Создание поездок на основе шаблона
Создавать, публиковать и управлять поездками на основе шаблонов могут только пользователи с определёнными ролями. К таким ролям относятся администраторы компании, организаторы поездок, администраторы TMC и агенты TMC. Все описанные ниже действия доступны именно этим пользователям.СОДЕРЖАНИЕ
Создание поездок на основе шаблона
Войдите в систему онлайн-бронирования.
Нажмите Поездки. Откроется страница "Поездки" .
Нажмите Создать (в правом верхнем углу) и выберите Поездки по шаблону в меню. Откроется окно Создание поездок по шаблону .
Поле Организация будет автоматически заполнено названием вашей компании. Если вы администратор TMC, выберите нужную организацию вручную.
В поле Шаблон поездки выберите шаблон, который хотите использовать. Все предустановленные значения из выбранного шаблона автоматически применятся к вашей поездке. Если не уверены, какой шаблон выбрать, уточните у вашего менеджера по командировкам. Например, для приглашённого спикера может подойти шаблон на основе приглашения.
В поле Место назначения укажите город или место, куда планируется поездка.
В поле Название введите название поездки. Это имя будет отображаться приглашённым участникам и появится на их странице Поездки .
Укажите дату начала поездки и дату окончания поездки в соответствующих полях.
Задайте дату начала окна для поездки и дату окончания окна для поездки в нужных полях.
Дата начала должна быть до начала мероприятия, с которым связана поездка. Обязательно учитывайте такие моменты, как смена часовых поясов, длительность перелёта и пересадки.
Дата окончания должна быть после завершения мероприятия.
Нажмите Дополнительные настройки чтобы открыть параметры, связанные с видами бронирования. Обратите внимание: часть настроек может быть уже заполнена автоматически на основе выбранного шаблона.
Вкладка Данные поездки содержит поля профиля путешественника (например, Центр затрат), для которых администратор шаблона либо указал отдельное значение, либо разрешил вам его изменить. Изменение значения здесь не повлияет на профиль путешественника, а будет действовать только для поездок, созданных по этому шаблону. Для каждого поля либо будет указано значение администратора, либо будет использоваться значение из профиля (оно не отображается здесь). При необходимости вы можете изменить эти значения или оставить их без изменений.
На вкладке Допустимые виды бронирования выберите, какие типы бронирования доступны для этой поездки (их можно будет изменить позже или настроить для каждого путешественника отдельно). Только выбранные здесь варианты будут доступны участникам поездки. Обратите внимание: Если потребуется добавить новый тип бронирования уже после создания поездки, администраторы и координаторы смогут добавить его или оформить бронирование за путешественника.
Для авиабилетов:
Чтобы выбрать, какие типы перелётов будут доступны, отметьте один или несколько вариантов в меню Допустимые типы перелётов :
В одну сторону
Туда-обратно
Место возвращения может отличаться от места вылета — удобно, если путешественнику нужно поехать в другой город в рамках поездки или на другое мероприятие.
Используйте кнопки + и - для указания количества сопровождающих (например, членов семьи), для которых путешественник сможет забронировать авиабилеты в поле Допустимые сопровождающие . Если эта опция включена, путешественники смогут нажать Добавить путешественников при бронировании авиабилетов.
В поле Допустимые аэропорты назначения начните вводить название или код нужного аэропорта. Здесь можно указать все аэропорты, куда разрешено бронировать билеты для участия в поездке (отправление возможно из любого аэропорта). Это поле можно не заполнять или заполнить позже. Если оставить его пустым, путешественники смогут бронировать билеты в любой аэропорт.
Начните вводить название или код нужного аэропорта — система предложит подходящие варианты.
Отметьте нужный аэропорт галочкой.
Чтобы добавить ещё аэропорты, повторите поиск и выбор.
В разделе с календарём и временем под Рекомендуемое прибытие до и Рекомендуемый вылет после можно настроить, когда путешественникам будет предложено бронировать билеты. По умолчанию эти даты совпадают с датами, которые вы указали в разделе Даты поездки . Путешественникам будет предложено бронировать билеты в эти даты и время.
