Bestil rejse til et arrangement (ekstern gæst/ikke-ansat)

Følg denne vejledning, hvis du er inviteret som gæst til et arrangement af en anden virksomhed. 

1. Find invitationen til arrangementet i din indbakke (hvis du er i tvivl om, hvilken mailadresse invitationen er sendt til, så kontakt administratoren fra den virksomhed, du forventer invitationen fra).

2. Klik på linket i e-mailinvitationen (linket kan hedde enten Book min rejse eller Administrer min rejse , alt efter om du allerede har foretaget en booking til rejsen). Nu vises loginskærmen til Spotnana. 

3. Indtast den e-mailadresse, hvor du har modtaget invitationen, og klik på Næste. 

4. Du vil modtage en kode på denne e-mailadresse. Kopiér koden fra mailen ind i Feltet Kode på Spotnana-siden. 

5. Klik på Log ind.

6. Vælg det ønskede sprog. Siden Rejser vil nu blive vist, hvor du kan se arrangementet og de bookinger, der kræves for at deltage.

7. Der vises en række for hver type booking (fly, hotel, bil, tog), du skal bruge til arrangementet. 

8. For flyrejse, klik på Start booking. 

   • Vær opmærksom på, at hvis du har brug for en returbillet eller en rejse med flere destinationer (maksimalt 2 flyvninger), skal du vælge denne mulighed. Du kan kun booke flyrejsen til arrangementet én gang. Hvis du vælger enkeltbillet, kan du ikke senere booke en returbillet eller ekstra strækning separat til dette arrangement. Hvis du allerede har booket en enkeltbillet, men faktisk har brug for en returbillet eller rejse med flere byer, skal du først annullere din enkeltbillet og derefter booke den korrekte rejsetype. 

   • Skriv navnet på den lufthavn, du rejser fra, i feltet Fra hvor? .

   • Skriv navnet på den lufthavn, du skal rejse til, i feltet Hvor til? . Lufthavnen, du skal flyve til, kan allerede være udfyldt. 

   • Vælg de datoer, du ønsker at rejse (datoerne skal ligge inden for det tidsrum, der er fastsat for arrangementet). Kun virksomhedens administratorer kan booke uden for det angivne datointerval.

   • Klik på Søg. Resten af bookingforløbet foregår som ved en almindelig flybooking, dog kan datoer og tidspunkter for de foreslåede flyvninger være begrænset af de rammer, arrangøren har sat.

9.  For hotel, klik på Start booking. 

   • Vælg det ønskede hotel. Hotellet kan allerede være forudvalgt.  

   • Vælg de datoer, du skal bo på hotellet (datoerne skal ligge inden for det tidsrum, der er fastsat for arrangementet). Kun virksomhedens administratorer kan booke uden for det angivne datointerval.

   • Vælg eventuelle rabatordninger, du er berettiget til (medlemsnummer kan være påkrævet ved indtjekning). 

   • Klik på Søg hoteller. Resten af bookingforløbet foregår som ved en almindelig hotelbooking.

10. For bil, klik på Start booking. 

    • Indtast afhentningsstedet for billejen. Afleveringsstedet bliver automatisk sat til det samme (medmindre du fjerner markeringen i Aflever samme sted ). 

    • Indtast dato og tidspunkt for afhentning og aflevering af bilen. 

    • Vælg de datoer, du ønsker at rejse (datoerne skal ligge inden for det tidsrum, der er fastsat for arrangementet). Kun virksomhedens administratorer kan booke uden for det angivne datointerval. 

    • Vælg eventuelle rabatordninger, du er berettiget til (medlemsnummer kan være påkrævet). 

    • Klik på Søg biler. Resten af bookingforløbet foregår som ved en almindelig billeje.

11. For tog, klik på Start booking. 

    • Skriv navnet på den station, du rejser fra, i feltet Fra hvor? . 

    • Skriv navnet på den station, du skal til, i feltet Hvor til? . 

    • Vælg den dato og det tidspunkt, du ønsker at rejse (datoerne skal ligge inden for det tidsrum, der er fastsat for arrangementet). Kun virksomhedens administratorer kan booke uden for det angivne datointerval. 

    • Klik på Søg tog. Resten af bookingforløbet foregår som ved en almindelig togbilletbooking.

12. Gennemfør alle de bookinger, der er nødvendige for arrangementet. 

    • Hvis du ikke har brug for en bestemt type booking for at deltage (f.eks. hvis du deler lejebil med en anden deltager eller ankommer med tog i stedet for fly), kan du klikke på Ikke nødvendig for at springe denne over. Hvis du senere får brug for en booking, du tidligere har markeret som Ikke nødvendig, kan du klikke på Gendan for at ændre det tilbage. 

    • Når du har gennemført alle bookinger (eller markeret dem som Ikke nødvendig), opdateres rejsestatus til Færdig.