanan pada halaman Trips mereka.

8. Tetapkan Trip start date dan Trip end date seperti yang diperlukan untuk perjalanan tersebut. 

9. Tetapkan Travel window start date dan Travel window end date untuk perjalanan. 

   • Tarikh mula sebaiknya ditetapkan sebelum acara berkaitan perjalanan bermula. Ambil kira juga faktor seperti jet lag, jarak perjalanan, dan sambungan penerbangan.

   • Tarikh tamat pula sebaiknya selepas acara berkaitan perjalanan berakhir.

10. Klik Advanced settings untuk memaparkan butiran mengenai jenis tempahan. Perlu diingat, sebahagian tetapan di bahagian ini mungkin telah dipratetap berdasarkan templat yang anda pilih. 

11. Tab Trip data mengandungi mana-mana medan profil pelancong (cth., Cost Center) yang mungkin telah diisi nilai berbeza oleh pentadbir templat atau dibenarkan untuk anda ubah. Nilai yang anda masukkan di sini hanya terpakai untuk perjalanan yang menggunakan templat ini sahaja dan tidak akan mengubah nilai asal dalam profil pelancong. Untuk setiap medan yang dipaparkan, sama ada nilai yang diberikan oleh pentadbir atau nilai lalai daripada profil pelancong akan digunakan (tetapi tidak dipaparkan di sini). Anda boleh mengubah nilai ini jika perlu atau biarkan sahaja tanpa sebarang perubahan. 

12. Tetapkan jenis tempahan yang dibenarkan untuk perjalanan pada tab Allowed booking types (anda juga boleh tetapkan kemudian atau secara individu untuk setiap pelancong). Hanya jenis tempahan yang telah diaktifkan sahaja akan dipaparkan kepada pelancong. Nota: Sekiranya anda perlu menambah jenis tempahan selepas perjalanan dicipta, pentadbir dan penyelaras boleh menambah pilihan tersebut atau membuat tempahan bagi pihak pelancong. 

13. Bagi Flight:

    • Untuk menetapkan jenis penerbangan yang dibenarkan, pilih satu atau lebih daripada pilihan berikut dalam menu Allowed flight types :

      • Sekali jalan

      • Pergi-balik

      • Lokasi pulang boleh berbeza daripada lokasi berlepas – sesuai jika pelancong perlu ke lokasi lain sebagai sebahagian daripada perjalanan atau untuk acara lain.

• Gunakan butang + dan - untuk menetapkan bilangan peneman (cth., ahli keluarga) yang dibenarkan ditempah oleh pelancong dalam medan Allowed companions . Jika diaktifkan, pelancong boleh klik Add travelers semasa membuat tempahan penerbangan.

• Klik pada medan Allowed destination airports dan cari lapangan terbang yang diingini. Medan ini membolehkan anda menentukan semua lapangan terbang yang boleh ditempah oleh pelancong untuk menyertai perjalanan (pelancong boleh berlepas dari mana-mana lapangan terbang asal). Anda juga boleh memilih untuk tidak menetapkan medan ini (atau tetapkan kemudian). Jika dibiarkan kosong, pelancong boleh menempah ke mana-mana lapangan terbang. 

  • Mula taip nama atau kod lapangan terbang yang anda ingin tetapkan. Nama lapangan terbang akan dipaparkan mengikut input anda. 

  • Pilih kotak semak untuk lapangan terbang yang dikehendaki. 

  • Untuk menambah lebih banyak lapangan terbang, cari dan ulang langkah ini. 

• Gunakan medan kalendar dan masa di bawah Suggested arrival before dan Suggested departure after untuk menetapkan bila pelancong akan digalakkan membuat tempahan penerbangan. Secara lalai, tarikh ini akan berpandukan apa yang anda tetapkan pada medan Trip dates . Pelancong akan digalakkan untuk membuat tempahan dalam tempoh tarikh dan masa ini. 

14. Bagi Hotel:

    • Untuk membenarkan tempahan hotel bagi perjalanan, aktifkan togol yang disediakan.

    • Klik Add untuk menetapkan hotel yang dibenarkan. Medan Hotel akan dipaparkan. Gunakan medan ini untuk menentukan semua hotel yang boleh ditempah oleh pelancong bagi menyertai perjalanan. Anda juga boleh memilih untuk tidak menetapkan medan ini. 

    • Mula taip nama hotel yang anda ingin tetapkan. Nama hotel akan dipaparkan mengikut input anda. 

    • Pilih hotel yang dikehendaki.  

