Créer des voyages à partir d'un modèle
Seuls les utilisateurs ayant certains rôles peuvent créer, publier et gérer des voyages à partir de modèles. Les administrateurs de société, les organisateurs de voyages d'entreprise, les administrateurs d'agence de voyages et les agents d'agence de voyages seront en mesure d'effectuer les tâches décrites dans les procédures ci-dessous.TABLE DES MATIÈRES
Créer des voyages à partir d'un modèle
Connectez-vous à l'outil de réservation en ligne.
Cliquez sur Voyages. La page Voyages s'affichera.
Cliquez sur Créer (en haut à droite) et sélectionnez Voyages à partir d'un modèle dans le menu. La boîte de dialogue Créer des voyages à partir d'un modèle s'affichera.
Le champ Organisation sera pré-rempli avec le nom de votre société. Si vous êtes un administrateur d'agence de voyages, sélectionnez l'organisation concernée.
Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser pour vos voyages dans le champ Modèle de voyage . Cela vous permettra d'hériter de toutes les valeurs prédéfinies du modèle que vous sélectionnez. Si vous n'êtes pas sûr lequel choisir, demandez à votre responsable des voyages. Par exemple, pour un intervenant invité, vous pourriez vouloir utiliser un modèle basé sur une invitation.
Saisissez la destination pour les voyages dans le champ Lieu .
Saisissez le nom des voyages dans le champ Nom. C'est ainsi que le voyage apparaîtra aux voyageurs que vous invitez et ce sera le nom du voyage sur la page Voyages de chaque voyageur.
Définissez les champs Date de début du voyage et Date de fin du voyage selon les besoins pour les voyages.
Définissez les champs Date de début de la fenêtre de voyage et Date de fin de la fenêtre de voyage pour les voyages.
La date de début doit précéder le début de l'événement associé au voyage. Veillez à tenir compte du décalage horaire, de la distance parcourue, des correspondances.
Cette date de fin doit être postérieure à la fin de l'événement associé au voyage.
Cliquez sur Paramètres avancés pour afficher les détails sur les types de réservation. Notez que certains des paramètres de cette section peuvent être prédéfinis pour vous en fonction du modèle sélectionné.
L'onglet Données du voyage contient tous les champs de profil du voyageur (par exemple, Centre de coûts) pour lesquels l'administrateur du modèle a soit saisi une valeur différente, soit vous a permis de saisir une valeur différente. Notez que la saisie d'une valeur différente ne modifiera pas définitivement la valeur du champ de profil du voyageur et ne s'appliquera qu'aux voyages créés à l'aide de ce modèle. Pour chaque champ affiché, il y aura soit une valeur fournie par l'administrateur, soit la valeur par défaut du profil du voyageur sera utilisée (mais non affichée ici). Vous pouvez remplacer les valeurs de ces champs si nécessaire ou choisir de les laisser inchangées.
Définissez les types de réservation autorisés pour les voyages dans l'onglet Types de réservation autorisés (vous pouvez également les définir ultérieurement ou les définir par voyageur). Seuls les types de réservation activés pour les voyages apparaîtront aux voyageurs. Note : Si un type de réservation supplémentaire est nécessaire après la création des voyages, les administrateurs et les coordinateurs peuvent ajouter cette option ou la réserver pour le voyageur.
Pour les Vols :
Pour définir les types de vol autorisés, sélectionnez un ou plusieurs des éléments suivants dans le menu Types de vol autorisés :
Aller simple
Aller-retour
Le lieu de retour peut différer du lieu de départ - Utile si les voyageurs doivent se rendre à un autre endroit dans le cadre du voyage ou pour un autre événement.
Utilisez les boutons + et - pour définir le nombre de compagnons (par exemple, membres de la famille) que le voyageur est autorisé à réserver des vols pour dans le champ Compagnons autorisés . Si activé, les voyageurs pourront cliquer sur Ajouter des voyageurs lors de la réservation de vols.
Cliquez dans le champ Aéroports de destination autorisés et recherchez les aéroports souhaités. Utilisez ce champ pour spécifier tous les aéroports vers lesquels les voyageurs peuvent réserver des vols afin de participer au voyage (les voyageurs peuvent partir de n'importe quel aéroport d'origine). Vous pouvez également choisir de ne pas définir ce champ (ou de le définir plus tard). Si vous laissez ce champ vide, les voyageurs pourront réserver des vols vers n'importe quel aéroport.
Commencez à saisir le nom ou le code de l'aéroport que vous souhaitez désigner. Les noms d'aéroports apparaîtront en fonction de ce que vous avez saisi.
Cochez la case de l'aéroport souhaité.
Pour ajouter d'autres aéroports, recherchez et répétez.
Utilisez les champs de calendrier et d'heure sous Arrivée suggérée avant et Départ suggéré après pour configurer quand les voyageurs seront invités à réserver leurs vols. Par défaut, ces dates seront basées sur ce que vous avez défini pour les champs Dates du voyage . Les voyageurs seront encouragés à réserver des vols dans ces dates et heures.
