Crear viajes a partir de una plantilla
Sólo los usuarios con ciertos roles pueden crear, publicar y gestionar viajes utilizando plantillas. Los administradores de la empresa, los organizadores de viajes de la empresa, los administradores de TMC y los agentes de TMC podrán realizar las acciones que se describen a continuación.TABLA DE CONTENIDOS
Crear viajes a partir de una plantilla
Inicie sesión en la herramienta de reservas online.
Haga clic en Viajes. Se mostrará la página de Viajes .
Haga clic en Crear (arriba a la derecha) y seleccione Viajes desde plantilla en el menú. Se abrirá el cuadro de diálogo Crear viajes desde plantilla .
El campo Organización aparecerá de forma predeterminada con el nombre de su empresa. Si es administrador de TMC, seleccione la organización correspondiente.
Seleccione la plantilla que desea utilizar para sus viajes en el campo Plantilla de viaje . Esto le permitirá heredar los valores preestablecidos de la plantilla seleccionada. Si no está seguro de cuál elegir, consulte con el responsable de viajes de su empresa. Por ejemplo, para un conferencista invitado, puede ser conveniente usar una plantilla basada en invitación.
Indique el destino de los viajes en el campo Ubicación .
Ingrese el nombre de los viajes en el campo Nombre . Este será el nombre que verán los viajeros invitados y cómo aparecerá el viaje en la página de Viajes de cada viajero.
Establezca las fechas de Inicio del viaje y Fin del viaje según corresponda para los viajes.
Indique las fechas de Inicio de ventana de viaje y Fin de ventana de viaje para los viajes.
La fecha de inicio debe ser anterior al comienzo del evento asociado al viaje. Recuerde considerar factores como el desfase horario, la distancia y las escalas.
La fecha de finalización debe ser posterior al término del evento vinculado al viaje.
Haga clic en Configuración avanzada para ver detalles sobre los tipos de reserva. Tenga en cuenta que algunos ajustes en esta sección pueden estar predefinidos según la plantilla seleccionada.
La pestaña Datos del viaje contiene los campos del perfil del viajero (por ejemplo, Centro de costos) en los que el administrador de la plantilla haya introducido un valor diferente o haya permitido que usted lo modifique. Tenga en cuenta que cambiar el valor aquí no modifica permanentemente el campo en el perfil del viajero, solo aplica a los viajes creados con esta plantilla. Para cada campo, se mostrará el valor proporcionado por el administrador o se usará el valor predeterminado del perfil del viajero (aunque este último no se mostrará aquí). Puede modificar estos valores si lo necesita o dejarlos tal cual.
En la pestaña Tipos de reserva permitidos puede definir los tipos de reserva permitidos para los viajes (también puede configurarlos más adelante o por viajero). Solo los tipos de reserva habilitados estarán disponibles para los viajeros. Nota: Si después de crear los viajes necesita habilitar un tipo de reserva adicional, los administradores y coordinadores pueden añadir esa opción o reservarla directamente para el viajero.
Para Vuelo:
Para definir los tipos de vuelo permitidos, seleccione uno o más de los siguientes en el menú Tipos de vuelo permitidos :
Ida
Ida y vuelta
La ubicación de regreso puede ser diferente a la de salida. Esto es útil si los viajeros deben desplazarse a otro lugar como parte del viaje o para otro evento.
Utilice los botones + y - para indicar cuántos acompañantes (por ejemplo, familiares) puede incluir un viajero al reservar vuelos en el campo Acompañantes permitidos . Si esta opción está habilitada, los viajeros podrán hacer clic en Añadir viajeros al reservar vuelos.
Haga clic en el campo Aeropuertos de destino permitidos y busque los aeropuertos deseados. Aquí puede especificar todos los aeropuertos a los que los viajeros podrán reservar vuelos para participar en el viaje (los viajeros pueden salir desde cualquier aeropuerto de origen). También puede dejar este campo sin definir o configurarlo más adelante. Si lo deja en blanco, los viajeros podrán reservar a cualquier aeropuerto.
Comience a escribir el nombre o código del aeropuerto que desea agregar. Aparecerán sugerencias según lo que escriba.
Marque la casilla del aeropuerto que desee.
Para añadir más aeropuertos, repita la búsqueda y selección.