    • Untuk menambah hotel lain, klik Add dan ulang langkah tersebut. 

15. Bagi Train 

    • Untuk membenarkan tempahan kereta api bagi perjalanan, aktifkan togol yang disediakan.

    • Tiada tetapan tambahan diperlukan.

16. Bagi Car

    • Untuk membenarkan tempahan kereta sewa bagi perjalanan, aktifkan togol yang disediakan.

    • Tiada tetapan tambahan diperlukan.

17. Sila semak kandungan tab Custom fields . 

    • Templat yang menjadi asas perjalanan anda mungkin mengandungi medan tersuai. Nilai bagi medan tersuai ini mungkin telah ditetapkan dari templat. Anda boleh menerima atau mengubah nilai tersebut. Jika medan tersuai tiada nilai, anda mungkin perlu mengisinya. 

    • Anda juga boleh menambah medan tersuai tambahan. Jika ingin menambah medan tersuai, klik Add. Anda boleh memilih medan tersuai yang diingini dan masukkan jawapan yang bersesuaian. 

18. Klik Next. Halaman perjalanan akan dipaparkan (ini mengandungi semua perjalanan untuk semua pelancong yang anda tambah). 

19. Untuk menambah penerangan perjalanan, klik Trip description. Halaman penerangan perjalanan akan dipaparkan. 

    • Sunting penerangan mengikut keperluan. Anda boleh format teks di sini dengan huruf tebal, italik, senarai, pilihan fon, warna, dan indentasi, serta menambah pautan. Setelah selesai, klik Save. 

20. Untuk mula menambah pelancong ke dalam perjalanan, klik + Traveler. Nota: Pengguna yang menambah pelancong akan disenaraikan sebagai individu rujukan untuk perjalanan pelancong tersebut. Beliau akan menjadi orang yang boleh dihubungi sekiranya pelancong mempunyai sebarang pertanyaan. Jika anda menggunakan templat tanpa jemputan, perjalanan akan dicipta secara automatik untuk setiap pelancong yang anda tambah. Untuk templat berasaskan jemputan, anda boleh memilih untuk mencipta perjalanan dan menghantar jemputan. 

    • Untuk menambah pelancong yang merupakan kakitangan syarikat: Klik + Traveler dan masukkan nama atau emel pengguna yang ingin dijemput. Senarai pengguna yang sepadan akan dipaparkan. Pilih pengguna yang ingin dijemput. Ulang langkah ini untuk setiap kakitangan syarikat yang ingin ditambah. 

    • Untuk menambah tetamu yang bukan kakitangan syarikat: Klik + Traveler dan mula masukkan nama atau emel mereka dalam medan carian. Senarai pengguna yang sepadan akan dipaparkan. Pilih tetamu yang ingin dijemput. Ulang langkah ini untuk setiap tetamu. Jika tetamu yang ingin dijemput belum mempunyai profil dalam sistem, klik Create company guest dan cipta profil untuk mereka (semua profil tetamu mesti mempunyai emel, nama pertama, nama akhir, dan entiti sah). Nota: Anda mungkin tidak sentiasa dibenarkan mencipta profil syarikat untuk tetamu. 

21. Untuk mengubah sebarang parameter bagi satu atau lebih perjalanan individu dan pelancong, tandakan kotak semak pelancong berkenaan. Pilih parameter berkaitan daripada menu Modify di bahagian bawah halaman dan ubah parameter mengikut keperluan.

22. Kemudian: 

    • Bagi perjalanan yang menggunakan templat tanpa jemputan, perjalanan akan dicipta secara automatik untuk setiap pelancong yang anda tambah (tiada jemputan akan dihantar). Anda tidak perlu mencipta perjalanan untuk pelancong. Anda (atau ejen) boleh terus membuat tempahan perjalanan untuk setiap pelancong dengan klik pada perjalanan mereka di tab All Trips di halaman Trips . Atau, pelancong boleh membuat tempahan sendiri. 

    • Bagi perjalanan yang menggunakan invite-based template, pastikan anda mencipta perjalanan untuk pelancong dengan klik Create & Send Invites.

Lihat dan urus perjalanan sedia ada

Untuk melihat mana-mana perjalanan yang telah anda cipta untuk pelancong, rujuk Lihat perjalanan untuk pelancong dalam syarikat anda.

Topik berkaitan

• Lihat perjalanan untuk pelancong dalam syarikat anda
• Cipta templat (untuk acara dan perjalanan)
• Cipta, terbit dan urus acara (versi terkini)