Augustus 2025 - Release-opmerkingen

Hier vindt u de nieuwste verbeteringen aan het Travel-as-a-Service Platform van Spotnana. De functies zijn ingedeeld per categorie (zoals Inhoud, Zelfservice, enzovoort).

Inhoud

Deutsche Bahn (DB) Spoor

Deutsche Bahn is weer beschikbaar voor reizigers. U kunt nu alle binnenlandse en internationale treinreizen via Deutsche Bahn boeken en eventuele kortingskaarten toepassen. 

Meer informatie over het boeken van een treinreis vindt u bij Een treinreis boeken (Europa).

Reizigerservaring

Persoonlijke upgrades

We introduceren het nieuwe “Reiziger betaalt eerst”-model voor persoonlijke upgrades. Hiermee kunnen reizigers binnen het platform een hogere reisklasse boeken dan het bedrijfsbeleid toestaat. Deze optie is alleen beschikbaar als een beheerder dit in het beleid heeft ingeschakeld. Wanneer dit is geactiveerd, betaalt de reiziger het volledige bedrag vooraf met een persoonlijke kaart en ontvangt hij documentatie om het goedgekeurde deel later te declareren. 

De belangrijkste mogelijkheden van deze functie zijn:

• Duidelijke winkelinstructies: Een nieuw venster geeft duidelijk aan wanneer persoonlijke upgrades van toepassing zijn en toont de bijbehorende kosten.

• Meer transparantie bij het afrekenen: Bij het afrekenen ziet u precies welk deel van het bedrag u mag declareren volgens het beleid en welk deel voor eigen rekening is.

• Verplichte kostenakkoord: Met een selectievakje bevestigt de reiziger dat hij de gevolgen van een persoonlijke upgrade begrijpt voordat de boeking wordt afgerond.

Wilt u meer weten? Zie Een hogere cabineklasse boeken dan het beleid toestaat (betalen met persoonlijke kaart).

Reisbeheer

Beleidsinstellingen voor persoonlijke upgrades

Beheerders kunnen nu het beleid voor cabineklassen instellen met het nieuwe “Reiziger betaalt eerst”-model voor upgrades. In het beleid is een zelfservice-optie toegevoegd waarmee persoonlijke upgrades direct kunnen worden ingeschakeld. Dit nieuwe betaalmodel vermindert de noodzaak voor handmatige verwerking door reisagenten aanzienlijk.

Meer informatie vindt u bij Toestaan van cabine-upgrades met een persoonlijke betaalmethode.

Gecentraliseerd reisbeheer en verbeterde navigatie

We hebben grote verbeteringen aangebracht in het beheer van reizen, waarbij de Reizen pagina nu een centraal overzicht biedt voor efficiënt reisbeheer. Met deze update kunt u nu dynamisch zoeken, beter sorteren en eenvoudiger navigeren. Zo kunnen reiscoördinatoren, planners, agenten en beheerders snel reizen terugvinden en beheren.

Belangrijkste verbeteringen:

• Vereenvoudigde navigatie: De Reizen pagina heeft nu een tabbladstructuur voor meer overzicht en directe toegang tot:

  • Mijn reizen: Toont alle reizen die aan de persoonlijke boekingen van een reiziger zijn gekoppeld.

  • Alle reizen (zichtbaar voor beheerders en planners): Toont alle reizen van alle reizigers binnen uw organisatie.

  • Evenementen: Gecentraliseerde toegang tot reizen rondom evenementen.

  • Goedkeuringen (zichtbaar voor beheerders, managers en goedkeurders): Toont alle reizen waarvoor een boeking goedkeuring vereist.

• Dynamisch zoeken in het tabblad “Alle reizen”: Gebruikers kunnen snel reizen vinden door trefwoorden in te voeren, zoals de naam van de reis, naam/e-mailadres van de reiziger, reis-ID, boekings-ID of bron-PNR. 

