Skapa resor utifrån en mall

Skapad av Ashish Chaudhary, Ändrad den Sön, 5 okt. vid 1:24 F.M. efter Ashish Chaudhary

Skapa resor från en mall

Endast användare med vissa roller kan skapa, publicera och hantera resor utifrån mallar. Företagsadministratörer, resebokare för företaget, TMC-administratörer och TMC-agenter kan utföra de moment som beskrivs nedan.

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Skapa resor från en mall

Skapa resor från en mall

Logga in i Online Booking Tool.
Klicka på Resor. Sidan Resor visas nu.
Klicka på Skapa uppe till höger och välj Resor från mall i menyn. Dialogrutan Skapa resor från mall öppnas.
Fältet Organisation är förifyllt med ditt företagsnamn. Om du är TMC-administratör väljer du rätt organisation.
Välj vilken mall du vill använda för resorna i fältet Resemall . Då får du automatiskt de förinställda värden som finns i mallen. Om du är osäker på vilken mall du ska välja, fråga din reseansvarig. Exempelvis kan du för en gästföreläsare använda en mall som är anpassad för inbjudna.
Fyll i resmålet för resorna i fältet Plats .
Skriv in namnet på resorna i fältet Namn . Det är detta namn som visas för resenärerna du bjuder in och som resan kommer att heta på deras sida Resor .
Fyll i Resans startdatum och Resans slutdatum efter behov för resorna.
Fyll i Startdatum för reseperiod och Slutdatum för reseperiod för resorna.
- Startdatumet bör ligga före det evenemang som resan gäller. Tänk på faktorer som tidsomställning, reseavstånd och eventuella byten.
- Slutdatumet bör vara efter att evenemanget är slut.
Klicka på Avancerade inställningar förr att visa detaljer om bokningstyper. Observera att vissa inställningar här kan vara förinställda utifrån vald mall.
Fliken Resedata innehåller eventuella resenärsuppgifter (t.ex. Kostnadsställe) där malladministratören angett ett annat värde eller låtit dig ange ett eget. Att ange ett annat värde här ändrar inte resenärens profil permanent, utan gäller bara för resor skapade med denna mall. För varje fält visas antingen ett värde från administratören eller så används standardvärdet från resenärens profil (detta visas dock inte här). Du kan ändra dessa värden om det behövs, eller lämna dem som de är.
Ange vilka bokningstyper som ska vara tillåtna för resorna på fliken Tillåtna bokningstyper (du kan även ändra detta senare eller per resenär). Endast de bokningstyper som är aktiverade för resorna kommer att synas för resenärerna. Observera: Om ytterligare en bokningstyp behövs efter att resorna redan skapats kan administratörer och samordnare lägga till det alternativet eller boka det åt resenären.
För Flyg:
- För att ange vilka flygtyper som ska vara tillåtna, välj en eller flera av följande i menyn Tillåtna flygtyper :
  - Enkelresa
  - Turbiljett
  - Återresan kan ske från annan plats än avreseorten – användbart om resenären ska vidare till annan plats eller annat evenemang.

Använd + och - för att ange hur många medresenärer (t.ex. familjemedlemmar) en resenär får boka flyg åt i fältet Tillåtna medresenärer . Om detta är aktiverat kan resenärer klicka på Lägg till resenärer när de bokar flyg.
Klicka i fältet Tillåtna destinationsflygplatser och sök efter önskade flygplatser. Här anger du alla flygplatser som resenärerna kan boka till för att delta i resan (resenärer kan boka från valfri avreseflygplats). Du kan också välja att inte ange något här (eller lägga till senare). Om du lämnar fältet tomt kan resenärer boka till valfri flygplats.
- Börja skriva namnet eller koden på den flygplats du vill ange. Förslag visas utifrån det du skriver.
- Kryssa i rutan för önskad flygplats.
- För att lägga till fler flygplatser, sök igen och upprepa.
Använd kalendern och tidsfälten under Föreslagen ankomst före och Föreslagen avresa efter för att styra när resenärer uppmanas boka sina flyg. Som standard utgår dessa datum från det du angivit för Resedatum . Resenärerna rekommenderas boka flyg inom dessa datum och tider.

