Reis boeken voor een evenement (medewerker/organisator)

Als u bent uitgenodigd voor een evenement, verschijnt er een nieuwe kaart op uw Reizen pagina. Mogelijk ontvangt u ook een uitnodiging per e-mail, als de beheerder daarvoor heeft gekozen. 

1. Log in op de Online Boekingstool. 

2. Kies Reizen in het Reizen menu. De Reizen pagina wordt nu getoond. 

3. Klik op het tabblad Aankomend . Evenementen waarvoor u nog geen boekingen heeft afgerond, krijgen de status In behandeling. 

4. Zoek het evenement waarvoor u wilt boeken en selecteer het. U ziet dan de details van het evenement. 

5. Voor elk type boeking (vlucht, hotel, auto, trein) dat nodig is voor het evenement, verschijnt er een aparte regel. 

6. Klik bij uw vlucht op Boeking starten. 

   • Let op: als u een retourvlucht of een reis met meerdere bestemmingen (maximaal 2 vluchten) wilt boeken, kies dan deze optie. U kunt per evenement maar één vlucht boeken. Als u een enkele reis boekt, is het niet mogelijk om later alsnog een retour- of tweede vlucht als aparte boeking toe te voegen. Heeft u per ongeluk een enkele reis geboekt terwijl u eigenlijk een retour of multi-city nodig heeft? Annuleer dan eerst de enkele reis voordat u opnieuw een retour boekt. 

   • Voer in het veld Vanwaar? de naam in van het vliegveld waar u vertrekt.

   • Voer in het veld Waarheen? de naam in van het vliegveld van bestemming. Mogelijk is deze al vooraf ingevuld. 

   • Kies de gewenste reisdata (deze moeten binnen de periode van het evenement vallen). Alleen beheerders kunnen buiten deze periode boeken. 

   • Als uw beheerder dit heeft ingeschakeld, kunt u eventueel ook op Reiziger toevoegen klikken om bijvoorbeeld familieleden als reisgenoot toe te voegen. 

   • Klik op Zoeken. Het verdere boekingsproces verloopt hetzelfde als bij een gewone vluchtboeking, alleen kunnen de voorgestelde vluchten qua data en tijden beperkt zijn door de instellingen van de organisator. 

7.  Voor het hotel klikt u op Boeking starten. 

   • Kies het gewenste hotel. Mogelijk is er al een hotel geselecteerd. 

   • Kies de data voor uw hotelverblijf (deze moeten binnen de periode van het evenement vallen). Alleen beheerders kunnen buiten deze periode boeken.

   • Selecteer eventuele kortingsregelingen waarvoor u in aanmerking komt (bij het inchecken kan om een lidmaatschapsnummer worden gevraagd). 

   • Klik op Hotels zoeken. Het verdere boekingsproces is hetzelfde als bij een reguliere hotelboeking. 

8. Voor een huurauto klikt u op Boeking starten. 

   • Voer de ophaallocatie voor de huurauto in. De inleverlocatie wordt automatisch gelijk ingesteld (tenzij u de optie Terugbrengen naar dezelfde locatie uitzet). 

   • Geef de gewenste ophaaldatum en -tijd en de inleverdatum en -tijd op. 

   • Kies de gewenste reisdata (deze moeten binnen de periode van het evenement vallen). Alleen beheerders kunnen buiten deze periode boeken. 

   • Selecteer eventuele kortingsregelingen waarvoor u in aanmerking komt (mogelijk is een lidmaatschapsnummer vereist). 

   • Klik op Auto's zoeken. Het verdere boekingsproces is hetzelfde als bij een reguliere autohuur. 

9. Voor treinreizen klikt u op Boeking starten. 

   • Voer in het veld Vanwaar? de naam in van het station waar u vertrekt. 

   • Voer in het veld Waarheen? de naam in van het station van bestemming. 

   • Kies de gewenste datum en tijd van vertrek (deze moeten binnen de periode van het evenement vallen). Alleen beheerders kunnen buiten deze periode boeken. 

   • Klik op Treinen zoeken. Het verdere boekingsproces is hetzelfde als bij een reguliere treinboeking.

10. Rond alle benodigde boekingen voor het evenement af. 

    • Heeft u een bepaald type boeking niet nodig om het evenement bij te wonen (bijvoorbeeld als u met iemand meerijdt of met de trein komt in plaats van het vliegtuig), klik dan op Niet nodig om deze over te slaan. Mocht u later toch een boeking willen maken die u eerder als Niet nodigheeft gemarkeerd, dan kunt u op Terugzetten klikken om dit aan te passen. 

    • Nadat u alle boekingen heeft afgerond (of als Niet nodigheeft ingesteld), verandert de status van de reis in Voltooid.

Wilt u een boeking annuleren? Gebruik dan de gebruikelijke annuleringsprocedure.