Een evenement aanmaken, publiceren en beheren (meest recente versie)

Alleen gebruikers met bepaalde rollen kunnen evenementen aanmaken, publiceren en beheren. Bedrijfsbeheerders en evenementcoördinatoren kunnen de handelingen uitvoeren die hieronder worden beschreven. 

INHOUDSOPGAVE

• Een evenement aanmaken, publiceren en beheren
  • Een evenement aanmaken
  • Bestaande evenementen bekijken en beheren
  • Reizen publiceren voor een evenement (voor evenementen waarbij uitnodigingen mogelijk zijn)
  • Rapportages van een evenement bekijken
  • Gerelateerde onderwerpen

Een evenement aanmaken

1. Log in op de Online Boekingsmodule. 

2. Klik op Reizen. De Reizen pagina wordt geopend. 

3. Klik rechtsboven op Aanmaken en kies Evenement op basis van sjabloon in het menu. Het venster Evenement aanmaken op basis van sjabloon wordt geopend.

4. Het veld Organisatie is standaard ingevuld met de naam van uw organisatie. Bent u beheerder van een reisbureau (TMC), selecteer dan hier de juiste organisatie.

5. Kies in het veld Reissjabloon de sjabloon die u voor dit evenement wilt gebruiken. Hiermee neemt u vooraf ingestelde waarden uit de gekozen sjabloon over. Weet u niet zeker welke sjabloon u moet kiezen, overleg dan met uw travelmanager. Voor een introductiedag voor nieuwe medewerkers kunt u bijvoorbeeld een sjabloon met uitnodigingen gebruiken. 

6. Voer de locatie van het evenement in het veld Locatie in.

7. Geef de naam van het evenement op in het veld Naam . Deze naam wordt getoond aan alle genodigden.

8. Stel de Startdatum evenement en Einddatum evenement in zoals gewenst voor het evenement. 

9. Stel de Startdatum reisperiode en Einddatum reisperiode in voor het evenement. 

   • De startdatum van de reisperiode moet vóór de start van het evenement liggen. Houd hierbij rekening met zaken als jetlag, reisafstand en eventuele overstappen.

   • De einddatum van de reisperiode moet na afloop van het evenement liggen.

10. Klik op Geavanceerde instellingen om de details van de boekingstypes te bekijken. Sommige instellingen zijn mogelijk al voor u ingevuld op basis van de gekozen sjabloon. In dit gedeelte vindt u twee tabbladen: Toegestane boekingstypes en Reisgegevens. 

11. Op het tabblad Reisgegevens ziet u eventuele reizigersprofielvelden (zoals Kostencentrum]) waarvoor de sjabloonbeheerder een andere waarde heeft ingevuld of u toestaat deze aan te passen. Let op: wijzigingen die u hier aanbrengt, gelden alleen voor evenementen die u met deze sjabloon aanmaakt en veranderen het profiel van de reiziger niet blijvend. Voor elk veld staat ofwel een waarde van de beheerder ingevuld, of de standaardwaarde uit het profiel van de reiziger (deze wordt hier niet getoond). U kunt deze waarden indien nodig aanpassen, maar u bent hiertoe niet verplicht.  

12. Op het tabblad Toegestane boekingstypes kunt u aangeven welke boekingstypes voor dit evenement zijn toegestaan (dit kan ook later of per reiziger worden ingesteld). Alleen de geactiveerde boekingstypes zijn zichtbaar voor deelnemers. Mocht er na publicatie een extra boekingstype nodig zijn, dan kunnen beheerders en coördinatoren dit toevoegen of namens de reiziger boeken. 

13. Voor Vlucht:]></i> <i idx='65'><![CDATA[Om te bepalen welke type vluchten zijn toegestaan, selecteert u één of meer van de volgende opties in het menu

    • To set the flight types that will be allowed, select one or more of the following from the Toegestane vluchtsoorten :]></i> <i idx='68'><![CDATA[Enkele reis

      • One way

      • Retour

      • Terugreis mag afwijken van vertrekpunt – handig als reizigers meerdere evenementen moeten bijwonen.

    • Gebruik de + en - knoppen om het aantal toegestane reisgenoten (bijvoorbeeld gezinsleden) in te stellen dat een reiziger mag meenemen bij het boeken van een vlucht in het veld Toegestane reisgenoten . Zet u dit op een waarde groter dan 0, dan kunnen reizigers op Reizigers toevoegen klikken bij het boeken van vluchten. Het maximum aantal reisgenoten wordt bepaald door wat u hier instelt. 