• Duidelijkere weergave van de “organisatie”-kiezer: Voor TMC-gebruikers wordt de organisatiekiezer nu duidelijk weergegeven naast de paginatitel en blijft deze geselecteerd bij het wisselen tussen tabbladen, zodat altijd duidelijk is welke gegevens u bekijkt.

• Fases van reizen en goedkeuringsfilters: Gebruikers kunnen nu eenvoudig Mijn reizen, Alle reizenen Evenementen filteren op Aankomend, Voltooiden Geannuleerd fases. Voor Goedkeuringenkunt u reizen filteren op In afwachting en Historie.

• Kolomsortering: De Alle reizen tabel kan nu worden gesorteerd op Reisnaam, Startdatum reisen Einddatum reis.

Deze aanpassingen zorgen voor een intuïtievere en efficiëntere ervaring bij het beheren van reizen op grotere schaal. Meer informatie vindt u bij Reizen bekijken.

Belastinginstellingen voor hotelprijsplafonds in beleid

We hebben de hotelbeleid-instellingen verder uitgebreid voor internationale organisaties. Beheerders kunnen nu per locatie belastinginstellingen voor hotelprijsplafonds instellen. Hiermee kan worden bepaald of belastingen en toeslagen wel of niet worden meegerekend, afhankelijk van de regio. 

Belangrijkste mogelijkheden:

• Locatiespecifieke belastinginstellingen: Hotelprijsplafonds ondersteunen nu per locatie de keuze om belastingen en toeslagen wel of niet mee te nemen.

• Hiërarchische toepassing van instellingen: Als er meerdere prijsplafondinstellingen gelden voor een locatie, gebruikt het systeem automatisch de meest specifieke instelling (bijvoorbeeld op stads-, land- of regiogebied).

• Zoekresultaten-ervaring: De melding bij het overschrijden van het hotelbeleid in de zoekresultaten vermeldt nu de overtreden regel, locatie, belasting- of toeslagoptie, het prijsplafond en het nachttarief.

Deze verbetering geeft beheerders meer mogelijkheden om nauwkeurige, locatiegerichte hotelprijsplafonds in te stellen die aansluiten bij lokale zakelijke en wettelijke eisen.

Meer informatie vindt u bij Een maximumbedrag instellen voor hotelboekingen.

Meldingen bij fouten in HR-koppelingen

Wij sturen nu automatisch e-mailmeldingen naar beheerders wanneer het synchroniseren van gebruikersprofielen vanuit HR-systemen (ADP, BambooHR, Workday) of SCIM (Microsoft Entra) mislukt. Deze meldingen gaan naar het aangewezen beheerderscontact en bevatten het gebruikers-ID, tijdstip en de reden van de fout. Deze functie is standaard ingeschakeld voor alle klanten met deze koppelingen, vereist geen extra instellingen en zorgt ervoor dat u direct op de hoogte bent van problemen, zoals nieuwe medewerkers die niet kunnen boeken of profielwijzigingen die niet doorkomen.

Betalingen

Diners Travel Account Card (TAC) nu ondersteund

Spotnana ondersteunt nu Diners TAC als betaalmethode voor vliegtickets. Diners TAC wordt veel gebruikt door bedrijven in Denemarken, Finland, IJsland, Noorwegen en Zweden. 

Diners TAC is een speciaal lodge-account van SEB bank. De TMC geeft het rekeningnummer direct door aan de leverancier, die het bedrag bij SEB incasseert. De TMC levert vervolgens de boekingsgegevens aan SEB voor de facturatie aan de klant.

TMC- of bedrijfsbeheerders kunnen Diners TAC toevoegen als luchtvaartprogramma en aangeven voor welke GDS- en NDC-luchtvaartmaatschappijen deze wordt gebruikt. Diners TAC is instelbaar per land, rechtspersoon, afdeling en kostenplaats, met dezelfde flexibiliteit als andere centrale betaalmethoden. Reiskosten kunnen niet op Diners TAC worden belast en moeten worden betaald met een centrale kaart die werkt via een betaalprovider (zoals Stripe) of via uitgestelde facturatie.

