إنشاء رحلات من قالب
فقط المستخدمون الذين لديهم أدوار معينة يمكنهم إنشاء الرحلات ونشرها وإدارتها باستخدام القوالب. سيتمكن مسؤولو الشركة، ومنسقو سفر الشركة، ومسؤولو TMC، ووكلاء TMC من تنفيذ المهام الموضحة في الخطوات التالية.جدول المحتويات
إنشاء رحلات من قالب
سجّل الدخول إلى أداة الحجز الإلكتروني.
انقر على الرحلات. ستظهر صفحة الرحلات .
انقر على إنشاء (أعلى اليمين) ثم اختر رحلات من قالب من القائمة. ستظهر نافذة إنشاء رحلات من قالب .
سيكون حقل المنظمة معدًا مسبقًا باسم شركتك. إذا كنت مسؤول TMC، اختر المنظمة المناسبة.
اختر القالب الذي ترغب في استخدامه لرحلاتك من حقل قالب الرحلة . هذا يتيح لك الاستفادة من القيم المحددة مسبقًا في القالب الذي اخترته. إذا لم تكن متأكدًا من القالب المناسب، يمكنك سؤال مسؤول السفر في شركتك. على سبيل المثال، إذا كان لديك متحدث ضيف، قد ترغب في استخدام قالب يعتمد على الدعوات.
أدخل وجهة الرحلات في حقل الموقع .
أدخل اسم الرحلات في حقل الاسم . هذا هو الاسم الذي سيظهر للمسافرين الذين تتم دعوتهم، وسيكون اسم الرحلة في صفحة الرحلات الخاصة بكل مسافر.
حدد تاريخ بدء الرحلة و تاريخ نهاية الرحلة حسب الحاجة للرحلات.
حدد تاريخ بدء نافذة السفر و تاريخ نهاية نافذة السفر للرحلات.
يُفضل أن يكون تاريخ البدء قبل بداية الحدث المرتبط بالرحلة. تأكد من مراعاة أمور مثل اختلاف التوقيت، والمسافة، ومدة التوقفات.
ويُفضل أن يكون تاريخ الانتهاء بعد نهاية الحدث المرتبط بالرحلة.
انقر على الإعدادات المتقدمة لعرض تفاصيل أنواع الحجز. يرجى ملاحظة أن بعض الإعدادات في هذا القسم قد تكون محددة مسبقًا حسب القالب الذي اخترته.
تحتوي علامة التبويب بيانات الرحلة على أي حقول من ملف تعريف المسافر (مثل مركز التكلفة) قام مسؤول القالب بإدخال قيمة مختلفة لها أو سمح لك بتعديلها. لاحظ أن إدخال قيمة جديدة هنا لن يغير قيمة الحقل في ملف تعريف المسافر بشكل دائم، بل سيطبق فقط على الرحلات التي تُنشأ باستخدام هذا القالب. لكل حقل معروض، سيكون هناك إما قيمة حددها المسؤول أو سيتم استخدام القيمة الافتراضية من ملف تعريف المسافر (ولكن لن تظهر هنا). يمكنك تعديل هذه القيم إذا رغبت أو تركها كما هي.
حدد أنواع الحجز المسموح بها للرحلات من علامة تبويب أنواع الحجز المسموح بها (يمكنك أيضًا تعديلها لاحقًا أو تخصيصها لكل مسافر). فقط أنواع الحجز التي تم تفعيلها للرحلات ستظهر للمسافرين. ملاحظة: إذا احتجت لإضافة نوع حجز إضافي بعد إنشاء الرحلات، يمكن للمسؤولين والمنسقين إضافة هذا الخيار أو إجراء الحجز نيابة عن المسافر.
بالنسبة لـ الطيران:
لتحديد أنواع الرحلات الجوية المسموح بها، اختر واحدًا أو أكثر مما يلي من قائمة أنواع الرحلات الجوية المسموح بها :
اتجاه واحد
ذهاب وعودة
إمكانية أن تكون وجهة العودة مختلفة عن نقطة الانطلاق - مفيدة إذا كان على المسافرين التوجه إلى مكان آخر كجزء من الرحلة أو للمشاركة في حدث آخر.
استخدم أزرار + و - لتحديد عدد المرافقين (مثل أفراد العائلة) الذين يمكن للمسافر حجز تذاكر الطيران لهم في حقل عدد المرافقين المسموح به . إذا تم تفعيل هذا الخيار، سيتمكن المسافرون من النقر على إضافة مسافرين عند حجز الرحلات الجوية.
انقر داخل حقل المطارات المسموح بها كوجهة وابحث عن المطارات المطلوبة. يمكنك من خلال هذا الحقل تحديد جميع المطارات التي يمكن للمسافرين حجز رحلات إليها للمشاركة في الرحلة (ويمكنهم الحجز من أي مطار مغادرة). يمكنك أيضًا ترك هذا الحقل فارغًا أو تعديله لاحقًا. إذا تركته فارغًا، سيتمكن المسافرون من الحجز لأي مطار.
ابدأ بكتابة اسم أو رمز المطار الذي ترغب في تحديده. ستظهر أسماء المطارات بناءً على ما أدخلته.
حدد المربع الخاص بالمطار المطلوب.
لإضافة المزيد من المطارات، ابحث وكرر نفس الخطوات.
استخدم التقويم وحقول الوقت تحت قسم الوقت المقترح للوصول قبل و الوقت المقترح للمغادرة بعد لتحديد متى سيتم تشجيع المسافرين على حجز رحلاتهم. بشكل افتراضي، ستكون هذه التواريخ معتمدة على ما حددته في حقول تواريخ الرحلة . سيتم توجيه المسافرين للحجز ضمن هذه التواريخ والأوقات.
