Reis boeken voor een evenement (niet-werknemer/gast)

Volg deze stappen als u als gast door een ander bedrijf bent uitgenodigd voor een evenement. 

1. Zoek de uitnodiging voor het evenement in uw inbox. Weet u niet zeker op welk e-mailadres u deze ontvangt? Neem dan contact op met de beheerder van het bedrijf dat u heeft uitgenodigd.

2. Klik op de link in the email invitation (the link label will be either Boek mijn reis of Beheer mijn reis , afhankelijk van of u al een boeking heeft gemaakt voor deze reis). U ziet nu het inlogscherm van Spotnana. 

3. Voer het e-mailadres in waarop u de uitnodiging heeft ontvangen en klik op Volgende. 

4. U ontvangt een code op dat e-mailadres. Kopieer deze code uit de e-mail en vul hem in het Code veld op de Spotnana-pagina in. 

5. Klik op Inloggen.

6. Kies de gewenste taal. De pagina Reizen wordt getoond. Hier ziet u het evenement en welke boekingen u nodig heeft om deel te nemen.

7. Voor elk type boeking (vlucht, hotel, auto, trein) dat nodig is voor het evenement, verschijnt een aparte regel. 

8. Voor uw vlucht klikt u op Boeking starten. 

   • Let op: Heeft u een retourvlucht of een reis met meerdere bestemmingen (maximaal 2 vluchten) nodig? Kies dan direct voor die optie. U kunt per evenement slechts één vlucht boeken. Als u een enkele reis boekt, is het niet mogelijk om later apart een terugvlucht of tweede traject te boeken. Heeft u per ongeluk een enkele reis geboekt terwijl u een retour of multi-city nodig heeft? Annuleer dan eerst de enkele reis en boek daarna opnieuw voor een retour of multi-city. 

   • Voer in het veld Vanwaar? de naam van het vliegveld in vanwaar u vertrekt.

   • Voer in het veld Waarheen? de naam van het vliegveld in waar u naartoe reist. Het kan zijn dat deze al is ingevuld. 

   • Kies de data waarop u wilt reizen (deze moeten binnen de periode van het evenement vallen). Alleen beheerders van het bedrijf kunnen buiten deze periode boeken.

   • Klik op Zoeken. Het verdere boekingsproces verloopt zoals bij een normale vluchtboeking, maar de data en tijden van de beschikbare vluchten kunnen beperkt zijn door de instellingen van de organisator van het evenement.

9.  Voor het hotel klikt u op Boeking starten. 

   • Kies het gewenste hotel. Mogelijk is deze al vooraf ingevuld.  

   • Kies de data voor uw hotelverblijf (deze moeten binnen de periode van het evenement vallen). Alleen beheerders van het bedrijf kunnen buiten deze periode boeken.

   • Selecteer eventuele kortingsregelingen waarvoor u in aanmerking komt (een lidmaatschapsnummer kan bij het inchecken gevraagd worden). 

   • Klik op Hotels zoeken. Het verdere boekingsproces is hetzelfde als bij een normale hotelboeking.

10. Voor een huurauto klikt u op Boeking starten. 

    • Voer de ophaallocatie voor de huurauto in. De inleverlocatie wordt standaard hetzelfde, tenzij u de optie Terugbrengen op dezelfde locatie uitvinkt. 

    • Geef een ophaaldatum en -tijd en een inleverdatum en -tijd op. 

    • Kies de data waarop u wilt reizen (deze moeten binnen de periode van het evenement vallen). Alleen beheerders van het bedrijf kunnen buiten deze periode boeken. 

    • Selecteer eventuele kortingsregelingen waarvoor u in aanmerking komt (een lidmaatschapsnummer kan vereist zijn). 

    • Klik op Auto's zoeken. Het verdere boekingsproces is hetzelfde als bij een normale autohuur.

11. Voor de trein klikt u op Boeking starten. 

    • Voer in het veld Vanwaar? de naam van het station in vanwaar u vertrekt. 

    • Voer in het veld Waarheen? de naam van het station in waar u naartoe reist. 

    • Kies de datum en het tijdstip waarop u wilt reizen (deze moeten binnen de periode van het evenement vallen). Alleen beheerders van het bedrijf kunnen buiten deze periode boeken. 

    • Klik op Treinen zoeken. Het verdere boekingsproces is hetzelfde als bij een normale treinboeking.

12. Rond alle benodigde boekingen voor het evenement af. 

    • Heeft u een bepaald type boeking niet nodig om het evenement bij te wonen (bijvoorbeeld als u met iemand meerijdt of met de trein komt in plaats van het vliegtuig), klik dan op Niet nodig om deze over te slaan. Besluit u later alsnog te boeken wat u eerder als Niet nodigheeft gemarkeerd, dan kunt u op Terugzetten klikken om dit ongedaan te maken. 

    • Zodra u alle boekingen heeft afgerond (of heeft aangegeven dat ze Niet nodigzijn), wordt de status van de reis bijgewerkt naar Voltooid.