    • Klik in het veld Toegestane bestemmingsluchthavens en zoek de gewenste luchthavens op. Hier geeft u aan naar welke luchthavens deelnemers kunnen vliegen voor het evenement (de vertrekhaven is vrij te kiezen). U kunt dit veld ook leeg laten of later invullen. Laat u het veld leeg, dan kan er naar elke luchthaven geboekt worden. 

      • Begin de naam of code van de gewenste luchthaven te typen. Er verschijnt een lijst met luchthavens op basis van uw invoer. 

      • Vink de gewenste luchthaven aan. 

      • Herhaal deze stap om meer luchthavens toe te voegen. 

    • Gebruik de kalender- en tijdvelden bij Voorgestelde aankomst vóór en Voorgestelde vertrek na om aan te geven wanneer reizigers hun vlucht idealiter moeten boeken. Standaard zijn deze data gebaseerd op de door u ingestelde Evenementsdata . Reizigers worden gestimuleerd om binnen deze periode te boeken. 

14. Voor Hotel:]></i> <i idx='96'><![CDATA[Wilt u hotelboekingen voor dit evenement toestaan, zet dan de schakelaar op 'aan'.

    • To allow hotel bookings for this event, set the toggle to enabled.

    • Klik op Toevoegen om de gewenste hotels toe te voegen. Het veld Hotel verschijnt. Hier kunt u alle hotels opgeven waar deelnemers kunnen verblijven voor het evenement. U bent niet verplicht dit veld in te vullen. 

    • Begin met het invoeren van de hotelnaam. Er verschijnt een lijst op basis van uw invoer. 

    • Selecteer het gewenste hotel.  

    • Wilt u meer hotels toevoegen, klik dan opnieuw op Toevoegen en herhaal deze stap. 

15. Voor Trein 

    • Wilt u treinreizen voor dit evenement toestaan, zet dan de schakelaar op 'aan'.

    • Verdere instellingen zijn niet nodig.

16. Voor Auto

    • Wilt u huurauto's voor dit evenement toestaan, zet dan de schakelaar op 'aan'.

    • Verdere instellingen zijn niet nodig.

17. Controleer het tabblad Aangepaste velden . 

    • De sjabloon waarop uw reis is gebaseerd, kan aangepaste velden bevatten. Deze velden kunnen al zijn ingevuld vanuit de sjabloon. U kunt deze waarde accepteren of aanpassen. Is het veld nog niet ingevuld, dan kan het zijn dat u verplicht bent een waarde op te geven. 

    • U kunt ook extra aangepaste velden toevoegen. Wilt u een aangepast veld toevoegen aan uw reis, klik dan op Toevoegen. U kunt dan een aangepast veld kiezen en hiervoor een waarde invullen. 

18. Klik op Aanmaken. De pagina van het evenement wordt geopend. 

19. Wilt u een beschrijving toevoegen aan het evenement, klik dan op Evenementbeschrijving. De pagina voor de evenementbeschrijving wordt geopend. 

    • Pas de beschrijving naar wens aan. U kunt de tekst hier opmaken met vet, cursief, opsommingstekens, lettertype, kleur, inspringen en links toevoegen. Bent u klaar, klik dan op Opslaan. 

20. Wilt u de betaalmethoden voor een bepaald boekingstype aanpassen, klik dan op Betaalgegevens. Klik vervolgens op het potloodicoon bij Betaalmethode voor het betreffende boekingstype en pas dit aan indien nodig. Voor meer informatie over de opties, zie stap 9 van Een sjabloon aanmaken (voor evenementen en reizen).. Klik op Opslaan als u klaar bent. 

21. Wilt u reizigers toevoegen aan dit evenement, klik dan op + Reiziger. Noot: De gebruiker die een reiziger toevoegt, wordt als contactpersoon voor die reis vermeld. Dit is de persoon die de reiziger kan benaderen bij vragen. Let op: als u een sjabloon zonder uitnodiging gebruikt, wordt er automatisch een reis aangemaakt zodra u een reiziger toevoegt. Bij sjablonen met uitnodiging kunt u kiezen of u reizen publiceert met of zonder e-mailuitnodiging. 

    • Individuele medewerkers toevoegen: Klik op + Reiziger en voer de naam of het e-mailadres in van de medewerker die u wilt uitnodigen. Er verschijnt een lijst met overeenkomende gebruikers. Selecteer de gewenste gebruiker. Herhaal deze stap voor elke medewerker die u wilt uitnodigen. 

    • Een gast toevoegen die geen medewerker is: Klik op + Reiziger en begin de naam of het e-mailadres van de gast in te voeren. Er verschijnt een lijst met overeenkomende gebruikers. Selecteer de gewenste gast. Herhaal deze stap voor elke gast die u wilt uitnodigen. Heeft de gast nog geen profiel in het systeem, klik dan op Bedrijfsgast aanmaken en maak een profiel aan (voor gasten zijn e-mailadres, voor- en achternaam en juridische entiteit verplicht). Het kan zijn dat u niet altijd bedrijfsgasten kunt aanmaken. 