Pour les Hôtels :
Pour autoriser les réservations d'hôtel pour les voyages, activez le bouton bascule.
Cliquez sur Ajouter pour définir les hôtels désignés. Le champ Hôtel s'affichera. Utilisez ce champ pour spécifier tous les hôtels où les voyageurs peuvent réserver des séjours afin de participer au voyage. Vous pouvez également choisir de ne pas définir ce champ.
Commencez à saisir le nom de l'hôtel que vous souhaitez désigner. Les noms d'hôtels apparaîtront en fonction de ce que vous avez saisi.
Sélectionnez l'hôtel souhaité.
Pour ajouter d'autres hôtels, cliquez à nouveau sur Ajouter et répétez.
Pour les Train
Pour autoriser les réservations de train pour les voyages, activez le bouton bascule.
Aucun paramètre supplémentaire n'est nécessaire.
Pour Voiture
Pour autoriser les réservations de voiture de location pour les voyages, activez le bouton bascule.
Aucun paramètre supplémentaire n'est nécessaire.
Examinez le contenu de l'onglet Champs personnalisés .
Le modèle sur lequel votre voyage est basé peut inclure des champs personnalisés. La valeur de ces champs personnalisés peut déjà être définie par le modèle. Si c'est le cas, vous pouvez accepter ou modifier cette valeur. Si le champ personnalisé n'a pas de valeur, vous devrez peut-être en saisir une.
Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés supplémentaires. Si vous souhaitez ajouter un champ personnalisé à votre voyage, cliquez sur Ajouter. Cela vous permettra de sélectionner un champ personnalisé et de fournir une réponse pour ce champ.
Cliquez sur Suivant. La page du voyage s'affichera (elle contiendra tous les voyages de tous les voyageurs que vous ajouterez).
Pour saisir une description du voyage, cliquez sur Description du voyage. La page de description du voyage apparaîtra.
Modifiez la description comme vous le souhaitez. Vous pouvez formater le texte que vous saisissez ici avec du gras, de l'italique, des puces, des choix de police, de la couleur et de l'indentation, selon vos besoins, ainsi qu'ajouter des liens. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer.
Pour commencer à ajouter des voyageurs au voyage, cliquez sur + Voyageur. Note : L'utilisateur qui ajoute le voyageur sera répertorié comme point de contact pour le voyage de ce voyageur. Ce sera la personne que le voyageur pourra contacter s'il a des questions. Notez également que si vous utilisez un modèle sans invitation, un voyage sera automatiquement créé pour chaque voyageur au fur et à mesure que vous les ajoutez. Pour les modèles basés sur invitation, vous aurez la possibilité de créer les voyages et d'envoyer des invitations.
Pour ajouter des voyageurs employés individuels : Cliquez sur + Voyageur et saisissez le nom ou l'e-mail de l'utilisateur que vous souhaitez inviter. Une liste d'utilisateurs correspondant à ce nom apparaîtra. Sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez inviter. Répétez cette étape pour chacun de vos voyageurs employés de société.
Pour ajouter un invité qui n'est pas un employé de votre société : Cliquez sur + Voyageur et commencez à saisir son nom ou son e-mail dans le champ de recherche. Une liste d'utilisateurs correspondant à ce nom apparaîtra. Sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez inviter. Répétez cette étape pour chacun de vos invités. Si l'invité que vous souhaitez inviter n'a pas encore de profil dans le système, cliquez sur Créer un invité de société et créez un profil pour lui (tous les profils d'invités doivent avoir un e-mail, un prénom, un nom et une entité juridique). Note : Vous n'aurez peut-être pas toujours la possibilité de créer des profils de société pour les invités.
Pour modifier des paramètres pour un ou plusieurs voyages et voyageurs individuels, sélectionnez la case à cocher de ce voyageur. Sélectionnez les paramètres pertinents dans le menu Modifier en bas de la page et modifiez les paramètres comme vous le souhaitez.
Ensuite :
Pour les voyages utilisant un modèle sans invitation, les voyages seront automatiquement créés pour les voyageurs que vous ajoutez au fur et à mesure de leur ajout (aucune invitation ne sera envoyée). Vous n'avez pas besoin de créer les voyages pour les voyageurs. Vous (ou un agent) pouvez ensuite procéder à la réservation des voyages pour chacun des voyageurs associés au voyage en cliquant sur leur voyage dans l'onglet Tous les voyages de la page Voyages. Alternativement, les voyageurs réservent pour eux-mêmes.
Pour les voyages utilisant un modèle basé sur invitation, assurez-vous de créer les voyages pour les voyageurs en cliquant sur Créer & Envoyer les invitations.
Consulter et gérer les voyages existants
Pour consulter les voyages que vous avez créés pour les voyageurs, consultez Consulter les voyages des voyageurs de votre entreprise.
Sujets connexes
- Consulter les voyages des voyageurs de votre entreprise
- Créer un modèle (pour les événements et les voyages)
- Créer, publier et gérer un événement (dernière version)
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