Koppelingen

Nieuwe integratie met onkostenbeheer: Ramp

We zijn verheugd om een nieuwe koppeling met Ramp aan te kondigen, een toonaangevend platform voor onkostenbeheer en facturatie. Hiermee kunnen gezamenlijke klanten hun reisdeclaraties eenvoudiger en sneller verwerken. Ramp koppelt via API’s met Spotnana en importeert automatisch reisdeclaraties in het Ramp-platform. Dit voorkomt handmatige invoer en zorgt voor snellere, nauwkeurigere rapportages.

Wilt u deze koppeling activeren? Neem dan contact op met uw Partner Success Manager.

TMC-beheer

Automatische verwerking van HX-segmenten

We hebben nu automatisering toegevoegd voor het verwerken van HX (Holding Cancelled) segmenten op Sabre PNR’s. Hierdoor hoeven agenten minder handmatig werk te verrichten.

HX-segmenten ontstaan wanneer een vluchtsegment door de reiziger bij de luchtvaartmaatschappij of door de maatschappij zelf wordt geannuleerd. Voorheen moesten agenten deze boekingen handmatig controleren. Nu accepteert Spotnana automatisch volledige PNR-annuleringen als alle segmenten geannuleerd zijn en ontvangt de reiziger direct een e-mail met de bijgewerkte bevestiging. Deze automatisering geldt ook voor:

• HX-segmenten op niet-uitgegeven PNR’s.

• Annuleringen door de luchtvaartmaatschappij of reiziger op uitgegeven PNR’s, inclusief upgrades of wijzigingen.

• HX-segmenten door een upgrade naar een hogere cabine door de luchtvaartmaatschappij (alleen bij American Airlines, Delta Air Lines en United Airlines).

Bovendien wordt in de auditlog vastgelegd wanneer de automatisering een PNR heeft verwerkt, zodat de agenten altijd inzicht hebben in de uitgevoerde acties. 

Wilt u deze functie inschakelen voor uw TMC? Neem dan contact op met uw Partner Success Manager.

Corporate Travel Department (CTD)-functionaliteit

Met CTD-functionaliteit kunnen onze TMC-partners organisaties met een eigen reisafdeling eenvoudig aansluiten en beheren. Dit zorgt voor een gezamenlijk dienstverleningsmodel.

Belangrijkste kenmerken:

• Flexibele dienstverlening: CTD’s kunnen tijdens kantooruren hun eigen operaties uitvoeren met eigen agenten, terwijl de TMC buiten kantoortijden en bij escalaties ondersteuning biedt. Beide teams hebben toegang tot leveranciersrelaties en inhoud.

• Volledige gegevensscheiding en toegangsbeheer: CTD-agenten hebben alleen toegang tot de gegevens van hun eigen organisatie, zodat privacy is gewaarborgd. TMC-agenten hebben volledig overzicht over alle klanten. Gescheiden authenticatie en gebruikersbeheer bieden extra veiligheid.

• Verbeterd wachtrijdashboard met CTD-filter: CTD’s beschikken over een dashboard dat alleen taken van hun eigen organisatie toont. TMC’s kunnen eenvoudig schakelen tussen het TMC-overzicht en specifieke CTD-organisaties.

• Uitgebreide boekings- en servicefuncties: Zowel CTD- als TMC-agenten kunnen boekingen maken en beheren, gebruikmaken van shell-PNR’s en klantcontact verzorgen. CTD’s profiteren daarnaast van automatische verwerking van boekingsfouten en mid-office workflows van Spotnana.

• Gedetailleerde beheermogelijkheden: Zowel CTD- als TMC-beheerders kunnen bedrijfsinstellingen beheren. TMC’s kunnen daarnaast leveranciersinstellingen beheren, zoals tariefcodes, leveranciers en mid-office regels. CTD’s kunnen eigen velden en e-mailsjablonen instellen.

Deze nieuwe functionaliteit is beschikbaar voor onze TMC-partners via een backend-configuratie. Neem contact op met uw Partner Success Manager om dit in te schakelen.