Utilice el calendario y los campos de hora en Llegada sugerida antes de y Salida sugerida después de para definir cuándo se sugerirá a los viajeros reservar sus vuelos. Por defecto, estas fechas se basan en las que estableció para Fechas del viaje . Los viajeros recibirán recomendaciones para reservar vuelos dentro de estos rangos de fechas y horarios.
Para Hotel:
Si desea permitir reservas de hotel para los viajes, active la opción correspondiente.
Haga clic en Añadir para especificar los hoteles designados. Aparecerá el campo Hotel . Aquí puede indicar todos los hoteles donde los viajeros podrán hospedarse para participar en el viaje. También puede dejar este campo sin definir.
Comience a escribir el nombre del hotel que desea agregar. Aparecerán sugerencias según lo que escriba.
Seleccione el hotel deseado.
Para añadir más hoteles, haga clic en Añadir nuevamente y repita el proceso.
Para Tren
Si desea permitir reservas de tren para los viajes, active la opción correspondiente.
No es necesario configurar opciones adicionales.
Para Auto
Si desea permitir reservas de autos de alquiler para los viajes, active la opción correspondiente.
No es necesario configurar opciones adicionales.
Revise el contenido de la pestaña Campos personalizados .
La plantilla en la que se basa su viaje puede incluir campos personalizados. El valor de estos campos puede estar ya definido en la plantilla. Si es así, puede aceptarlo o modificarlo. Si el campo personalizado no tiene valor, es posible que deba completarlo.
También puede añadir campos personalizados adicionales. Si desea agregar uno a su viaje, haga clic en Añadir. Así podrá seleccionar un campo personalizado y proporcionar la información correspondiente.
Haga clic en Siguiente. Se mostrará la página del viaje (donde aparecerán todos los viajes de los viajeros que agregue).
Para añadir una descripción al viaje, haga clic en Descripción del viaje. Se abrirá la página de descripción del viaje.
Edite la descripción como desee. Puede dar formato al texto con negrita, cursiva, viñetas, elegir fuente, color, sangría, y también agregar enlaces. Cuando termine, haga clic en Guardar.
Para comenzar a agregar viajeros al viaje, haga clic en + Viajero. Nota: La persona que agregue al viajero quedará registrada como contacto principal para ese viaje. Este será el referente al que el viajero podrá acudir en caso de dudas. Además, si utiliza una plantilla sin invitación, se creará automáticamente un viaje para cada viajero a medida que los agregue. En el caso de plantillas basadas en invitación, tendrá la opción de crear los viajes y enviar las invitaciones.
Para agregar viajeros que sean empleados de la empresa: Haga clic en + Viajero e ingrese el nombre o correo electrónico de la persona que desea invitar. Aparecerá una lista de usuarios que coinciden con su búsqueda. Seleccione al usuario que desea invitar. Repita este paso para cada empleado que desee agregar.
Para agregar a un invitado que no sea empleado de la empresa: Haga clic en + Viajero y comience a escribir su nombre o correo electrónico en el campo de búsqueda. Aparecerá una lista de usuarios coincidentes. Seleccione al invitado que desea agregar. Repita este paso para cada invitado externo. Si el invitado aún no tiene un perfil en el sistema, haga clic en Crear invitado de la empresa y cree un perfil para esa persona (todos los perfiles de invitados deben tener correo electrónico, nombre, apellido y razón social). Nota: Es posible que no siempre tenga permiso para crear perfiles de empresa para invitados.
Para modificar cualquier parámetro de uno o más viajes o viajeros, marque la casilla correspondiente. Elija los parámetros que desea cambiar en el menú Modificar en la parte inferior de la página y edite los valores según sea necesario.
Luego:
Para los viajes que usan una plantilla sin invitación, los viajes se crearán automáticamente para los viajeros conforme los vaya agregando (no se enviará ninguna invitación). No es necesario crear los viajes manualmente. Usted (o un agente) podrá realizar las reservas para cada viajero haciendo clic en su viaje en la pestaña Todos los viajes de la página de Viajes . Alternativamente, los propios viajeros pueden hacer sus reservas.
Para los viajes que usan una plantilla basada en invitación, asegúrese de crear los viajes para los viajeros haciendo clic en Crear y enviar invitaciones.
Ver y gestionar los viajes existentes
Para consultar los viajes que ha creado para los viajeros, consulte Ver viajes de los viajeros de su empresa.
Temas relacionados
- Ver viajes de los viajeros de su empresa
- Crear una plantilla (para eventos y viajes)
- Crear, publicar y gestionar un evento (última versión)
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