テンプレートから出張を作成する
テンプレートを使って出張の作成・公開・管理ができるのは、特定の権限を持つユーザーのみです。会社の管理者、出張手配担当者、TMC管理者、TMCエージェントの方が、以下の手順に沿って操作できます。目次
テンプレートから出張を作成する
オンライン予約ツールにログインします。
「 出張」をクリックします。 出張 ページが表示されます。
画面右上の「 作成 」をクリックし、メニューから テンプレートから出張 を選択します。 テンプレートから出張作成 ダイアログが表示されます。
「 組織 」欄には自社名が自動で入力されています。TMC管理者の方は、該当する組織を選択してください。
「 出張テンプレート 」から利用したいテンプレートを選びます。選んだテンプレートの初期設定がそのまま反映されます。どれを選ぶか迷った場合は、出張管理者にご確認ください。たとえば、ゲストスピーカーの場合は招待型テンプレートが便利です。
「 場所 」欄に出張先を入力します。
「 名称 」欄に出張名を入力します。この名前は招待した旅行者にも表示され、各自の 出張 ページにも表示されます。
「 出張開始日 」と「 出張終了日 」を出張に合わせて設定してください。
「 移動期間開始日 」と「 移動期間終了日 」も設定します。
開始日は、イベント開始前になるように設定しましょう。時差や移動距離、乗り継ぎなども考慮してください。
終了日は、イベント終了後になるように設定してください。
「 詳細設定 」をクリックすると、予約タイプの詳細が表示されます。なお、このセクションの一部設定は、選択したテンプレートによってあらかじめ設定されている場合があります。
「 出張データ 」タブには、旅行者プロフィール項目（例： コストセンターなど）が表示されます。テンプレート管理者が別の値を設定している場合や、入力を許可している場合があります。ここで値を変更しても、旅行者のプロフィール自体には反映されず、この出張にのみ適用されます。各項目には管理者が設定した値か、プロフィールの初期値（ここには表示されません）が使われます。必要に応じて値を上書きすることも、そのままにすることも可能です。
「 許可されている予約タイプ 」タブで、この出張で利用できる予約タイプを設定します（あとから、または旅行者ごとに設定することもできます）。有効にした予約タイプだけが旅行者に表示されます。 ご注意: 出張作成後に追加の予約タイプが必要になった場合は、管理者やコーディネーターがそのオプションを追加したり、代理で予約したりできます。
「 航空券」について:
許可する航空券のタイプを設定するには、「 許可されている航空券タイプ 」メニューから以下のいずれかを選択してください。
片道
往復
復路の到着地を出発地と異なる場所に設定可能です。たとえば、出張の途中で別の場所へ移動する場合や、別イベントに参加する場合に便利です。
「 + 」や「 - 」ボタンで、同行者（例：家族など）を何名まで航空券予約できるか「 許可されている同行者数 」欄で設定します。有効にすると、旅行者は航空券予約時に「 旅行者を追加 」をクリックできるようになります。
「 許可されている到着空港 」欄をクリックし、希望する空港名で検索します。ここで指定した空港のみ、出張参加のために予約可能となります（出発空港は自由に選べます）。この欄は空欄のままでもOKです。その場合、どの空港にも予約できます。
指定したい空港名やコードを入力すると、候補が表示されます。
希望する空港のチェックボックスを選択してください。
追加したい空港があれば、同じ手順で検索・選択を繰り返してください。
「 到着推奨日時 」や「 出発推奨日時 」のカレンダーや時間欄で、旅行者にいつ航空券予約を促すかを設定できます。初期値は「 出張日程 」で設定した日付が反映されます。旅行者はこの期間・時間内で予約するよう案内されます。
「 ホテル」について:
出張でホテル予約を許可する場合は、トグルをオンにしてください。
「 追加 」をクリックして、指定するホテルを設定します。「 ホテル 」欄が表示されます。ここで指定したホテルのみ、出張参加のために予約できます。設定しない場合は空欄のままで構いません。
指定したいホテル名を入力すると、候補が表示されます。
希望するホテルを選択してください。
さらにホテルを追加したい場合は「 追加 」をクリックし、同じ手順を繰り返してください。
「 鉄道
」について: 出張で鉄道予約を許可する場合は、トグルをオンにしてください。
追加の設定は不要です。
「 レンタカー
」について: 出張でレンタカー予約を許可する場合は、トグルをオンにしてください。
追加の設定は不要です。
「 カスタム項目 」タブの内容も確認しましょう。
利用するテンプレートによっては、カスタム項目が設定されている場合があります。値がすでに入力されていれば、そのまま使うか、変更も可能です。値が未設定の場合は入力が必要なこともあります。
カスタム項目を追加することもできます。追加したい場合は「 追加」をクリックし、カスタム項目を選んで値を入力してください。
「 次へ」をクリックすると、出張のページが表示されます（ここに追加した全旅行者分の出張がまとめて表示されます）。
出張の説明を入力したい場合は、「 出張の説明」をクリックしてください。説明入力ページが表示されます。
説明文は、太字・斜体・箇条書き・フォントや色・インデント・リンク追加など、自由に編集できます。入力が終わったら「 保存」をクリックしてください。
出張に旅行者を追加するには、「 + 旅行者」をクリックします。 ご注意: 旅行者を追加したユーザーが、その旅行者の出張に関する連絡窓口として表示されます。旅行者が質問したいときは、この方に連絡できます。また、招待不要テンプレートの場合は、旅行者を追加すると自動的に出張が作成されます。招待型テンプレートの場合は、出張作成と招待送信を選択できます。
自社社員の旅行者を追加するには: 「 + 旅行者 」をクリックし、招待したいユーザーの名前またはメールアドレスを入力します。該当するユーザーがリスト表示されるので、選択してください。社員旅行者ごとにこの手順を繰り返します。
自社社員でないゲストを追加するには: 「 + 旅行者 」をクリックし、検索欄に名前やメールアドレスを入力します。該当するユーザーがリスト表示されるので、選択してください。ゲストごとにこの手順を繰り返します。もし招待したいゲストがまだシステムにプロフィール登録されていない場合は、「 会社ゲストを作成 」をクリックして、メールアドレス・氏名・法的主体を入力しプロフィールを作成してください。 ご注意: ゲスト用の会社プロフィールを作成できない場合もあります。
個別の出張や旅行者ごとにパラメータを変更したい場合は、該当する旅行者のチェックボックスを選択し、ページ下部の「 変更 」メニューから必要なパラメータを編集してください。
その後:
招待不要テンプレートの場合、旅行者を追加するたびに自動で出張が作成されます（招待メールは送信されません）。出張作成は不要です。あとは、あなた（またはエージェント）が「 すべての出張 」タブの 出張 ページから各旅行者の出張を選び、手配を進めてください。旅行者自身で手配することも可能です。
招待型テンプレートの場合は、必ず「 招待型テンプレート」で旅行者の出張を作成し、「 作成して招待を送信」をクリックしてください。
既存の出張を確認・管理する
作成した出張を確認したい場合は、 自社の旅行者の出張を確認するをご覧ください。
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