För Hotell:
- För att tillåta hotellbokningar för resorna, slå på reglaget.
- Klicka på Lägg till förr att ange aktuella hotell. Fältet Hotell visas nu. Här anger du alla hotell där resenärer kan boka boende för att delta i resan. Du kan också välja att inte ange något här.
- Börja skriva namnet på hotellet du vill ange. Förslag visas utifrån det du skriver.
- Välj önskat hotell.
- För att lägga till fler hotell, klicka på Lägg till igen och upprepa.
För Tåg
- För att tillåta tågbokningar för resorna, slå på reglaget.
- Inga ytterligare inställningar krävs.
För Bil
- För att tillåta hyrbilsbokningar för resorna, slå på reglaget.
- Inga ytterligare inställningar krävs.
Gå igenom innehållet på fliken Egna fält .
- Mallen som din resa bygger på kan innehålla egna fält. Dessa kan redan ha ett förinställt värde från mallen. Du kan välja att behålla eller ändra detta värde. Om det egna fältet saknar värde kan du behöva fylla i det.
- Du kan även lägga till egna fält. Om du vill lägga till ett eget fält, klicka på Lägg till. Då kan du välja vilket fält du vill lägga till och ange ett svar.
Klicka på Nästa. Nu visas resans sida (här samlas alla resor för de resenärer du lägger till).
För att lägga till en beskrivning av resan, klicka på Resebeskrivning. Sidan för resebeskrivning öppnas.
- Redigera beskrivningen som du vill. Du kan formatera texten med fetstil, kursiv, punktlistor, typsnitt, färg och indrag samt lägga till länkar. När du är klar, klicka på Spara.
För att börja lägga till resenärer, klicka på + Resenär. Observera: Den som lägger till resenären anges som kontaktperson för den resan. Det är alltså den personen resenären kan vända sig till vid frågor. Om du använder en mall utan inbjudan skapas en resa automatiskt för varje resenär du lägger till. För mallar med inbjudan får du möjlighet att skapa resorna och skicka ut inbjudningar.
- För att lägga till enskilda anställda som resenärer: Klicka på + Resenär och skriv in namn eller e-post till den du vill bjuda in. En lista med matchande användare visas. Välj rätt person och upprepa för varje anställd du vill lägga till.
- För att lägga till en gäst som inte är anställd i företaget: Klicka på + Resenär och börja skriva in namn eller e-post i sökfältet. En lista med matchande användare visas. Välj rätt person och upprepa för varje gäst du vill bjuda in. Om gästen du vill bjuda in inte redan finns i systemet klickar du på Skapa företagsgäst och skapar en profil åt personen (profilen måste innehålla e-post, för- och efternamn samt juridisk person). Observera: Du har kanske inte alltid möjlighet att skapa företagsprofiler för gäster.
För att ändra inställningar för en eller flera resor och resenärer, markera kryssrutan för aktuell resenär. Välj önskade inställningar i menyn Ändra längst ned på sidan och justera inställningarna efter behov.
Sedan:
- För resor som använder en mall utan inbjudan skapas resorna automatiskt för de resenärer du lägger till (ingen inbjudan skickas). Du behöver alltså inte skapa resorna manuellt. Du (eller en agent) kan sedan gå vidare och boka resorna för varje resenär genom att klicka på deras resa under fliken Alla resor på sidan Resor . Alternativt kan resenärerna boka själva.
- För resor som använder en inbjudningsbaserad mall, se till att skapa resorna åt resenärerna genom att klicka på Skapa & skicka inbjudningar.

Visa och hantera befintliga resor

För att se de resor du har skapat åt resenärer, se Visa resor för resenärer i ditt företag.

Skapa resor utifrån en mall

Skapa resor från en mall

Skapa resor från en mall

Visa och hantera befintliga resor

Relaterade ämnen