Для отелей:
Чтобы разрешить бронирование отелей для этой поездки, включите соответствующий переключатель.
Нажмите Добавить чтобы выбрать нужные отели. Появится поле Отель . Здесь можно указать все отели, где участники смогут остановиться в рамках поездки. Это поле можно не заполнять.
Начните вводить название нужного отеля — система предложит варианты.
Выберите нужный отель из списка.
Чтобы добавить ещё отели, нажмите Добавить и повторите действия.
Для поездов
Чтобы разрешить бронирование железнодорожных билетов для поездки, включите соответствующий переключатель.
Дополнительных настроек не требуется.
Для автомобилей
Чтобы разрешить аренду автомобилей для этой поездки, включите соответствующий переключатель.
Дополнительных настроек не требуется.
Ознакомьтесь с содержимым вкладки Дополнительные поля .
Шаблон, на котором основана ваша поездка, может содержать дополнительные поля. Их значения могут быть уже заполнены в шаблоне — вы можете их оставить или изменить. Если поле не заполнено, возможно, потребуется ввести значение вручную.
Вы также можете добавить свои дополнительные поля. Для этого нажмите Добавить— появится возможность выбрать нужное поле и указать для него ответ.
Нажмите Далее. Откроется страница поездки (здесь будут отображаться все поездки для всех добавленных участников).
Чтобы добавить описание поездки, нажмите Описание поездки. Откроется страница для описания.
Отредактируйте описание так, как считаете нужным. Здесь можно использовать жирный шрифт, курсив, списки, менять шрифт, цвет, делать отступы и добавлять ссылки. После завершения нажмите Сохранить.
Чтобы начать добавлять участников поездки, нажмите + Путешественник. Обратите внимание: Пользователь, который добавляет путешественника, становится контактным лицом для этого участника. Это тот человек, к которому можно обратиться по вопросам поездки. Также обратите внимание: если вы используете шаблон без приглашений, для каждого добавленного участника поездка создаётся автоматически. В шаблоне с приглашениями у вас будет возможность создать поездки и отправить приглашения.
Чтобы добавить сотрудников вашей компании: Нажмите + Путешественник и начните вводить имя или email нужного пользователя. Появится список совпадений — выберите нужного сотрудника. Повторите эти шаги для каждого сотрудника, которого хотите пригласить.
Чтобы добавить гостя, который не является сотрудником вашей компании: Нажмите + Путешественник и начните вводить имя или email гостя в поисковой строке. Появится список совпадений — выберите нужного гостя. Повторите эти шаги для каждого приглашённого. Если у гостя ещё нет профиля в системе, нажмите Создать гостя компании и заполните профиль (для гостя обязательно указать email, имя, фамилию и юридическое лицо). Обратите внимание: Не всегда у вас будет возможность создавать профили гостей компании.
Чтобы изменить параметры для одной или нескольких поездок и участников, отметьте нужных путешественников галочкой. Затем выберите нужные параметры в меню Изменить в нижней части страницы и внесите необходимые изменения.
Далее:
Если используется шаблон без приглашений, поездки для добавленных участников создаются автоматически (приглашения не отправляются). Создавать поездки вручную не нужно. После этого вы (или агент) можете оформить бронирование для каждого участника, выбрав его поездку на вкладке Все поездки на странице Поездки . Также участники могут бронировать поездки самостоятельно.
Если используется шаблон с приглашениями, не забудьте создать поездки для участников, нажав Создать и отправить приглашения.
Просмотр и управление существующими поездками
Чтобы посмотреть все поездки, которые вы создали для участников, перейдите в раздел Просмотр поездок участников вашей компании.
Связанные темы
- Просмотр поездок участников вашей компании
- Создание шаблона (для мероприятий и поездок)
- Создание, публикация и управление мероприятием (последняя версия)
Статья помогла?
Отлично!
Спасибо за ваш отзыв
Извините, что не удалось помочь!
Спасибо за ваш отзыв
Комментарий отправлен
Мы ценим вашу помощь и постараемся исправить статью