بالنسبة لـ الفندق:
لتفعيل إمكانية حجز الفنادق للرحلات، قم بتفعيل الخيار.
انقر على إضافة لتحديد الفنادق المطلوبة. سيظهر حقل الفندق . يمكنك من خلال هذا الحقل تحديد جميع الفنادق التي يمكن للمسافرين الحجز فيها للمشاركة في الرحلة. ويمكنك أيضًا عدم تحديد أي فندق إذا رغبت.
ابدأ بكتابة اسم الفندق الذي ترغب في تحديده. ستظهر أسماء الفنادق بناءً على ما أدخلته.
اختر الفندق المطلوب.
لإضافة المزيد من الفنادق، انقر على إضافة مرة أخرى وكرر الخطوات.
بالنسبة لـ القطار
لتفعيل إمكانية حجز القطارات للرحلات، قم بتفعيل الخيار.
لا توجد إعدادات إضافية مطلوبة.
بالنسبة لـ السيارة
لتفعيل إمكانية حجز السيارات للرحلات، قم بتفعيل الخيار.
لا توجد إعدادات إضافية مطلوبة.
راجع محتوى علامة التبويب الحقول المخصصة .
قد يتضمن القالب الذي تستند إليه رحلتك حقولاً مخصصة. قد تكون قيم هذه الحقول محددة مسبقًا من القالب. إذا كان الأمر كذلك، يمكنك قبول القيمة أو تغييرها. وإذا لم يكن هناك قيمة محددة، قد يُطلب منك إدخال قيمة.
يمكنك أيضًا إضافة حقول مخصصة أخرى. إذا رغبت في إضافة حقل مخصص إلى رحلتك، انقر على إضافة. سيتيح لك ذلك اختيار الحقل المخصص وإدخال الإجابة المناسبة له.
انقر على التالي. ستظهر صفحة الرحلة (وتتضمن جميع الرحلات لجميع المسافرين الذين أضفتهم).
لإدخال وصف للرحلة، انقر على وصف الرحلة. ستظهر صفحة وصف الرحلة.
قم بتحرير الوصف كما ترغب. يمكنك تنسيق النص هنا باستخدام الخط العريض أو المائل أو التعداد النقطي أو تغيير نوع الخط أو اللون أو المسافة البادئة، وكذلك إضافة روابط. عند الانتهاء، انقر على حفظ.
لبدء إضافة المسافرين إلى الرحلة، انقر على + مسافر. ملاحظة: سيتم إدراج المستخدم الذي يضيف المسافر كنقطة اتصال لهذا المسافر في الرحلة. سيكون هذا هو الشخص الذي يمكن للمسافر التواصل معه إذا كانت لديه أي استفسارات. لاحظ أيضًا أنه إذا كنت تستخدم قالبًا لا يعتمد على الدعوات، سيتم إنشاء رحلة تلقائيًا لكل مسافر عند إضافته. أما في القوالب التي تعتمد على الدعوات، سيكون لديك خيار إنشاء الرحلات وإرسال الدعوات.
لإضافة مسافرين من موظفي الشركة: انقر على + مسافر وأدخل اسم المستخدم أو بريده الإلكتروني الذي ترغب في دعوته. ستظهر قائمة بالمستخدمين المطابقين. اختر المستخدم المطلوب وكرر الخطوة لكل موظف ترغب في إضافته.
لإضافة ضيف ليس من موظفي الشركة: انقر على + مسافر وابدأ بكتابة اسمه أو بريده الإلكتروني في حقل البحث. ستظهر قائمة بالمستخدمين المطابقين. اختر الضيف المطلوب وكرر الخطوة لكل ضيف ترغب في إضافته. إذا لم يكن لدى الضيف ملف شخصي في النظام، انقر على إنشاء ضيف للشركة وقم بإنشاء ملف شخصي له (يجب أن يتضمن كل ملف ضيف بريدًا إلكترونيًا، الاسم الأول والأخير، والكيان القانوني). ملاحظة: قد لا يكون لديك دائمًا صلاحية إنشاء ملفات تعريف للضيوف.
لتعديل أي إعدادات لرحلة أو أكثر أو لمسافرين محددين، حدد المربع بجانب اسم المسافر. ثم اختر الإعدادات المناسبة من قائمة تعديل أسفل الصفحة وقم بتعديلها حسب الحاجة.
ثم:
بالنسبة للرحلات التي تستخدم قالبًا لا يعتمد على الدعوات، سيتم إنشاء الرحلات تلقائيًا للمسافرين عند إضافتهم (لن تُرسل دعوة). لست بحاجة لإنشاء الرحلات يدويًا. بعد ذلك يمكنك أنت (أو الوكيل) إجراء الحجوزات لكل مسافر من خلال النقر على رحلته في علامة تبويب جميع الرحلات ضمن صفحة الرحلات . أو يمكن للمسافرين الحجز بأنفسهم.
أما الرحلات التي تستخدم قالبًا يعتمد على الدعوات، تأكد من إنشاء الرحلات للمسافرين بالنقر على إنشاء وإرسال الدعوات.
عرض الرحلات الحالية وإدارتها
لعرض أي رحلات قمت بإنشائها للمسافرين، راجع عرض الرحلات للمسافرين في شركتك.
مواضيع ذات صلة
هل كانت هذه المقالة مفيدة؟
هذا رائع!
شكرًا لك على ملاحظاتك
نعتذر أننا لم نتمكن من إفادتك
شكرًا لك على ملاحظاتك
تم إرسال الملاحظات
نحن نقدر جهودك وسنحاول تحسين المقالة