22. Parameters aanpassen: 

    • Wilt u instellingen van het evenement wijzigen voordat u publiceert, kies dan de gewenste optie (bijvoorbeeld  Evenementparameters) in het Aanpassen menu, pas de gewenste parameter aan en klik op Toepassen. Deze wijzigingen gelden voor alle reizen binnen het evenement (behalve voor reizen die individueel zijn aangepast of al zijn geboekt).

    • Wilt u parameters voor één of meer individuele reizen of reizigers wijzigen, vink dan de betreffende reiziger aan. Kies de gewenste optie (bijvoorbeeld Reisparameters) in het Aanpassen menu onderaan de pagina en pas de parameters aan zoals gewenst. Let op: zodra u de parameters van een reis van een specifieke reiziger wijzigt, zijn wijzigingen op evenementniveau niet meer van toepassing op deze reis. 

23. Vervolg: 

    • Bij evenementreizen op basis van een sjabloon zonder uitnodigingworden reizen automatisch aangemaakt zodra u reizigers toevoegt. U hoeft het evenement of de reizen niet apart te publiceren.

    • Bij evenementreizen op basis van een sjabloon met uitnodigingkunt u de reizen publiceren door te klikken op Reizen publiceren of raadpleeg Reizen publiceren voor een evenement voor meer informatie. U krijgt de mogelijkheid om uitnodigingen aan deelnemers te versturen.

Bestaande evenementen bekijken en beheren

1. Log in op de Online Boekingsmodule. 

2. Klik op Reizen. De Reizen pagina wordt geopend. 

3. Selecteer het tabblad Evenementen .

4. U kunt filteren op naam, datum of status van het evenement (alleen bij aankomende evenementen). 

   1. Kies Aankomend in het menu om aankomende of lopende evenementen te bekijken. 

   2. Kies Voltooid in het menu om afgelopen evenementen te bekijken.

   3. Kies Geannuleerd in het menu om geannuleerde evenementen te bekijken.

5. Ieder aangemaakt evenement wordt als een rij weergegeven. Per evenement ziet u de locatie, data en boekingstypes. Voor evenementen met niet-gepubliceerde reizen kunt u deze alsnog publiceren (met of zonder e-mailmelding).  

6. Zoek het gewenste evenement op en klik erop. De detailpagina van het evenement wordt geopend. Per reiziger ziet u: naam, reisnaam, reisdatum, reisperiode, toegestane boekingstypes, status van de reis, uitnodigingsstatus (bij sjablonen met uitnodiging). Een groen icoon bij een boekingstype betekent dat de reiziger deze boeking heeft afgerond. U kunt sorteren op Reisstatus (bijvoorbeeld In afwachting). Bij evenementen met uitnodiging kunt u ook sorteren op Uitnodigingsstatus (Uitgenodigd, Niet uitgenodigd). 

7. U kunt de evenementparameters, de reizigerslijst of de parameters van een specifieke reis bekijken en aanpassen. 

   1. Wijzigingen in evenementparameters 

      1. Wilt u de Evenementbeschrijvingaanpassen, klik erop. Pas aan en klik op Opslaan.

      2. Wilt u een Interne notitietoevoegen of wijzigen, klik erop. Pas aan en klik op Opslaan.  

      3. Wilt u andere parameters van het evenement wijzigen, kies dan Evenementparameters in het Aanpassen menu, pas de gewenste parameter aan en klik op Toepassen. Deze wijzigingen gelden voor alle reizen binnen het evenement (behalve voor reizen die individueel zijn aangepast of al zijn geboekt).

      4. Wilt u contactpersonen wijzigen, kies dan Contactpersonen evenement in het Aanpassen menu, pas deze aan en klik op Opslaan. 

   2. Wijzigingen in reizigers en hun reisparameters

      1. Wilt u parameters voor één of meer individuele reizen of reizigers wijzigen, vink dan de betreffende reiziger aan. Kies de gewenste parameters in het Aanpassen menu onderaan de pagina en pas deze aan zoals gewenst. Zodra u de parameters van een reis van een specifieke reiziger wijzigt, wordt deze reis als aangepast gemarkeerd en gelden wijzigingen op evenementniveau niet meer voor deze reis.  

      2. Wilt u reizigers toevoegen, klik dan op + Reiziger, zoek de gewenste reiziger en selecteer de naam. Bij evenementen met uitnodiging moet u vervolgens op Reizen publiceren (rechtsboven) klikken om de reis voor deze persoon aan te maken. Bij evenementen zonder uitnodiging wordt de reis automatisch aangemaakt.    

      3. Wilt u een reiziger verwijderen, klik dan op de reis (door op de naam te klikken). De detailpagina van de reis wordt geopend. Kies Reis annuleren in het Acties menu. Eventuele links in eerder verstuurde uitnodigingen zijn dan niet meer geldig. Noot: Als er al boekingen voor het evenement zijn gemaakt, wordt u gevraagd deze te annuleren.

      4. Wilt u een deelnemerslijst uploaden, klik dan op Uploaden en volg de instructies in het onderdeel Een evenement aanmaken op deze pagina.

      5. Wilt u de huidige deelnemerslijst downloaden, klik dan op Downloaden in de werkbalk.

Reizen publiceren voor een evenement (voor evenementen waarbij uitnodigingen mogelijk zijn)

Nadat u een evenement met uitnodigingen heeft aangemaakt (bijvoorbeeld via een sjabloon met uitnodigingen), kunt u de uitnodigingen bekijken en de reizen publiceren die nodig zijn voor de boekingen. Bij het publiceren kunt u aangeven of deelnemers een e-mailuitnodiging ontvangen. 

Bij evenementen op basis van een sjabloon zonder uitnodiging ontvangen reizigers geen e-mailuitnodiging, maar wordt er direct een reis aangemaakt zodra u een reiziger toevoegt. U (of een agent) kunt vervolgens de reis boeken voor elke deelnemer door op de reis te klikken. Deelnemers kunnen ook zelf boeken.

1. Log in op de Online Boekingsmodule. 

2. Klik op Reizen. De Reizen pagina wordt geopend. 

3. Selecteer het tabblad Evenementen . 

4. Kies Aankomend om aankomende evenementen te bekijken (indien nog niet geselecteerd). Ieder aangemaakt evenement wordt als een rij weergegeven. Per evenement ziet u de locatie, data en boekingstypes. 

5. Zoek het gewenste evenement op en klik op de rij. De pagina met reizen voor het evenement wordt geopend. 

   • Wilt u parameters wijzigen van een evenement waarvan al reizen zijn gepubliceerd, kies dan Evenementparameters in het Aanpassen menu, pas deze aan en klik op Toepassen. 

6. Klik op Reizen publiceren. 

   • Wilt u reizen publiceren zonder e-mailuitnodigingen te versturen, klik dan op Alleen publiceren.

   • Wilt u reizen publiceren en e-mailuitnodigingen versturen, klik dan op Publiceren en uitnodigingen versturen.

   • Wilt u testen hoe de uitnodiging eruitziet, klik dan op de link die verschijnt (nadat u op Reizen publicerenheeft geklikt). U ontvangt dan een uitnodiging op uw eigen e-mailadres.

7. Na publicatie kunt u nog steeds bepaalde evenement- of reisparameters aanpassen. Deze wijzigingen gelden echter alleen voor toekomstige boekingen, niet voor reeds gemaakte boekingen (zie voor meer informatie het onderdeel Bestaande evenementen bekijken en beheren in dit onderwerp). U kunt onder andere het volgende aanpassen: 

   • Naam van evenement of reis

   • Beschrijving van evenement of reis

   • Reisdata (bijvoorbeeld begin- of einddatum wijzigen)

   • Betaalgegevens 

   • Toegestane boekingstypes

   • Aantal toegestane reisgenoten voor vluchten (maximaal 5 extra op hetzelfde PNR)

   • Antwoorden op aangepaste velden (namens de reiziger)

   • Profielwaarden voor de reis (zoals kostencentrum, juridische entiteit)

   • Extra reizigers toevoegen

   • Reizigers verwijderen (die nog geen boekingen hebben gemaakt).

Rapportages van een evenement bekijken

U kunt uitgebreide rapportages van een evenement bekijken. 

1. Log in op de Online Boekingsmodule. 

2. Klik op Reizen. De Reizen pagina wordt geopend. 

3. Selecteer het tabblad Evenementen . 

4. Kies Aankomend om aankomende evenementen te bekijken (indien nog niet geselecteerd). U kunt ook rapportages van afgeronde evenementen bekijken. 

5. Zoek het evenement waarvoor u een rapportage wilt bekijken en klik op de rij. De pagina van het evenement wordt geopend. 

Klik op Rapportage. De rapportagemetingen voor dit evenement worden getoond.

Gerelateerde onderwerpen

• Evenementen (Overzicht)
• Reis boeken voor een evenement (medewerker/arrangeur)
• Reis boeken voor een evenement (niet-medewerker/gast)
• Een sjabloon aanmaken (voor evenementen en reizen)